劉國(guó)萍

摘 要：機(jī)關(guān)檔案管理是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理還存在著問(wèn)題，需要根據(jù)機(jī)關(guān)檔案工作的要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的要點(diǎn)進(jìn)行深入分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案管理；要點(diǎn)分析

本文從分析機(jī)關(guān)檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，總結(jié)機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的不足，深入分析機(jī)關(guān)檔案管理的要點(diǎn)。

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的主要特點(diǎn)

1.1 檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案檔案管理工作已經(jīng)廣泛的使用信息技術(shù)，這就使得機(jī)關(guān)單位信息來(lái)源多樣，信息收集能力不斷提升，信息問(wèn)題不斷增加，機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理工作的難度也隨之提升。首先，因?yàn)闄n案信息來(lái)源范圍更加廣泛，檔案數(shù)據(jù)傳遞能力提高，檔案收集難度的降低，機(jī)關(guān)單位的檔案數(shù)量增長(zhǎng)速度較快，各種數(shù)據(jù)信息已經(jīng)廣泛的存儲(chǔ)在機(jī)關(guān)單位檔案當(dāng)中。其次，機(jī)關(guān)單位檔案的內(nèi)容更加多樣，目前機(jī)關(guān)單位的檔案種類日漸齊全，各類檔案的形式也日漸豐富，各種圖片、音頻、視頻和文字資料不斷多樣，檔案管理的差異化特征已經(jīng)形成，并且日漸構(gòu)成完善龐大的檔案群體，檔案管理工作內(nèi)容日益豐富。

1.2 檔案管理技術(shù)日益嚴(yán)格

機(jī)關(guān)單位檔案信息是社會(huì)檔案體系的重要組成部分，機(jī)關(guān)檔案有重要的價(jià)值，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，特別是隨著國(guó)家檔案管理體系日益完善，國(guó)家及社對(duì)機(jī)關(guān)檔案要求越業(yè)越高。首先，隨著機(jī)關(guān)單位檔案使用需求量的增加，要求機(jī)關(guān)檔案管理在保證安全的前提下，必須提高檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化制作能力，提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，使機(jī)關(guān)檔案符合信息時(shí)代數(shù)據(jù)檢索的要求。其次，社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的效率要求大幅提高，要求機(jī)關(guān)檔案信息在限定的時(shí)限內(nèi)向社會(huì)公布各種數(shù)據(jù)信息，這就使得檔案管理必須使用更先進(jìn)技術(shù)，有效應(yīng)對(duì)廣泛的檔案使用需求。

1.3 人員素質(zhì)要求日益提高

現(xiàn)代信息化背景下的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員做好傳統(tǒng)的紙制檔案管理工作，同時(shí)還要做好信息環(huán)境下利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行的檔案管理工作，這就對(duì)檔案管理人員提出更高要求。首先，檔案管理人員面對(duì)日益復(fù)雜的工作情況，必須具有高度的責(zé)任感和使命感，能積極投身到檔案管理當(dāng)中。其次，檔案管理人員必須具有良好的綜合素質(zhì)，能夠有效應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境下的檔案操作任務(wù)，具備基本的檔案軟件操作能力，掌握信息化電子設(shè)備的使用技巧，可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)信息的檢索。

2 機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 管理理念較為落后

在信息化的大背景下，機(jī)關(guān)檔案管理工作理念稍顯落后，不少機(jī)關(guān)單位的檔案管理還低留在紙制水平，嚴(yán)重的影響了檔案數(shù)據(jù)資源作用的發(fā)揮。首先，不少行政部門(mén)缺乏現(xiàn)代化的檔案管理理念，不注重檔案管理工作建設(shè)，沒(méi)能形成完善的檔案管理工作制度，因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量。其次，還有的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作組織制度體系不健全，現(xiàn)有的檔案管理方式方法不符合時(shí)代潮流需要，沒(méi)能有效滿足社會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息的需求，沒(méi)能發(fā)揮出機(jī)關(guān)檔案的實(shí)用價(jià)值。

2.2 檔案管理?xiàng)l件不足

做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須使用有效的管理設(shè)施設(shè)備，依靠現(xiàn)代信息化的手段來(lái)提高檔案管理工作效率，但是不少機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的條件不足，制約了檔案管理事業(yè)的發(fā)展速度。首先，信息化硬件設(shè)施設(shè)備不足，檔案管理必須的信息技術(shù)手段和硬件配置不足以支撐和滿足檔案管理工作需要。其次，檔案管理軟件系統(tǒng)發(fā)展的速度較慢，不少機(jī)關(guān)單位除了配置上級(jí)預(yù)裝的普遍性檔案信息管理軟件以外沒(méi)能開(kāi)發(fā)針對(duì)性的檔案軟件管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息化管理能力不足和發(fā)展速度滯后問(wèn)題。

2.3 檔案管理技術(shù)水平有限

做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，必須使用先進(jìn)的管理技術(shù)，只有如此才能跟上時(shí)代的形勢(shì)，滿足檔案管理的需求。首先，機(jī)關(guān)檔案管理工作模式較為陳舊，檔案管理仍以人力資源為主，計(jì)算機(jī)的輔助使用發(fā)揮的有限。其次，檔案管理人才缺失，現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力不足，現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)水平已不滿足信息時(shí)代的工作需求。

3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的要點(diǎn)分析

3.1 有效整合檔案數(shù)據(jù)資源

當(dāng)前機(jī)關(guān)單機(jī)檔案數(shù)據(jù)信息量不斷增加，檔案內(nèi)容日漸豐富多樣，檔案管理工作的難度也不斷加大，要求機(jī)關(guān)檔案管理工作更注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的整合。首先，應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有檔案管理機(jī)制的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理方式，借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的高效收集和有效整理目標(biāo)。要?jiǎng)?chuàng)新檔案采集方式，提高對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)信息的剔除能力。其次，完善檔案管理工作規(guī)劃，形成主動(dòng)管理檔案機(jī)制，充分掌握檔案管理工作主動(dòng)權(quán)，提高檔案管理工作的秩序性，保證對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的全面管理。第三，認(rèn)真整合現(xiàn)有檔案資源，提高檔案管理工作的效率，不僅要通過(guò)現(xiàn)有渠道進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)收集，而且還要注重相關(guān)檔案資料的收集，建立各部門(mén)的溝通機(jī)制，最大程度保持檔案數(shù)據(jù)的完整性。第四，解決傳統(tǒng)檔案管理的問(wèn)題，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新制訂，革除落后傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端，全面提高檔案管理工作效率。

3.2 創(chuàng)新檔案管理方式方法

為了提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，必須依靠先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位的行業(yè)特點(diǎn)，創(chuàng)新使用和推廣檔案管理技術(shù)。首先，提高檔案管理硬件的配置水平，不斷更新檔案管理的硬件設(shè)施設(shè)備，注重建立起完善的檔案管理監(jiān)管體系，保證檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)良好環(huán)境，最大限度保持檔案數(shù)據(jù)資料的安全性。其次，開(kāi)發(fā)高效的檔案管理軟件管理系統(tǒng)，圍繞著機(jī)關(guān)行政職能以及檔案管理工作需求，建立專業(yè)化的檔案管理軟件系統(tǒng)，從而提高檔案管理的智能化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公室自動(dòng)系統(tǒng)的對(duì)接，科學(xué)收集各種電子數(shù)據(jù)信息。第三，提高檔案管理安全技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的檔案安全防范措施，從源頭上把握數(shù)據(jù)來(lái)源的安全與數(shù)據(jù)運(yùn)行環(huán)境的安全，全面加強(qiáng)檔案運(yùn)行環(huán)境的建設(shè)。

3.3 提升檔案管理人員的素質(zhì)

為了做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，切實(shí)提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效能，必須對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員適應(yīng)新工作形勢(shì)的能力。首先，培養(yǎng)檔案管理人員的良好職業(yè)道德素養(yǎng)，使檔案管理人員具備堅(jiān)定的政治素質(zhì)和檔案管理的職業(yè)道德精神，引導(dǎo)檔案管理人員認(rèn)真投入到檔案管理事業(yè)當(dāng)中去。其次，形成完善的機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的培訓(xùn)體系，重點(diǎn)圍繞著機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的需求對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行個(gè)性化的培訓(xùn)，形成穩(wěn)固長(zhǎng)期的培訓(xùn)機(jī)制，圍繞著檔案管理人員水平，為檔案管理人員制訂檔案管理職業(yè)發(fā)展計(jì)劃。第三，引進(jìn)專業(yè)性較強(qiáng)的檔案管理人才，助推檔案管理人才體系的科學(xué)配置，依靠先進(jìn)的檔案管理人才進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案管理人的信息化建設(shè)。第四，注重形成科學(xué)的檔案管理工作績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理人員使用有效的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理人員工作能力不斷進(jìn)步。

4 結(jié)論

機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)從機(jī)關(guān)職能出發(fā)，圍繞著機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)狀，找準(zhǔn)檔案管理工作的著力點(diǎn)，形成檔案管理工作的整合方案，全面調(diào)動(dòng)現(xiàn)有資源，促進(jìn)檔案管理工作的蓬勃開(kāi)展，消除傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題。

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