白魁

摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平日益完善，人民生活水平呈逐年上升趨勢，各行業(yè)領(lǐng)域崗位調(diào)動、人事變更日趨復(fù)雜。在這樣的發(fā)展前提下，我國傳統(tǒng)的人事檔案工作者的工作難度日益加劇，傳統(tǒng)的檔案收集手段已無法滿足日益增長的社會需求。而新型檔案收集措施的出現(xiàn)，逐漸彌補以往工作的不足，最大限度提升檔案收集工作的整體質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案收集；措施；分析

當(dāng)前我國生產(chǎn)力大幅度提升，帶動了計算機信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)的實體檔案材料已逐步轉(zhuǎn)型為電子文件，這也對各企事業(yè)單位的檔案工作提出了更高的時代要求。即保障檔案收集工作的有序合理進行，又要保證檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。本文以時下新型檔案收集措施作為研究對象，進行系統(tǒng)化分析與闡述。

一、新型檔案收集技術(shù)的重要意義

（一）現(xiàn)代化社會的根本需求

隨著我國經(jīng)濟的騰飛與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，使我國社會經(jīng)濟發(fā)展模式由傳統(tǒng)的粗放型經(jīng)濟過渡為集約型模式。在這樣的時代背景下，各行業(yè)領(lǐng)域的經(jīng)濟發(fā)展要素已不僅僅局限于自然資源這一部分，科學(xué)技術(shù)水平及核心技術(shù)的掌握成為各企業(yè)市場競爭中的主體部分。通過先進合理的科技手段在最大限度發(fā)揮已有的人力、物力、財力等資源，管理機制逐步由單一的人力管理模式轉(zhuǎn)化為科學(xué)技術(shù)的資源管理模式，對于當(dāng)前各行業(yè)企業(yè)發(fā)展具有重要的戰(zhàn)略意義。通過創(chuàng)新型管理技術(shù)的應(yīng)用能夠有效完善企業(yè)員工的工作理念，完善產(chǎn)業(yè)發(fā)展體系，完善企業(yè)各崗位部門的工作效率與質(zhì)量，建立健全科學(xué)合理的崗位管理體系，利用最低限度的自然資源發(fā)揮出最大的經(jīng)濟效益。而電子文件作為創(chuàng)新型檔案工作技術(shù)在企業(yè)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)起到重要的作用，是保障檔案工作科學(xué)化、合理化的首要前提。其技術(shù)的內(nèi)容涵蓋了各行業(yè)領(lǐng)域的多個層面，有助于企業(yè)進行系統(tǒng)化、科學(xué)化的產(chǎn)業(yè)知識管理，是保障企業(yè)在日益激烈的市場競爭中占據(jù)有利地位的關(guān)鍵因素。因此，充分發(fā)揮此項先進技術(shù)的優(yōu)越性提升企業(yè)各項資源的利用程度，是當(dāng)前我國各行業(yè)領(lǐng)域需首要考慮的問題。

（二）企業(yè)發(fā)展管理的內(nèi)在要求

我國各企事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理、收集工作由于所采用的檔案手法相對落后，檔案的時間跨度較大，檔案留存年限過于久遠以及傳統(tǒng)紙質(zhì)文件或檔案不利于保存等原因，在進行管理與收集工作時難度較大。而隨著科學(xué)技術(shù)水平的日益完善，各類電子文件、檔案與數(shù)據(jù)信息逐漸出現(xiàn)，在各行業(yè)領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用。在這樣的科技發(fā)展前景下，我國政府也提出了嚴格的檔案收集領(lǐng)域的制度法規(guī)，對電子檔案或文件的管理工作有了更為明確的要求與限制。既要保障新型電子檔案或文件管理環(huán)節(jié)的安全性、穩(wěn)定性與合理性，又要嚴格遵循相關(guān)制度。因此，我國當(dāng)前各行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理工作逐漸以此作為首要原則。

二、時下個產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域檔案工作中存在的缺陷與不足

電子文件，顧名思義以計算機、信息化技術(shù)作為媒介進行操作，值得注意的是，電子文件作為新型技術(shù)成果也存在諸多不足；電子文件的日常操作過程中對于工作人員的計算機應(yīng)用水平有著較高的要求，加之檔案工作者缺乏對其重視力度，加之其自身存在不穩(wěn)定性。上述因素對當(dāng)前檔案收集、整理、歸檔工作造成了一定的阻礙，具體內(nèi)容如下：

（一）新型電力檔案與文件的收集難度較高

21世紀我國歷經(jīng)了數(shù)十年的經(jīng)濟發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整注入進入信息化時代，各企事業(yè)單位在進行檔案工作時也逐步采用信息化技術(shù)進行檔案收集管理。值得注意的是，同一企業(yè)內(nèi)不同崗位部門間的信息交流程度較低，術(shù)業(yè)專攻有所不同而引發(fā)的檔案收集難、數(shù)據(jù)信息匯總慢的現(xiàn)象時有發(fā)生。此外，檔案工作人員與各業(yè)務(wù)部門缺乏有效的交流渠道，增加了檔案收集工作的難度；加之缺乏專業(yè)性的技術(shù)指導(dǎo)與經(jīng)驗總結(jié)，在進行檔案收集環(huán)節(jié)缺乏準確性、時效性與規(guī)范性。

（二）管理粗放加大電子檔案規(guī)范管理難度

目前.企業(yè)各級人員普遍尚未充分認識電子文件的意義、功用和重要性，未對電子文件進行收集、整理、鑒定和歸檔。有的未采取安全防范措施，電子文件易被非法訪問、非法修改和損害：有的電子文件處于自生自滅狀態(tài)：有的只用計算機起草和打印文件.打印出紙質(zhì)文件后.作為草稿性的電子文件很多未被保存.或因存儲載體用于存儲其他信息而被刪除：有的對電子文件不分價值進行全部保存：有的僅保存在硬盤里.電子文件數(shù)量龐大.增加了管理和使用的時間和精力，需要對電子文件進行收集、管理和歸檔等相關(guān)控制。

（三）電子設(shè)備的更迭對檔案征集提出考驗科技的進步使計算機系統(tǒng)加快升級更新.老版本的電子文件無法在新的軟硬件環(huán)境中直接使用.不僅增加了電子文件有效利用的難度.也給電子檔案的收集管理帶來了極大的考驗

三、以系統(tǒng)控制為中心的檔案收集模式構(gòu)建策略

以系統(tǒng)控制為中心的電子文件管理模式應(yīng)按照全程管理、規(guī)范管理和安全保密、便于利用為建設(shè)原則，采取電子文件前端控制、全程管理等方法加強通用業(yè)務(wù)電子文件和專業(yè)工作電子文件的管控，理清現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件之問的管理要求。形成文件生成、辦理、交換、歸檔、保存等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范管理，構(gòu)建高標準、高質(zhì)量、高效率的電子文件管理體系和工作機制。

（一）建立健全管理體系.提供堅強的組織保障

企業(yè)應(yīng)高度重視電子文件管理工作.明確各職能部門的管理職責(zé)和歸檔任務(wù)辦公室負責(zé)電子文件的歸檔管理，科技信息管理部門負責(zé)系統(tǒng)運行維護.各個業(yè)務(wù)部門負責(zé)具體實施根據(jù)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件的運行流向和檔案管理要求，建立以文件形成部門為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、以檔案管理部門為重點的電子文件管理系統(tǒng)和電子檔案保管利用系統(tǒng)，形成電子文件管理層、維護層和業(yè)務(wù)層共同協(xié)作的工作格局

（二）加強前端控制.提升檔案收集管理質(zhì)量

隨著現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理程度不斷加深.傳統(tǒng)意義上“被動接收”和“看堆守攤”文件管理和檔案管理觀念已經(jīng)制約了檔案工作效率和效果的提升。為確保電子文件真實可靠、完整安全.企業(yè)應(yīng)確定電子文件管控范圍.劃定通用業(yè)務(wù)、專業(yè)工作和其他需要管控的電子文件通用業(yè)務(wù)文件包含協(xié)同辦公系統(tǒng)運轉(zhuǎn)的電子公文等內(nèi)容.

（三）創(chuàng)新管理手段.提升電子文件歸檔收集的質(zhì)量

企業(yè)應(yīng)創(chuàng)新管控手段.在電子文件歸檔管理中全面實施標準化管理一是對電子文件監(jiān)管實行全方位、全過程、全覆蓋，把本單位所有應(yīng)歸檔的電子文件全部納入企業(yè)管控和檔案管理范疇，構(gòu)建“統(tǒng)一策劃、統(tǒng)一管控、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一技術(shù)、統(tǒng)一平臺”的工作局面。二是創(chuàng)新管理手段.充分利用ARIS平臺的流程控制和動態(tài)管理的特點，一方面優(yōu)化交接、歸檔、保管、銷毀、驗收、評估等檔案業(yè)務(wù)流程和歸檔標準、檔案整理標準和重要檔案管理表單，在ARIS管理平臺中與相關(guān)部門的工作崗位進行匹配.規(guī)范文件形成部門管理行為：另一方面.應(yīng)以工程項目檔案管理為重點.梳理工程建設(shè)節(jié)點的重要表單.在ARIS平臺中的各個基建業(yè)務(wù)流程中進行匹配.使工程管理人員清晰掌握檔案管理的技術(shù)標準、管理標準和工作標準.使檔案管理的要求與基建業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)了有機融合.不僅可以提升歸檔效率.還能保障歸檔文件的質(zhì)量

四、結(jié)語

總之.企業(yè)信息現(xiàn)代化進程的加速，不僅拓展了傳統(tǒng)檔案管理的空間.也為檔案事業(yè)提供了更為廣闊的平臺和空間作為信息化環(huán)境下檔案收集的重要對象.電子文件具有傳統(tǒng)文件無可比擬的優(yōu)勢，應(yīng)用的深度和廣度也將不斷拓展。我們應(yīng)不斷分析總結(jié)信息化環(huán)境中檔案管理的新問題和新實踐，積極探討新形勢下的檔案管理新思路，為規(guī)范檔案收集管理行為、提升檔案工作的質(zhì)量和效果提出切實可行的規(guī)劃.為企業(yè)的永續(xù)發(fā)展積極服務(wù)。

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