郭艾芳++靳云

【摘要】高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實(shí)踐綜合素質(zhì)的重要場所，而實(shí)驗(yàn)室檔案管理則是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分。因此，搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理對學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。

【關(guān)鍵詞】高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理 問題 對策

【分類號(hào)】G647.2

高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)學(xué)生實(shí)踐能力、奠定科研基礎(chǔ)和提高學(xué)生實(shí)踐綜合素質(zhì)的重要場所，而實(shí)驗(yàn)室檔案管理則是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的重要組成部分。建立和完善實(shí)驗(yàn)室檔案，是全面地反映實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革發(fā)展歷史的重要手段，也是判斷實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的主要依據(jù)，同時(shí)可以充分利用現(xiàn)有的實(shí)驗(yàn)設(shè)備和實(shí)驗(yàn)材料。因此，搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理對學(xué)校建設(shè)、管理、教學(xué)、科研起到重要的作用。

一、實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

1、實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員建檔意識(shí)較差

校領(lǐng)導(dǎo)及主管實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)，學(xué)校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學(xué)科研，對學(xué)校實(shí)驗(yàn)室檔案管理往往處于邊緣地位，對實(shí)驗(yàn)室建檔工作支持不夠。

實(shí)驗(yàn)室工作人員建檔意識(shí)淡薄，平時(shí)不注意資料的收集、整理和歸類，往往記錄不全或者零亂，隨便用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行記錄，建檔不規(guī)范，導(dǎo)致有價(jià)值的資料流失而不能及時(shí)服務(wù)于實(shí)驗(yàn)教學(xué)。

2、實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)制度不健全

實(shí)驗(yàn)室管理制度的不健全，使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作無章可循，同時(shí)年終目標(biāo)考核沒有對實(shí)驗(yàn)檔案評價(jià)的內(nèi)容。

3、實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)

實(shí)驗(yàn)室的檔案管理人員未經(jīng)過檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，一般由實(shí)驗(yàn)室工作人員兼任，大多不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不懂檔案的歸類、整理及收集，即使積累了一些實(shí)驗(yàn)資料，普遍存在查找、調(diào)閱、管理等方面存在較大困難。

4、檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏， 檔案管理手段落后

檔案管理需要必要的硬件設(shè)施，這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室，設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備，才能保證檔案管理的安全、有序，真正做到高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的正規(guī)化。

當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還包括大量的電子文檔，因此，必須利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實(shí)驗(yàn)室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng)，實(shí)施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索，優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。

7、實(shí)驗(yàn)室檔案信息開放力度不夠

缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系，采取封閉管理方式，查閱利用范圍小，利用率過低。

二、實(shí)驗(yàn)室檔案規(guī)范化管理的措施

1、首先需要檔案管理人員切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念

主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的重要性，明確實(shí)驗(yàn)室檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)管理工作中所發(fā)揮的重要作用，把實(shí)驗(yàn)室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍，加大領(lǐng)導(dǎo)對實(shí)驗(yàn)室檔案工作的支持；將其列入高校檔案工作和實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃；詳細(xì)規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔類型和統(tǒng)計(jì)、保管、使用制度等。

2、建立健全檔案管理制度

實(shí)驗(yàn)室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此，必須制定相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，如《實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員職責(zé)》《實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購制度》《實(shí)驗(yàn)物品領(lǐng)取制度》等。對實(shí)驗(yàn)室檔案組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定，使實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

3、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平

實(shí)驗(yàn)設(shè)備檔案的收集是一個(gè)長期工作，需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，付出大量的勞動(dòng)，這就要求管理部門穩(wěn)定好隊(duì)伍，實(shí)驗(yàn)檔案管理素質(zhì)的高低是搞好實(shí)驗(yàn)室檔案管理的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理要不斷地進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，采取“走出去、請進(jìn)來”的方法，開展各種形式的實(shí)驗(yàn)室檔案管理研討和開發(fā)工作，加強(qiáng)交流，提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。

各部門要挑選工作認(rèn)真、有責(zé)任心的兼職資產(chǎn)管理員，協(xié)助資產(chǎn)處做好實(shí)驗(yàn)設(shè)備的檔案收集管理工作，當(dāng)部門或者系院購買實(shí)驗(yàn)設(shè)備時(shí)，一旦到貨，就要及時(shí)通知資產(chǎn)管理部門派人來收集檔案資料，儀器設(shè)備使用單位兼職資產(chǎn)管理員從設(shè)備的采購，一直到該設(shè)備的報(bào)廢、拆除或者調(diào)出，都要根據(jù)工作需要適時(shí)與資產(chǎn)管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設(shè)備的檔案資料。同時(shí)，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

4、提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理手段

高科技的信息時(shí)代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢。利用電子文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢在必行。因此，要通過計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則，逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計(jì)算機(jī)操作的電子文件轉(zhuǎn)化，并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息量和服務(wù)范圍。因此，在學(xué)校經(jīng)費(fèi)許可的前提下，要有計(jì)劃地為實(shí)驗(yàn)室檔案管理投入一定的資金，創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。

5、充分發(fā)揮檔案的利用效率

開展實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實(shí)驗(yàn)室檔案信息資源，因此，檔案是一種信息，更重要的是一種資源。實(shí)驗(yàn)基本操作的圖片、錄像帶，實(shí)驗(yàn)方法的研究，儀器設(shè)備，特別是大型儀器設(shè)備功能的開發(fā)、擴(kuò)展與整合等資料，都會(huì)為實(shí)驗(yàn)室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù)，但不能將這項(xiàng)工作簡單化，要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率，使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)。

6、加大實(shí)驗(yàn)室檔案的開放力度

服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)，加強(qiáng)校校合作、校企合作，提高學(xué)校知名度歷來是高校的重要辦學(xué)理念。因此，實(shí)驗(yàn)室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時(shí)，也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流，為其他院校和地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。

總之，實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，各個(gè)工作環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，每個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要認(rèn)真做好，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細(xì)心、認(rèn)真、及時(shí)，以做好檔案工作，為教學(xué)科研提供強(qiáng)有力的保障。endprint