劉敏娟

【摘要】為進(jìn)一步適應(yīng)物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，提高檔案管理工作的效率，需進(jìn)行智慧化、智能化的創(chuàng)新型智慧檔案管理，即檔案整理工作全自動(dòng)化，檔案著錄、掃描、采集一體化，通過條形碼、二維碼、RFID技術(shù)等進(jìn)行檔案唯一標(biāo)識(shí)，便于檔案整理及定位。

【關(guān)鍵詞】檔案；智慧；管理；大數(shù)據(jù)

山西地震檔案是地震各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、業(yè)務(wù)管理部門在處理各個(gè)事物時(shí)所產(chǎn)生的各種文件，對其進(jìn)行整理保存便形成地震檔案，具有原始性、真實(shí)性的特點(diǎn)。主要包括各個(gè)時(shí)期的收發(fā)文件、函電、會(huì)議材料、科技、聲像、會(huì)計(jì)、報(bào)告報(bào)表等資料。地震檔案為防震減災(zāi)事業(yè)科學(xué)發(fā)展做好保障，是促進(jìn)地震檔案事業(yè)各項(xiàng)體制改革、創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)。山西省地震機(jī)構(gòu)組建于1968年，1975年建局?，F(xiàn)設(shè)有9個(gè)職能處室，8個(gè)下屬事業(yè)單位，10個(gè)地震臺(tái)站，實(shí)行中國地震局與省政府雙重領(lǐng)導(dǎo)體制，承擔(dān)全省防震減災(zāi)行政管理職能，依法履行各項(xiàng)職責(zé)。地震檔案共分為5大類：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。涵蓋全局所有產(chǎn)生的文件、觀測報(bào)告、地震趨勢預(yù)測及上級相關(guān)部門下發(fā)的各種文件等。

隨著科學(xué)技術(shù)等新事物的發(fā)展，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢，為新型檔案管理注入了新的生機(jī)?，F(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)緊跟科學(xué)技術(shù)發(fā)展的新趨勢，在節(jié)能增效的原則下，深入研究智慧檔案管理的發(fā)展理念，開展智慧檔案管理創(chuàng)新模式。同時(shí)最大限度地開發(fā)利用整合大數(shù)據(jù)信息和資源，使山西地震檔案管理緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新地震檔案管理新途徑。

一、現(xiàn)階段檔案管理模式

（一）檔案移交、接收、整理、歸檔的管理。現(xiàn)階段地震檔案管理模式主要為各部門專兼職檔案人員將本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行收集、整理并移交本單位檔案部門，檔案室的工作人員再進(jìn)行接收，核對并負(fù)責(zé)統(tǒng)一的匯總、編號、整理、錄入、以達(dá)到借閱利用的目的。

存在的問題：存儲(chǔ)的檔案主要是以紙質(zhì)檔案為單位進(jìn)行移交、接收時(shí)，檔案和數(shù)據(jù)是否對應(yīng)，檔案實(shí)體是否缺少，通過人工很難識(shí)別，容易造成檔案的丟失；檔案接收后，庫房面積有限，造成庫房飽滿的問題；大批量的檔案，通過人員進(jìn)行整理，會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間，整理后的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量也不統(tǒng)一，容易造成返工整理現(xiàn)象；檔案管理過程，通過人工編目整理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和監(jiān)督、定位。

（二）檔案存儲(chǔ)、利用的管理。當(dāng)前，我局的檔案存儲(chǔ)主要是利用檔案軟件進(jìn)行存儲(chǔ)、整合。而在利用方面，主要通過手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索，進(jìn)行紙質(zhì)檔案利用。

存在問題：檔案的保存，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復(fù)雜，整個(gè)檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時(shí)存儲(chǔ)與傳播利用過程存在一定的安全隱患，容易造成丟失；因原始檔案只有一份，不能滿足多人進(jìn)行檔案的借閱，造成檔案利用率降低。檔案保管和查詢流程繁瑣，不便于人員對檔案的借閱利用；對涉密檔案的管理，一般都通過秘密等級進(jìn)行管理，只要對實(shí)體檔案進(jìn)行有效管理，就相當(dāng)于確保了檔案管理的安全。其實(shí)不然，人員的管理失誤，更易造成檔案的泄密。

在檔案管理過程中，檔案的查、借閱流程過于復(fù)雜。受上下班時(shí)間限制，還需要辦理各種相關(guān)借閱手續(xù)；當(dāng)借閱人員對檔案資料有一定需求時(shí)，還會(huì)將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離，檔案實(shí)體長期未歸還等現(xiàn)象。

檔案借閱利用的時(shí)候，有時(shí)在庫房里找不到要查閱的檔案，甚至不知道檔案什么時(shí)候丟失的，降低了檔案的存儲(chǔ)和利用價(jià)值。如果人為將檔案存放錯(cuò)誤，造成檔案無序，則查找起來相當(dāng)困難，甚至翻遍所有檔案柜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

（三）檔案庫房的管理。目前檔案部門因各方面因素的影響，好多庫房無法真正達(dá)到檔案庫房要求的“八防”標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細(xì)菌霉菌、安防監(jiān)控、消防安全、光線管理有的還處于不完善的階段，因無專人管理或者人為控制庫房設(shè)備不便等因素，造成庫房環(huán)境達(dá)不到紙質(zhì)檔案保存的標(biāo)準(zhǔn)，庫房管理方式落后，而檔案庫房灰塵、潮濕等環(huán)境因素會(huì)對紙質(zhì)檔案造成自然損害，維護(hù)也僅是通過人員不定時(shí)通風(fēng)或打掃，不能對檔案庫房適時(shí)監(jiān)控；檔案頻繁外借，容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案破損、丟失或其他損害，不利于原件的保存；隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量已進(jìn)入暴漲階段，數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹，如何運(yùn)用好檔案庫房管理也是檔案管理工作提出的新課題。

二、創(chuàng)建新型檔案管理概念

創(chuàng)建新型檔案管理模式是檔案信息化發(fā)展的必然階段，是應(yīng)用各種先進(jìn)信息技術(shù)生成、管理、利用檔案的過程。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境建設(shè)和系統(tǒng)軟件應(yīng)用建設(shè)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，構(gòu)建一個(gè)具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理模式。該模式不僅能充分滿足現(xiàn)有檔案管理需求，而且還具有強(qiáng)大的擴(kuò)展空間，在檔案信息化領(lǐng)域達(dá)到了現(xiàn)階段相對領(lǐng)先程度。創(chuàng)新型檔案管理模式將帶來檔案管理新途徑，構(gòu)成服務(wù)與管理的新形態(tài)。最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的現(xiàn)代化建設(shè)、管理及利用。

在信息化時(shí)代，人們可以通過創(chuàng)新型信息化技術(shù)將整個(gè)檔案的管理過程進(jìn)行詳細(xì)監(jiān)督記錄，確保檔案完整保存，并且不會(huì)存在存量檔案，實(shí)時(shí)處理增量檔案。讓檔案資料發(fā)揮應(yīng)有的作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值。

（一）創(chuàng)新型檔案管理模式。智慧檔案管理即通過簡單的檔案收集工作（電子件掃描后，生成唯一標(biāo)識(shí)），其一，電子檔案的收集：通過各個(gè)電子平臺(tái)的對應(yīng)接口，進(jìn)行各類電子檔案的移交、接收，不用人員重復(fù)錄入工作。其二，實(shí)體檔案收集，只需對實(shí)體檔案進(jìn)行一次性掃描、生成唯一標(biāo)識(shí)（貼電子簽或二維碼或條形碼）后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別標(biāo)識(shí)，自動(dòng)進(jìn)行電子和實(shí)體檔案的對應(yīng)、分析、整理和統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)對文件進(jìn)行編號、排列、歸類等管理，實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化、智能化、智慧化的檔案管理模式，以便于更好地管理大數(shù)據(jù)時(shí)代爆炸式增長的數(shù)據(jù)和檔案，使檔案大數(shù)據(jù)信息和資源系統(tǒng)得到更合理的應(yīng)用。

（二）解決問題。包括如下幾個(gè)方面：

1.解決檔案管理難度大、整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。采用信息智慧化檔案管理平臺(tái)后，就直接可以通過掃描，后臺(tái)自動(dòng)識(shí)別，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、整理、編號、組卷、分卷等整理工作，這些繁瑣的工作可以變得簡單、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、快捷。如果利用者需要借閱檔案，只需要在智慧化檔案管理平臺(tái)的查詢端輸入關(guān)鍵字，即可找到相應(yīng)的檔案（包括現(xiàn)行文件），而且查詢時(shí)段不受限制，只需要進(jìn)行人員權(quán)限的識(shí)別，不需要專人上班值守查找、催還實(shí)體檔案。

創(chuàng)新型檔案管理模式可以通用電子系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行規(guī)范化的檔案整理，無需人工繁瑣的整理工作，避免了人工整理過程中檔案整理不規(guī)范的問題，改變了傳統(tǒng)的檔案整理方式，使得檔案整理工作統(tǒng)一、規(guī)范、高效化。創(chuàng)新型檔案管理模式可以將各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行銜接，并進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化的檔案管理，可以將上下級單位、各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)之間進(jìn)行無縫銜接，只要進(jìn)入智慧檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)就可以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，便于檔案的整體管理和利用，避免各自數(shù)據(jù)獨(dú)立存在的問題。

2.解決檔案利用查找和丟失的問題。創(chuàng)新型檔案管理模式則是以信息共享和檔案管理便捷化為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，使用多項(xiàng)檔案館領(lǐng)域的最新技術(shù)，包括環(huán)境信息檢測、數(shù)據(jù)備份安全管理、虛擬展示、RFID物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，構(gòu)建全新智慧檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全天視頻無間斷檔案查詢利用，打造智慧檔案信息共享服務(wù)。

智慧檔案管理系統(tǒng)可以將文件實(shí)體資料和電子資料通過電子標(biāo)識(shí)進(jìn)行唯一的認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)檔案文件管理過程中的智慧化防丟失和定位查找，提高檔案文件資料的有效管理、利用，并能提供文件應(yīng)用的高效性，建立真正的可以協(xié)同作業(yè)的檔案管理平臺(tái)。

3.解決檔案庫房管理、實(shí)體檔案保存問題。智慧化檔案整理是立足于全自動(dòng)化的管理，采用信息智慧化檔案管理平臺(tái)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)感應(yīng)庫房中各個(gè)環(huán)境要素，自動(dòng)調(diào)控各種設(shè)備進(jìn)行開啟、關(guān)閉、保持狀態(tài)，全自動(dòng)化控制庫房溫濕度、智能掃地機(jī)器人、空氣質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)的自動(dòng)運(yùn)行，隨時(shí)保持庫房環(huán)境處于安全達(dá)標(biāo)狀態(tài)，智能化解決了目前庫房管理的問題。

創(chuàng)新型檔案管理模式可以使紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)轉(zhuǎn)換為電子檔案，進(jìn)行實(shí)時(shí)移交，縮短移交周期，利用者查檔利用時(shí)，利用客戶端直接通過檔案管理平臺(tái)進(jìn)行檔案的全天隨時(shí)查檔、打印利用工作，減少了檔案人員在庫房中查找、借閱、歸還檔案的流程；避免了頻繁的調(diào)閱和復(fù)印原始檔案，而對紙質(zhì)檔案造成人為的損害，有利于保護(hù)檔案原件，使紙質(zhì)檔案原件能夠完好無損地保存在庫房。

（三）應(yīng)用管理效果。以信息安全和檔案管理便捷為目標(biāo)，使用多項(xiàng)技術(shù)領(lǐng)域的最新技術(shù)，包括智能檢索、智能感知、數(shù)據(jù)安全備份、RFID電子標(biāo)簽識(shí)別、電子文檔一體化和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉儲(chǔ)式管理、基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能管理等，構(gòu)建全新智慧檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案整理智能化進(jìn)行；檔案文件掃描、著錄同時(shí)進(jìn)行；電子原文自動(dòng)掛接；電子數(shù)據(jù)自動(dòng)安全備份；移交、歸檔自動(dòng)化識(shí)別歸類；自主全天候隨時(shí)進(jìn)行檔案查借閱；庫房溫濕度自動(dòng)感應(yīng)、監(jiān)測，庫房無人值守，IC卡設(shè)定權(quán)限，自動(dòng)刷卡進(jìn)入；24小時(shí)視頻無間斷值守；監(jiān)控防盜報(bào)警等信息的智慧化管理；為檔案管理、利用服務(wù)提供全天候、全方位的物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐，打造智慧全智能架構(gòu)的檔案信息管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案智慧收集、智慧管理、智慧保存、智慧監(jiān)督的創(chuàng)新型模式。

三、地震檔案管理發(fā)展方向

地震系統(tǒng)是記載著各個(gè)地震行政、業(yè)務(wù)管理部門產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和地震資料信息的行業(yè)，對檔案資料的科學(xué)性、連續(xù)性、完整性要求非常高，雖然我局當(dāng)前的檔案工作模式基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，但在檔案的管理中也存在文中討論的一些弊端，特別是在檔案利用過程中，利用效率低，我們稱之為“沉睡的檔案”，問題比較突出，與大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求存在較大的差距。而如何將智慧檔案系統(tǒng)運(yùn)用在地震檔案系統(tǒng)工作中，使地震檔案工作推向新的高度，個(gè)人認(rèn)為需要從以下五方面著手：

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)干部的重視。加大與上級檔案部門的溝通力度，進(jìn)一步掌握上級檔案部門的工作思路；積極向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，取得領(lǐng)導(dǎo)在人力、物力上的大力支持；廣泛宣傳地震檔案的重要性，加強(qiáng)各部門、單位部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。制定檔案考核標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作作為各部門年度考核依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)常態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化；強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)、科技化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理檔案意識(shí)，從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉”為“開放”，把檔案工作重心轉(zhuǎn)到提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來，為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)。加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè)是實(shí)現(xiàn)智慧化檔案工作的前提，而如何做好硬件環(huán)境建設(shè)，則致力與檔案軟件公司合作，將紙質(zhì)檔案按照相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)全部進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，為提供智慧檔案做好前期準(zhǔn)備工作；同時(shí)，加強(qiáng)檔案庫房建設(shè)，力求從檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細(xì)菌霉菌、安防監(jiān)控、消防安全、光線管理方面著手，從硬件環(huán)境上保證支持整個(gè)智慧系統(tǒng)需要的各項(xiàng)設(shè)備，配備如：恒溫恒濕消毒儀器、安防監(jiān)控設(shè)備等一系列相應(yīng)的配套設(shè)施，以滿足地震系統(tǒng)大數(shù)據(jù)所需要的各個(gè)參數(shù)。

（三）進(jìn)一步豐富檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息智慧化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。主要內(nèi)容包括室藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。具體為：室藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。為了將檔案內(nèi)容的多種形態(tài)展現(xiàn)在瀏覽者面前，應(yīng)以豐富室藏檔案內(nèi)容、開發(fā)地震檔案為主導(dǎo)，構(gòu)建多種檔案信息資源庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源與智慧化檔案的有效結(jié)合。

（四）改進(jìn)完善網(wǎng)絡(luò)、軟件系統(tǒng)建設(shè)。目前我們采用的網(wǎng)絡(luò)版SYH—B V6.0檔案管理系統(tǒng)，在擴(kuò)展檔案信息服務(wù)工作的空間還存在一定的局限性，而采用信息智慧化檔案管理平臺(tái)，則能構(gòu)建一個(gè)具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案文件管理過程中的智慧化快速利用、防丟失和定位查找，打破長期以來分散管理的傳統(tǒng)模式，進(jìn)一步提高檔案文件資料的有效管理、利用，實(shí)現(xiàn)地震檔案高效利用的新型模式。

（五）提升檔案干部隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。在信息時(shí)代，智慧化檔案的建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。而提升檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)水平顯得尤為重要，就必須打破傳統(tǒng)觀念的桎梏，真正解放思想，更新觀念，讓檔案信息服務(wù)工作有生機(jī)、有活力，這就需要檔案人員樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷加強(qiáng)信息化檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)創(chuàng)新理念，擴(kuò)大知識(shí)層面，了解新形勢檔案發(fā)展趨勢，真正做到在學(xué)習(xí)過程中積累與探索經(jīng)驗(yàn)，把理論與實(shí)際工作有機(jī)結(jié)合起來。

在信息化時(shí)代，如何將具有潛在價(jià)值的地震檔案資源更全面、更快捷、更安全地挖掘出來，把地震科技成果、地震應(yīng)急救援、地震監(jiān)測預(yù)報(bào)、地震震害防御等產(chǎn)生相關(guān)檔案與智慧檔案系統(tǒng)有效地結(jié)合起來，更有效地豐富其內(nèi)容，讓地震檔案資源更好地服務(wù)于我省防震減災(zāi)事業(yè)，需要我們把握時(shí)機(jī)，勇于創(chuàng)新。為防震減災(zāi)事業(yè)提供多層次、多方位、多渠道的共享利用服務(wù)，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，最終實(shí)現(xiàn)智慧信息化引領(lǐng)地震檔案工作新進(jìn)程。