李宏

【摘要】針對目前存在的文件中心或?qū)⑷〈鷻C(jī)關(guān)檔案室這一趨勢，本文將文件中心與機(jī)關(guān)檔案室的性質(zhì)與職能進(jìn)行了對比，并且對機(jī)關(guān)檔案室在工作實際中暴露出的弊端以及文件中心更符合時代的潮流之處進(jìn)行了分析，論證了文件中心應(yīng)該取代機(jī)關(guān)檔案室。

【關(guān)鍵詞】文件中心；機(jī)關(guān)檔案室

聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義是：“文件中心是在檔案行政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)之下，對各種不同行政機(jī)構(gòu)的半現(xiàn)行文件進(jìn)行經(jīng)濟(jì)保管和提供利用，并在這些文件被銷毀、處理之前進(jìn)行系統(tǒng)鑒定的機(jī)構(gòu)”。這一定義比較富有彈性，并未明確定義文件中心是文件機(jī)構(gòu)還是檔案機(jī)構(gòu)，由于各個國家的理念不同，對于檔案這個概念的界定也不盡相同?！懊绹言诔修k機(jī)關(guān)和文件中心保存的各種文件材料統(tǒng)稱為文件，只有送檔案部門永久保存的文件，才稱檔案”。而在我國，大多數(shù)處于半現(xiàn)行階段的文件就已經(jīng)開始被當(dāng)作檔案來管理，甘肅省永靖縣在上世紀(jì)80年代創(chuàng)立的第一個文件中心，2002年9月深圳市成立的文件中心和2003年7月珠海市成立的文件中心，其性質(zhì)都是在檔案行政部門的領(lǐng)導(dǎo)下對其他機(jī)構(gòu)移交而來的現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件進(jìn)行管理的機(jī)構(gòu)，這些文件中心在建立的同時便會取代機(jī)關(guān)檔案室來發(fā)揮職能。在檔案事業(yè)發(fā)展的過程中究竟有沒有必要用文件中心來完全取代機(jī)關(guān)檔案室呢？下面就對此做一對比研究。

一、文件中心與機(jī)關(guān)檔案室性質(zhì)與職能的比較

機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)，主要保存本機(jī)關(guān)內(nèi)部產(chǎn)生的文件與檔案，服務(wù)對象是本機(jī)關(guān)內(nèi)部。與之相對應(yīng)，文件中心是在檔案行政機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下的處于形成單位和檔案館之間的機(jī)構(gòu)，文件中心保存其他機(jī)構(gòu)移交而來的文件，服務(wù)的對象不僅包括產(chǎn)生文件的機(jī)構(gòu)，還面向全社會，這些就是兩者間的明顯差異。

文件中心與機(jī)關(guān)檔案室又有一定的相似性：兩種機(jī)構(gòu)都是在半現(xiàn)行文件向檔案館移交或進(jìn)行銷毀之前進(jìn)行暫時保存的機(jī)構(gòu)，其保管對象有一致性；兩種機(jī)構(gòu)的都具有保管、整理、鑒定及向檔案館移交檔案的職能。正是由于這兩者的基本性質(zhì)不同但保管對象及管理職能又有相似性，決定了兩者無需同時設(shè)立。通過下面的內(nèi)容我們可以了解機(jī)關(guān)檔案室現(xiàn)存的弊端以及文件中心在哪些方面更加順應(yīng)時代潮流。

二、機(jī)關(guān)檔案室暴露的弊端及文件中心的優(yōu)勢

不可否認(rèn)，在設(shè)立之初，檔案室的作用還是很明顯的，但隨著新形勢下機(jī)關(guān)檔案室發(fā)展滯后，一些弊端也逐漸暴露了出來：首先，設(shè)置過多過于分散造成了資源上的浪費。在機(jī)關(guān)檔案室設(shè)置之初并未考慮機(jī)構(gòu)的大小與地位的高低，將其設(shè)置的多且分散，這樣不僅不利于發(fā)揮資源的聯(lián)動效益，也使現(xiàn)在一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位檔案數(shù)量及業(yè)務(wù)量很少，大多數(shù)時候檔案崗位由文書部門來兼顧，檔案室單獨設(shè)置已經(jīng)在很大程度上造成了資源的浪費。其次，機(jī)關(guān)檔案室工作效率較低。正因為機(jī)關(guān)檔案室在一些較小的機(jī)關(guān)或者基層單位中的地理比較偏遠(yuǎn)，所以基層檔案人員得不到重視，崗位的人員流動性很大，基本上是處于一種“年年搞培訓(xùn)，年年是新人”的狀況，導(dǎo)致了培訓(xùn)經(jīng)費開銷大，也使檔案工作質(zhì)量存在著不小的問題。再次，開放程度差。由于機(jī)關(guān)檔案室主要為機(jī)關(guān)內(nèi)部服務(wù)以及一些復(fù)雜的因素，其工作開展仍然很保守，對于公眾來說，若想享受到機(jī)關(guān)檔案室的服務(wù)并不是一件容易的事，這就導(dǎo)致社會各界對于現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用需求得不到滿足，檔案的第二價值很難充分發(fā)揮。

與之相比，文件中心顯然更符合時代的潮流，具有很明顯的優(yōu)勢：第一，組織更加集約。文件中心的設(shè)立將現(xiàn)行的檔案管理方式由分散轉(zhuǎn)向了集約，這樣不僅減少了經(jīng)費開支，為黨和國家組織機(jī)構(gòu)瘦了身，也使工作開展更連貫。第二，工作更加高效。管理人員的專業(yè)性更強(qiáng)，人員業(yè)務(wù)水平有了保障，再加上文件中心的集中統(tǒng)一管理，這些條件可以確保文件中心提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。第三，開放程度更高。文件中心的服務(wù)對象不僅是形成文件的各個機(jī)構(gòu)，而且也面向社會各界，公眾能夠查詢到需要的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件，這樣不僅有助于滿足社會需求，同時也將檔案的第二價值發(fā)揮到最大化。

三、結(jié)論

隨著近年來信息化建設(shè)的加速，文件中心逐漸發(fā)揮“電子文件中心”和“信息中心”的功能，在實現(xiàn)信息資源共享需要的同時，也和政務(wù)信息的公開相輔相成，這讓文件中心表現(xiàn)出了更多的時代性，真正與時代發(fā)展的潮流相得益彰，這也成為了文件中心應(yīng)該取代機(jī)關(guān)檔案室這一觀點最有力的支撐。當(dāng)然，以目前的狀況來看，全面普及文件中心也還需要一定時間，一方面是由于現(xiàn)有體制的限制，另一方面，文件中心該設(shè)置在何處？是否應(yīng)該取代所有現(xiàn)存的機(jī)關(guān)檔案室？這些都是仍然值得商榷的問題。

【本文系2016年度國家檔案局科技項目計劃“企業(yè)數(shù)字檔案館規(guī)范化建設(shè)及開發(fā)利用”（批準(zhǔn)號：2016-X-04）系列研究成果之一】

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