高煒

【摘要】高校檔案的有效管理，可以為高校開展教學(xué)活動(dòng)、強(qiáng)化高校管理意識(shí)、推動(dòng)高校健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)高校檔案管理事業(yè)提出了更高的要求，高校檔案管理部門須立足檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，針對(duì)性地開展相應(yīng)的檔案管理活動(dòng)，全面提高高校檔案管理成效。筆者就當(dāng)前高校檔案管理中存在的一些問題，結(jié)合信息技術(shù)下的發(fā)展思維，談?wù)勑滦蝿?shì)下高校檔案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；問題；信息技術(shù)；發(fā)展

各高校依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定了本校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責(zé)任制、檔案立卷歸檔制度、庫(kù)房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統(tǒng)計(jì)制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規(guī)章制度。從部分高校的《檔案實(shí)體分類方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據(jù)《基本建設(shè)項(xiàng)目資料管理暫行規(guī)定》，基本建設(shè)項(xiàng)目資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應(yīng)當(dāng)保存的文件，包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘探、設(shè)計(jì)、施工、竣工、改建、擴(kuò)建等各階段形成的文字材料、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長(zhǎng)期、永久三種。

一、高校檔案管理的重要性和意義

檔案管理在高校發(fā)展中具有重要價(jià)值和意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。檔案記錄了前人的認(rèn)識(shí)，包括教學(xué)、黨政管理等方面的信息。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要作科學(xué)的決策，就要對(duì)檔案進(jìn)行研究，以檔案作為重要依據(jù)。二是處理各種問題的憑證。學(xué)校處理好各種問題，必須切實(shí)掌握有關(guān)檔案材料，才能提高辦事效率。檔案是過去學(xué)校工作的原始記錄，可為學(xué)校處理各種問題提供憑證。

二、當(dāng)前高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的工作意識(shí)不強(qiáng)。當(dāng)前在高校檔案管理中，存在一部分檔案管理人員自身的管理意識(shí)不強(qiáng)，工作上缺乏兢兢業(yè)業(yè)的精神，還沒有牢固樹立檔案管理的職業(yè)意識(shí)。

（二）信息化程度不高。雖然這幾年信息技術(shù)在不斷發(fā)展，但是在很多高校中檔案管理的過程和模式，依然是傳統(tǒng)檔案管理“紙上談兵”的過程，沒有切實(shí)應(yīng)用數(shù)字檔案和電子檔案，檔案管理成效相對(duì)較低。

（三）相關(guān)的檔案管理制度需要進(jìn)一步完善。雖然高校在檔案管理的過程中，已經(jīng)具備了相應(yīng)的檔案管理制度和規(guī)范，但是在崗位職責(zé)和職能的細(xì)化上，還需要進(jìn)一步完善和落實(shí)。

三、提高高校檔案管理成效的幾點(diǎn)思考

（一）細(xì)化管理制度，完善崗位規(guī)范。想要提高高校檔案管理的成效，最重要就是要從崗位制度和規(guī)范入手，提高每一個(gè)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性。只有從思想上有正確的管理意識(shí)和認(rèn)識(shí)，才可能真正落實(shí)到具體的管理行為中去。此外，高校檔案管理部門還應(yīng)該切實(shí)重視對(duì)制度的細(xì)化和完善，堅(jiān)持用制度管人、用規(guī)范約束人，形成有制度可以依靠、有規(guī)范必須依靠、違反制度必須處理、處理過程必須規(guī)范的體系，全面的提高崗位的有效性和職能性。

（二）重視檔案管理的信息化投入。信息化檔案管理的模式是未來(lái)高校檔案管理的重要方向。高校相關(guān)職能部門應(yīng)該切實(shí)認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理發(fā)展中的資金投入和配套設(shè)施的建設(shè)。俗話說(shuō)：好馬配好鞍?，F(xiàn)代化的辦公設(shè)施是提高檔案管理成效的重要保障。

（三）加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。人是管理中最重要的因素。在高校檔案管理中，管理人員自身的管理能力和素養(yǎng)是決定高校檔案管理的重要內(nèi)容。所以，作為高校檔案管理部門，應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)每一個(gè)檔案管理人員自身的管理能力和專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行再教育和培養(yǎng)，定期或者不定期組織各類檔案管理的活動(dòng)，拓展檔案管理人員自身的視野，取長(zhǎng)補(bǔ)短，切實(shí)提高每一個(gè)檔案管理人員自身的工作能力和素養(yǎng)。

（四）科學(xué)地對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)?？茖W(xué)地考核和評(píng)價(jià)體制，是衡量高校檔案管理成效的重要標(biāo)準(zhǔn)。新形勢(shì)下，隨著檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案管理部門應(yīng)該科學(xué)地對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，把每一個(gè)檔案管理人員的工作作風(fēng)、工作狀態(tài)、工作過程、思想認(rèn)識(shí)、行為規(guī)范等等，都納入考核和評(píng)價(jià)的體系中，形成一個(gè)客觀、公正的考核生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與相關(guān)人員的職稱、福利、待遇等有機(jī)結(jié)合在一起，激勵(lì)檔案管理人員積極有效地投入到高校檔案管理工作中去。

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