莫衛(wèi)霞

高職院校檔案管理信息化建設(shè)

莫衛(wèi)霞

在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息在綜合管理工作中的作用逐漸凸現(xiàn)出來，高校檔案資源作為信息的重要組成部分也受到重視，合理應(yīng)用檔案資源能夠?yàn)榻炭蒲谢顒?dòng)的開展提供有效的支持。所以基于信息化建設(shè)基本情況，高校檔案管理工作也應(yīng)該加強(qiáng)對信息化管理的探索，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理效果，為檔案資源的合理利用創(chuàng)造良好的條件。

高職院校 檔案管理 信息化建設(shè)

高職院校的檔案信息化管理與檔案資源的合理利用存在緊密的聯(lián)系，對高職院校教科研事業(yè)的發(fā)展也產(chǎn)生著極其重要的影響。因此在高職院校的發(fā)展過程中，結(jié)合信息時(shí)代教育、科研事業(yè)中對檔案資源的應(yīng)用需求和檔案管理高效化發(fā)展需要，十分有必要對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究和分析，以期能夠借助檔案管理信息化提高檔案管理質(zhì)量和效率，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件，促進(jìn)高效教育事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

一、高職院校全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

對高職院校檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行分析，積極探索檔案管理信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，對高職院校教科研事業(yè)的發(fā)展和高職教育水平的提高產(chǎn)生著一定的積極影響。首先，高職院校檔案信息化管理與社會發(fā)展需求相適應(yīng)。在高職院校教育規(guī)模不斷拓展的社會背景下，檔案資源的總量和數(shù)量也隨之增多，檔案管理難度進(jìn)一步增大，依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法保證管理質(zhì)量，并且檔案管理工作不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求[1]。而借助管理信息化建設(shè)，不僅能夠提高檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案資源的利用，還能夠滿足信息時(shí)代社會發(fā)展的實(shí)際需求，對高職院校檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展產(chǎn)生著重要的影響。其次，能夠進(jìn)一步提高檔案資源的有效利用率。在引入信息化管理理念后，高職院校檔案管理工作必然會進(jìn)入到新的發(fā)展階段，檔案信息的查詢、檢索和應(yīng)用更為便捷，能夠促進(jìn)檔案資源有效利用率的進(jìn)一步提高。最后，能促進(jìn)檔案管理人員管理水平和管理效率的強(qiáng)化。高職院校檔案管理人員在開展檔案管理工作的過程中應(yīng)用信息化輔助工作，自身工作效率能夠得到顯著的提高，并且借助信息化管理，檔案管理的準(zhǔn)確性和全面性也會有所增強(qiáng)，對檔案管路工作的優(yōu)化開展產(chǎn)生著一定的積極影響。

二、現(xiàn)階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

綜合分析高職院校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展基本情況，發(fā)現(xiàn)在探索檔案管理信息化建設(shè)的過程中學(xué)校雖然已經(jīng)注意引入先進(jìn)的管理思想和信息化方面的管理技術(shù)，但是仍然存在一定的問題，極大限制了信息化水平的提高，對高職院校檔案管理工作的全面推進(jìn)產(chǎn)生了嚴(yán)重的限制性影響。

(一)對檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識不足

在高職院校積極嘗試引入信息化檔案管理思想的過程中，一個(gè)較為重要的問題就是部分年齡較大的檔案管理人員對信息化管理缺乏正確的認(rèn)識，尚未認(rèn)識到信息化管理的重要性，并且年齡較大的檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)不足，難以充分利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，最終造成檔案管理信息化建設(shè)效果不理想，無法真正發(fā)揮出檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，對學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新產(chǎn)生了嚴(yán)重的限制性影響[2]。

(二)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)存在滯后性

一些高職院校雖然希望引入信息化檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高，但是在建設(shè)過程中所投入經(jīng)費(fèi)相對較少，在缺乏足夠資金支持的情況下，學(xué)校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)存在滯后性，嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化建設(shè)效果，檔案管理信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度不足，無法為檔案資源的高效利用提供相應(yīng)的支持。

(三)檔案管理信息化建設(shè)安全性偏低

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，學(xué)校信息化檔案管理對檔案安全的要求更高，不僅要保證檔案的安全性，還要重視信息安全建設(shè)[3]。但是在高職院校實(shí)際探索檔案管理信息化建設(shè)的過程中，對檔案管理信息安全相對忽視，信息安全建設(shè)效果不夠理想，極易造成數(shù)據(jù)的篡改和丟失，影響檔案管理效果和檔案資源的有效利用，對檔案管理工作的高效發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。

三、全面加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的措施

基于檔案管理信息化建設(shè)的重要性和當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的主要問題，新時(shí)期高職院校要想促進(jìn)本校檔案管理工作的全面優(yōu)化開展，就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，并結(jié)合學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的具體需求積極探索相應(yīng)的管理措施，引入更為科學(xué)的管理思想，促使檔案管理信息化建設(shè)逐步進(jìn)入到新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

(一)對檔案管理信息化建設(shè)理念進(jìn)行更新，強(qiáng)化檔案管理時(shí)效性

檔案管理工作的優(yōu)化開展離不開信息化建設(shè)意識的正確引導(dǎo)，因此在高職院校發(fā)展過程中，要想切實(shí)提高檔案管理信息化建設(shè)水平，就需要結(jié)合信息化檔案管理需求及時(shí)主動(dòng)的對自身管理意識進(jìn)行適當(dāng)?shù)母拢怀鰴n案管理的時(shí)效性，保證檔案管理信息化建設(shè)能夠取得新的發(fā)展成效[4]。首先，在發(fā)展檔案管理信息化工作的過程中，高校應(yīng)該對本校檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，并參考其他院校檔案管理信息化建設(shè)的成功模式對本校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效的完善，增強(qiáng)檔案管理模式的適用性和有效性。其次，結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求和信息技術(shù)的不斷更新對本校檔案管理信息化建設(shè)意識進(jìn)行創(chuàng)新，保證所開展的檔案管理信息化建設(shè)工作能夠與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，真正為現(xiàn)代社會的高職院校教育科研事業(yè)而服務(wù)，凸顯檔案管理的服務(wù)價(jià)值。這樣高職院校檔案管理信息化建設(shè)就能夠適應(yīng)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”理念的要求，凸顯時(shí)代性特征，為學(xué)校其他各項(xiàng)工作的優(yōu)化開展提供有效的支撐。

(二)進(jìn)一步加大經(jīng)費(fèi)投入，夯實(shí)檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)

檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展離不開資金的支持，因此要想為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，切實(shí)加快檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程，就十分有必要在開展檔案管理工作的過程中加大經(jīng)費(fèi)投入，從多角度引入建設(shè)經(jīng)費(fèi)，保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)能夠逐步取得良好的發(fā)展成效[5]。首先，學(xué)校應(yīng)該設(shè)置專項(xiàng)資源開展檔案管理信息化建設(shè)人才培養(yǎng)工作，一方面積極組織本?，F(xiàn)有檔案管理人員積極參與教育培訓(xùn)工作中，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息化檔案管理能力。另一方面，也可以高薪聘請高素質(zhì)檔案管理人員到本校檔案管理信息化建設(shè)工作中做出相應(yīng)的指導(dǎo)，讓學(xué)校檔案管理人員能夠?qū)n案信息化管理形成更為明確的認(rèn)識，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性和有效性。其次，針對檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置專門的建設(shè)資金，為數(shù)據(jù)管理工作、服務(wù)器管控工作和先進(jìn)管理技術(shù)的引入提供相應(yīng)的保障，切實(shí)促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平的提高。這樣在專項(xiàng)資金的支持下，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)必然能夠逐步進(jìn)入到新的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，取得良好的發(fā)展成效，為學(xué)校教研人員和學(xué)生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

(三)積極構(gòu)建檔案管理信息資源網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全體系

檔案管理信息化建設(shè)過程中檔案資源和信息網(wǎng)絡(luò)的安全是必須重點(diǎn)關(guān)注的問題，只有保障檔案管理信息化建設(shè)的安全性，信息化建設(shè)才具有現(xiàn)實(shí)意義。因此在加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)該將信息系統(tǒng)的安穩(wěn)定運(yùn)行作為重要的標(biāo)準(zhǔn)，并在安全系統(tǒng)建設(shè)方面做出一定的努力，避免信息系統(tǒng)的運(yùn)行受到病毒、木馬程序等干擾，影響檔案管理效果[6]。所以針對當(dāng)前高職院校檔案管理信息化建設(shè)的基本情況，應(yīng)該制定嚴(yán)密的管理措施、引入先進(jìn)的安全技術(shù)和相關(guān)安全軟件，全面提高檔案管理的信息安全程度，增強(qiáng)檔案信息的保密性，切實(shí)促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展。唯有如此，借助檔案管理信息資源

網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全體系的構(gòu)建，高職院校檔案管理信息化才能夠持久穩(wěn)定運(yùn)行，促使檔案管理工作在新時(shí)期取得新的發(fā)展成效，助推高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在高職院校的建設(shè)和發(fā)展過程中，受到信息化建設(shè)的影響，如何探索檔案管理的信息化建設(shè)，借助信息化優(yōu)勢促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高和檔案資源的有效利用，已經(jīng)逐漸成為學(xué)校檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。所以新時(shí)期十分有必要對高職院校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究和分析，并提出合理化建議，希望能夠真正促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展，為學(xué)校教育和科研工作的開展提供相應(yīng)的信息資源輔助。

[1]夏帥,裴忠慶.關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(5):67.

[2]宋曉玲.新階段高職院校檔案管理信息化建設(shè)淺析[J].陜西檔案,2016(1):45.

[3]黃春蓓.高職院校檔案管理信息化運(yùn)用分析[J].中國市場,2016(27):205～206.

[4]夏先進(jìn).高職院校檔案管理信息化的提升分析[J].大陸橋視野,2016(22):34.

[5]劉康.高職院校檔案管理信息化深化實(shí)踐探討[J].無線互聯(lián)科技,2017(5):109～110.

[6]楊文文.對高職院校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10):43.

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