許安宇

【摘要】本文論述了設(shè)備檔案的特性和保管利用的方法，作者結(jié)合工作實際認為，在設(shè)備檔案的管理利用中，必須采用區(qū)別于其他各類檔案的保管利用方法。

【關(guān)鍵詞】設(shè)備檔案；特性；保管利用

設(shè)備檔案是管好設(shè)備的條件和依據(jù)，也是服務(wù)于生產(chǎn)和工作的必備條件，它是科技檔案的一個重要組成部分。因此，設(shè)備檔案從屬于科技檔案定義的總概念，但又具有其本身的特點和保管利用的方法。本文就此談一點個人淺見。

一、設(shè)備檔案的基本特性

（一）設(shè)備檔案的來源。就一般單位而論，設(shè)備來源不外乎二種：一種是自制設(shè)備，一種是外購設(shè)備。而大量的主要是外購設(shè)備，這些設(shè)備在制造過程中形成的電氣原理圖、易損件圖紙、使用維護說明書、安裝單、質(zhì)量保證書、設(shè)備零部件清單等等技術(shù)文件材料，就生產(chǎn)制造單位而言，是產(chǎn)品檔案，而它作為隨機文件，隨同設(shè)備運到了使用單位，就轉(zhuǎn)化為設(shè)備使用單位的設(shè)備檔案，它和用戶開箱安裝使用后所形成的一系列日常記錄共同構(gòu)成了完整的、不可缺少的設(shè)備檔案整體。

（二）設(shè)備檔案的歸檔時間?？萍嘉募牧系臍w檔工作，通常是在一個項目的未尾（告一段落）后進行的，但設(shè)備檔案的歸檔工作，是在設(shè)備工作的開頭，一種設(shè)備進單位后開箱，作為設(shè)備檔案主體的隨機文件即被取出歸檔，由此成為設(shè)備檔案的隨機文件的利用工作，就貫穿于整個設(shè)備的安裝、調(diào)試、運行、維修、保養(yǎng)、事故處理、改進、改裝直至報廢等工作。在此期間，還將不斷形成各種日常記錄，隨時轉(zhuǎn)化為設(shè)備檔案，與隨機文件一起被利用。

（三）設(shè)備檔案的保管期限?？萍紮n案的保管期限，一般為永久、長期、短期三種，在檔案立卷歸檔入庫時，就根據(jù)其利用價值的大小，由單位鑒定小組確定了保管期限，并通過按期鑒定來調(diào)整保管期限。而設(shè)備檔案的保管期限，卻是由設(shè)備本身的使用壽命來決定的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)備的更新?lián)Q代將日益頻繁，很多設(shè)備的使用期將大大縮短，因此，為設(shè)備工作服務(wù)的設(shè)備檔案的利用期限也將縮短，如果某臺設(shè)備的使用期已到，成為報廢品，但隨其而用的檔案還在，則一方面對庫房增加壓力，影響檔案的精干和使用價值，同時也牽制著檔案人員的一部分精力，因此，設(shè)備檔案不能單純地定為永久、長期、短期，也不能在鑒定時調(diào)整期限，它必須作為設(shè)備管理的一個環(huán)節(jié)，隨整個設(shè)備工作動而動。

二、設(shè)備檔案的保管利用方法

設(shè)備檔案上述的這些特性，決定了在設(shè)備檔案的管理利用中，必須采用區(qū)別于其他各類檔案的保管利用方法。

（一）集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理，是我國科技檔案工作的一項基本原則，也是設(shè)備檔案工作的一項基本原則，用這一項基本原則來指導(dǎo)設(shè)備檔案工作，就要求每個單位，要由檔案部門來集中統(tǒng)一管理全部設(shè)備檔案，克服那些由部門、科室或小組、甚至個人分散管理的現(xiàn)象。在實踐工作中，無論是自制設(shè)備鑒定驗收，還是外購設(shè)備開箱啟用，均應(yīng)有設(shè)備管理部門、設(shè)備使用部門、檔案管理部門三者同時到場，共同參加鑒定驗收，填寫設(shè)備履歷表，由檔案部門及時收集所有的技術(shù)圖紙資料和文字材料，并將所有的材料立卷歸檔，登記入庫，然后按照檔案管理制度，進行移交，實行分散管理，同時，檔案部門還要定期進行檢查核對，并進行適當?shù)臉I(yè)務(wù)指導(dǎo)，擔負起集中統(tǒng)一管理的職責。把好這一關(guān)，是做好設(shè)備檔案工作的重要一環(huán)，也是做到設(shè)備檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施。

（二）設(shè)備檔案的歸檔范圍。設(shè)備檔案的特性，決定了設(shè)備檔案的歸檔范圍，每個單位的各種設(shè)備，盡管在價值、屬性、用途、標準化程度等方面存在差異，但在設(shè)備檔案的利用上，其地位是平等的，無論什么設(shè)備，從啟用到報廢，都按照設(shè)備工作的固有程序，經(jīng)歷一系列相同的過程，而這些過程的每一步都須以設(shè)備檔案為依據(jù)，我們開展設(shè)備檔案工作，目的就是為設(shè)備工作提供必要的依據(jù)，因此，凡本單位的生產(chǎn)設(shè)備（即企業(yè)中能夠改變產(chǎn)品零件形狀和性能的為生產(chǎn)服務(wù)的機電設(shè)備）、非生產(chǎn)設(shè)備（即企業(yè)中由行政部門、生活福利部門和基本建設(shè)部門管理和使用的設(shè)備），在生產(chǎn)單位出廠與使用單位購進、安裝、調(diào)試、驗收、使用、維護保養(yǎng)、改進、改裝、報廢以及報廢時的技術(shù)鑒定過程中隨之形成的、具有利用價值的設(shè)備技術(shù)文件材料都屬于歸檔范圍，應(yīng)當將其系統(tǒng)整理，由保管單位保存，對那些價格較貴、精密度較高、在生產(chǎn)科研中起主要作用或從國外引進的設(shè)備，在整理和歸檔保管上應(yīng)重點對待。

（三）設(shè)備檔案的利用。由于設(shè)備檔案的利用工作貫穿于設(shè)備工作的全過程，因此，對設(shè)備檔案的利用相當頻繁，在一個單位，往往有許多同類異型或同類同型的設(shè)備，編號的龐雜，利用的頻繁，常常會影響調(diào)卷速度和服務(wù)質(zhì)量，為了迅速準確地提供利用，在進行設(shè)備檔案的分類編號時，就要把著眼點放在“迅速”“準確”上，比如，在設(shè)備檔案的分類編號上，可以分為二段，第一段將部門按順序號作為類別；第二段按設(shè)備部別作為順序號，用阿拉伯數(shù)字表示，組成保管單位，這樣，便于記憶，也便于調(diào)閱。另外，具有必要的檢索工具是檔案擴大利用的重要條件，由于管理上的原因，檔案還不能像開架的技術(shù)書刊那樣，可供直接挑選，利用者必須借助于檢索工具，就能使借閱一索即得；反之，檢索工具不完善，就沒有提供利用的手段，因此，從實際出發(fā)，編制必要的、完善的檢索工具，是積極利用設(shè)備檔案的有力措施。設(shè)備檔案檢索工具，除建立設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫，形成總目錄和分類目錄以外，還可以搞平面布置索引，在平面上標明機器設(shè)備裝置的名稱、型號、編號、檔案號，這樣，在需要利用設(shè)備檔案時，只要知道設(shè)備所在位置，檔案人員就能迅速、準確地調(diào)出所需案卷，如果某臺設(shè)備已經(jīng)調(diào)撥或報廢，只要在備注欄中加以注明，就不會造成誤差。