張建業(yè)+韓冰+邱斌+余長(zhǎng)江+鐘方偉+鄒帥

摘要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的工作任務(wù)跟蹤管理方式以不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求，以信息化方式實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)跟蹤管理能有效提高企業(yè)的信息化水平，給企業(yè)帶來效益。工作任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)通過采用分層設(shè)計(jì)，將表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層分開，每層提供不同的服務(wù)。針對(duì)不同使用人員分別提供任務(wù)發(fā)起、待辦、已辦、任務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)、到期提醒、過程跟蹤、任務(wù)統(tǒng)計(jì)功能，提高了企業(yè)的信息化水平，為企業(yè)節(jié)省時(shí)間成本，增加效益，助力企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；工作任務(wù)；任務(wù)發(fā)起；過程跟蹤

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）29-0227-02

1 目的和意義

企業(yè)對(duì)于工作任務(wù)的安排、跟蹤、管理等工作，傳統(tǒng)方式都是人工干預(yù)，人工分配任務(wù)并通知到執(zhí)行人員，任務(wù)執(zhí)行情況也是靠發(fā)起人不停地詢問才能得知。一項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行到最后，往往進(jìn)度無法控制，其中的很多環(huán)節(jié)無法把握，白白花費(fèi)很多時(shí)間在了解任務(wù)情況上。對(duì)于企業(yè)來說，這樣的機(jī)制會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間和精力在任務(wù)的督辦和匯報(bào)上面，很大程度地影響了任務(wù)的執(zhí)行效率。企業(yè)工作任務(wù)跟蹤管理信息化設(shè)計(jì)的目的就在于此。通過信息化手段對(duì)任務(wù)跟蹤記錄，在發(fā)起人和執(zhí)行人之間建立一個(gè)溝通的平臺(tái)，系統(tǒng)管控任務(wù)的執(zhí)行情況，為企業(yè)節(jié)省溝通和時(shí)間成本。同時(shí)通過對(duì)任務(wù)跟蹤管理的信息化實(shí)現(xiàn)，還便于對(duì)任務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將分析結(jié)果作為企業(yè)高層決策的依據(jù)。

2 現(xiàn)狀分析

目前，工作任務(wù)跟蹤管理功能大多都集成到辦公自動(dòng)化（以下簡(jiǎn)稱OA）產(chǎn)品中，有的叫做任務(wù)安排，有的叫做工作計(jì)劃、項(xiàng)目管理等。隨著OA產(chǎn)品的日趨成熟，大多數(shù)產(chǎn)品功能多，操作復(fù)雜，對(duì)用戶要求也多，導(dǎo)致用戶使用不方便，有的可能還需要培訓(xùn)用戶才會(huì)使用。很多企業(yè)在購買OA產(chǎn)品后，使用中往往發(fā)現(xiàn)大部分功能用不到或者很少使用，有些企業(yè)內(nèi)部對(duì)OA產(chǎn)品也沒有進(jìn)行很好的管理與使用監(jiān)督，導(dǎo)致OA變成了簡(jiǎn)單的溝通、協(xié)同工具。中小企業(yè)對(duì)于采購大型OA產(chǎn)品總是望而卻步，但是對(duì)于企業(yè)工作任務(wù)跟蹤管理的需求卻很強(qiáng)烈。根據(jù)以上分析，大多數(shù)企業(yè)對(duì)于一個(gè)簡(jiǎn)單、方便、高效的工作任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)的需求是一致的，因此設(shè)計(jì)一個(gè)面向企業(yè)全體員工的簡(jiǎn)單、通用、便捷、高效的工作任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)是企業(yè)需要的。

3 系統(tǒng)架構(gòu)與網(wǎng)絡(luò)拓?fù)湓O(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用分層設(shè)計(jì)，由表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層組成。表現(xiàn)層主要由登錄、待辦任務(wù)、已辦任務(wù)、我的發(fā)起和個(gè)人中心等交互界面組成，向用戶提供與系統(tǒng)交互的接口。業(yè)務(wù)層主要包括系統(tǒng)管理、附件管理、人員管理、任務(wù)管理、任務(wù)跟蹤、通知管理、任務(wù)分析功能，向表現(xiàn)層界面操作提供支撐服務(wù)。數(shù)據(jù)層主要向業(yè)務(wù)層提供數(shù)據(jù)接口操作，主要包括系統(tǒng)、任務(wù)、人員、狀態(tài)跟蹤、任務(wù)分析、消息通知等數(shù)據(jù)接口，通過數(shù)據(jù)接口向數(shù)據(jù)庫讀寫數(shù)據(jù)。

3.2 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)湓O(shè)計(jì)

系統(tǒng)運(yùn)行在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶終端支持手機(jī)、PC、便攜筆記本，用戶通過連接互聯(lián)網(wǎng)訪問位于防火墻后的應(yīng)用服務(wù)器，應(yīng)用服務(wù)器根據(jù)業(yè)務(wù)需要訪問文件服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。

圖2為工作任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D。

4 功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)面向企業(yè)全員使用，根據(jù)人員組織結(jié)構(gòu)，只有上級(jí)人員可以給下級(jí)人員分配任務(wù)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作為組織機(jī)構(gòu)最高級(jí)別人員存在。發(fā)起任務(wù)時(shí)可以分配執(zhí)行人員，執(zhí)行人員可以是同級(jí)及下級(jí)但不能是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，可以指定任務(wù)緊急程度、完成時(shí)限、任務(wù)內(nèi)容等信息，任務(wù)支持抄送、附件上傳等輔助功能。系統(tǒng)通過推送服務(wù)，通知執(zhí)行人員。執(zhí)行人員通過支持的終端程序登錄系統(tǒng)，通過待辦列表查看待辦任務(wù)內(nèi)容，待辦列表根據(jù)任務(wù)完成時(shí)限、緊急程度進(jìn)行排序，并使用醒目的圖標(biāo)及文字表示重要程度和時(shí)限，便于執(zhí)行人員優(yōu)先查看重要任務(wù)。執(zhí)行人員對(duì)待辦任務(wù)可以進(jìn)行未完成回復(fù)、完成回復(fù)、申請(qǐng)延期等操作。發(fā)起人在我的發(fā)起能夠收到通知并查看執(zhí)行人員執(zhí)行的操作，并對(duì)相應(yīng)操作進(jìn)行回復(fù)或?qū)徍?。?zhí)行人完成任務(wù)并回復(fù)，發(fā)起人確認(rèn)完成后，該項(xiàng)任務(wù)進(jìn)入執(zhí)行人的已辦列表，否則一直停留在待辦列表中。發(fā)起人根據(jù)收到的任務(wù)狀態(tài)通知，在我的發(fā)起進(jìn)行任務(wù)的跟蹤查看，及時(shí)了解任務(wù)動(dòng)態(tài)、完成情況等信息，發(fā)起人還可對(duì)完成、申請(qǐng)延期等請(qǐng)求進(jìn)行審核和確認(rèn)。執(zhí)行人、發(fā)起人通過系統(tǒng)完成對(duì)工作任務(wù)的跟蹤管理，企業(yè)通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)工作任務(wù)的動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，并通過系統(tǒng)的任務(wù)統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)任務(wù)進(jìn)行分析，將分析結(jié)果提供給決策層參考。

1） 任務(wù)發(fā)起

發(fā)起人通過支持的終端程序登錄系統(tǒng)發(fā)起任務(wù)，主要內(nèi)容應(yīng)包括事項(xiàng)類型、緊急程度、任務(wù)內(nèi)容、分配人員、抄送、附件信息，任務(wù)編輯后可保存為草稿或直接發(fā)送出去。

2） 待辦列表

顯示登錄用戶的待辦事項(xiàng)，包括任務(wù)、協(xié)同、通知。用戶可查看具體任務(wù)內(nèi)容、發(fā)起人、發(fā)起時(shí)間和任務(wù)完成時(shí)限等內(nèi)容，同事用戶可對(duì)任務(wù)進(jìn)行回復(fù)、申請(qǐng)延期操作，回復(fù)操作分為未完成回復(fù)與完成回復(fù)兩種方式，完成回復(fù)需要發(fā)起人確認(rèn)才能通過。待辦列表按任務(wù)完成時(shí)限及緊急程度排序，時(shí)限、緊急程度等內(nèi)容以醒目的圖標(biāo)和文字表示。

3） 已辦列表

顯示辦完的事項(xiàng)信息，按完成時(shí)間排序?？刹榭赐瓿扇蝿?wù)的過程信息。

4） 任務(wù)轉(zhuǎn)發(fā)

每個(gè)任務(wù)只能轉(zhuǎn)發(fā)一次。轉(zhuǎn)發(fā)操作通過待辦列表進(jìn)入。轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)可追加任務(wù)內(nèi)容和重新選擇執(zhí)行人員。

5） 到期提醒

每個(gè)任務(wù)都有完成時(shí)限，系統(tǒng)判斷是否有任務(wù)即將到期，并發(fā)送到期提醒通知給執(zhí)行人員。

6） 過程跟蹤

我的發(fā)起顯示發(fā)起人的所有任務(wù)，按照緊急程度、完成時(shí)限排序。任務(wù)狀態(tài)有未接收（未接收的人紅色背景顯示）、進(jìn)行中、已完成、關(guān)閉、草稿。執(zhí)行人每回復(fù)一次，高亮顯示相應(yīng)的任務(wù)并以數(shù)字腳標(biāo)的形式提示發(fā)起人。發(fā)起人根據(jù)情況可執(zhí)行重辦、催辦、確認(rèn)完成操作。endprint

7）任務(wù)統(tǒng)計(jì)

系統(tǒng)對(duì)用戶發(fā)起的任務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，包括完成任務(wù)數(shù)、未完成任務(wù)數(shù)、超期任務(wù)數(shù)、任務(wù)平均執(zhí)行時(shí)間、任務(wù)緊急程度統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，支持按年、按月、按周統(tǒng)計(jì)。

5 結(jié)束語

工作任務(wù)跟蹤管理系統(tǒng)能有效幫助企業(yè)解決傳統(tǒng)管理方式弊端，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的跟蹤統(tǒng)計(jì)服務(wù)，提高企業(yè)對(duì)工作任務(wù)跟蹤管理的效率，為企業(yè)節(jié)省時(shí)間成本，增加效益，助力企業(yè)發(fā)展。

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