文/貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 劉彩云

我國(guó)綜合檔案館災(zāi)害信息獲取服務(wù)的現(xiàn)狀與問(wèn)題

文/貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館 劉彩云

本文以我國(guó)省級(jí)綜合檔案館為例，通過(guò)對(duì)我國(guó)省級(jí)綜合檔案館官方網(wǎng)站的調(diào)查，分析了省級(jí)綜合檔案館官方網(wǎng)站信息公開(kāi)欄目設(shè)置、提供在線查詢服務(wù)、提供災(zāi)害信息獲取服務(wù)以及可在線獲取災(zāi)害信息內(nèi)容等方面的情況。根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)果，結(jié)合我國(guó)災(zāi)害應(yīng)急管理體制分析了我國(guó)綜合檔案館開(kāi)展災(zāi)害信息獲取服務(wù)所面臨的問(wèn)題及原因。

綜合檔案館；災(zāi)害信息；公共獲取服務(wù)

一、我國(guó)綜合檔案館概況

我國(guó)的綜合檔案館由中央級(jí)綜合檔案館（如中央檔案館）、省級(jí)綜合檔案館（包括省、自治區(qū)、直轄市檔案館）和縣級(jí)綜合檔案館（包括各地、市、縣檔案館）組成，是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分。中央級(jí)的綜合檔案館數(shù)量少，經(jīng)過(guò)初步調(diào)研，縣級(jí)綜合檔案館館藏多為文書(shū)檔案與婚姻檔案，目前沒(méi)有建立與災(zāi)害信息相關(guān)的全宗，政府已公開(kāi)現(xiàn)行文件的查閱尚未全部實(shí)現(xiàn)電子目錄檢索。并且，縣級(jí)綜合檔案館由于經(jīng)費(fèi)、人員等原因，往往無(wú)力開(kāi)展災(zāi)害信息的公共獲取服務(wù)，災(zāi)害發(fā)生地的縣級(jí)綜合檔案館藏有部分與災(zāi)害相關(guān)的檔案與資料，但多由于未滿開(kāi)放年限，尚未向公眾開(kāi)放，公眾只能通過(guò)展覽了解部分文件資料。例如，綿陽(yáng)市檔案館和專(zhuān)門(mén)針對(duì)“5·12”地震建立的綿竹市抗震救災(zāi)·災(zāi)后重建紀(jì)念館，收集了各種與地震有關(guān)的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)紙、文件、照片、實(shí)物等，具體包括各市級(jí)部門(mén)、機(jī)關(guān)企事業(yè)單位抗震救災(zāi)文件、綿竹市抗震救災(zāi)指揮部的各種手寫(xiě)文件、綿竹市“5·12”抗震救災(zāi)指揮部文件、各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要以及災(zāi)后重建文件等。

因此，本文將省級(jí)綜合檔案館作為重點(diǎn)調(diào)研對(duì)象，對(duì)我國(guó)22個(gè)省、5個(gè)自治區(qū)、4個(gè)直轄市的省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站進(jìn)行了調(diào)查。

二、省級(jí)綜合檔案館災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查

調(diào)查結(jié)果顯示，省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站響應(yīng)政府信息公開(kāi)的號(hào)召，均設(shè)置了檔案館政務(wù)公開(kāi)欄，具體現(xiàn)狀如下：

（一）政府信息公開(kāi)欄目設(shè)置。目前存在省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站單獨(dú)設(shè)置信息公開(kāi)欄目和以鏈接形式鏈接本級(jí)人民政府網(wǎng)站信息公開(kāi)欄目?jī)煞N情形。經(jīng)過(guò)調(diào)查，在31個(gè)調(diào)查對(duì)象中，有13個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站設(shè)置了政府信息公開(kāi)欄目，10個(gè)省級(jí)綜合檔案館采取以鏈接方式鏈接至本級(jí)人民政府門(mén)戶網(wǎng)站的信息公開(kāi)頁(yè)面或省級(jí)政府信息檢索平臺(tái)，8個(gè)省級(jí)綜合檔案館既沒(méi)有設(shè)置政府信息公開(kāi)欄，也沒(méi)有以鏈接形式鏈接本級(jí)政府信息公開(kāi)欄。

（二）提供在線查詢服務(wù)情況。目前省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站主要提供在線查檔、已公開(kāi)現(xiàn)行文件查詢兩種服務(wù)。經(jīng)過(guò)調(diào)查，在31個(gè)省級(jí)綜合檔案館中，有16個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站同時(shí)提供在線查檔與已公開(kāi)現(xiàn)行文件查詢服務(wù)，6個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站只提供在線查檔服務(wù)，2個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站只提供已公開(kāi)現(xiàn)行文件查詢服務(wù)，7個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站既沒(méi)有提供在線查檔服務(wù)，也沒(méi)有提供已公開(kāi)現(xiàn)行文件查詢服務(wù)。

（三）網(wǎng)站提供的有關(guān)災(zāi)害信息服務(wù)。目前主要有兩種情形，一種是通過(guò)檢索獲取與災(zāi)害有關(guān)的檔案或現(xiàn)行文件，另一種是通過(guò)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)上展廳獲取與災(zāi)害相關(guān)的專(zhuān)題展覽。經(jīng)過(guò)調(diào)查，31個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站中，有20個(gè)省級(jí)綜合檔案網(wǎng)站可通過(guò)檢索功能檢索到相關(guān)災(zāi)害信息。此外，31個(gè)省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站中，陜西檔案信息網(wǎng)的專(zhuān)題展覽可獲取到與災(zāi)害信息相關(guān)的展覽——《抗震救災(zāi)圖片展》，青海檔案網(wǎng)的檔案編研中可獲取到與災(zāi)害信息相關(guān)的編研成果——《解放前青海地震自然災(zāi)害概覽》。

（四）可獲取災(zāi)害信息的內(nèi)容。省級(jí)綜合檔案館網(wǎng)站目前可獲取到的災(zāi)害信息主要分為檔案信息和已公開(kāi)現(xiàn)行文件兩個(gè)部分。一是檔案信息部分，主要為清代檔案，革命歷史檔案，民國(guó)檔案中有關(guān)旱、雹、蟲(chóng)、病災(zāi)害情況以及自然災(zāi)害情況統(tǒng)計(jì)等。例如，民國(guó)檔案中災(zāi)害防治專(zhuān)題等，福建省公共檔案信息共享平臺(tái)中建立了民國(guó)時(shí)期的災(zāi)害防治檔案專(zhuān)題，其內(nèi)容涵蓋了民國(guó)時(shí)期福建省有關(guān)蟲(chóng)害情況、農(nóng)作物病蟲(chóng)害、防備旱災(zāi)、病蟲(chóng)害防治計(jì)劃、自然災(zāi)害統(tǒng)計(jì)等信息。二是已公開(kāi)現(xiàn)行文件部分，主要內(nèi)容與政府網(wǎng)站可獲取到的災(zāi)害信息內(nèi)容大體一致，多為氣象災(zāi)害、地質(zhì)災(zāi)害等自然災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)方案等。

三、我國(guó)綜合檔案館災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)存在的問(wèn)題及原因

（一）災(zāi)害信息資源分散且復(fù)雜。我國(guó)實(shí)行自上而下的分災(zāi)種管理模式，在這種管理模式下，除政府部門(mén)之外，還針對(duì)不同災(zāi)種設(shè)立了諸如抗震救災(zāi)指揮部、防汛抗旱指揮部等不同的指揮協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致災(zāi)害信息資源種類(lèi)繁雜、資源分散的問(wèn)題。在單災(zāi)種應(yīng)急中災(zāi)害信息散存于參與救援的政府各部門(mén)、與災(zāi)種相對(duì)應(yīng)的指揮部，非政府組織、不同專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)以及個(gè)人難以獲取該災(zāi)種的相關(guān)信息。在涉及多災(zāi)種的大規(guī)模災(zāi)害事件應(yīng)急中，災(zāi)害信息分散于各專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)中，專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)外的組織和個(gè)人均難以獲取到有關(guān)信息。災(zāi)害信息資源分散主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是各機(jī)構(gòu)內(nèi)部資源分散。就政府門(mén)戶網(wǎng)站而言，在按機(jī)構(gòu)分類(lèi)、按文種分類(lèi)、按主題分類(lèi)及組配分類(lèi)的不同的組織下，災(zāi)害信息均呈現(xiàn)出分散于多個(gè)類(lèi)別；就檔案館而言，在線災(zāi)害信息少，只有提供檔案、現(xiàn)行文件檢索功能的網(wǎng)站能檢索到少量民國(guó)時(shí)期有關(guān)災(zāi)害的信息。另外，實(shí)體檔案館所存災(zāi)害檔案和資料多于在線資源。二是各機(jī)構(gòu)之間資源分散。政府機(jī)構(gòu)以政府災(zāi)害應(yīng)急響應(yīng)類(lèi)實(shí)時(shí)信息為主，圖書(shū)館、檔案館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)以歷史災(zāi)害信息為主，社會(huì)組織以社會(huì)自發(fā)救援類(lèi)信息為主，各類(lèi)機(jī)構(gòu)對(duì)災(zāi)害信息的組織加工局限在本機(jī)構(gòu)所有的資源上，沒(méi)有在各機(jī)構(gòu)之間建立災(zāi)害信息公共獲取協(xié)同機(jī)制，提供一站式災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)平臺(tái)。

（二）公眾災(zāi)害信息獲取意識(shí)缺位。首先，公眾作為政府信息公開(kāi)的權(quán)利主體，其主動(dòng)獲取的權(quán)利意識(shí)較為欠缺。與國(guó)外“自下而上”倒逼政府不斷改進(jìn)災(zāi)害信息公共獲取服務(wù)不同，我國(guó)是“自上而下”推動(dòng)制度變革，在這種情況下形成的變革成果與公眾的需求和預(yù)期之間難免有所偏差，造成供需矛盾的惡性循環(huán)。我國(guó)對(duì)社會(huì)組織的扶植力度有限，社會(huì)組織參與協(xié)同救災(zāi)不斷規(guī)范化，但與國(guó)外的社會(huì)組織發(fā)展相比仍存在較大差距，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，公眾和社會(huì)力量呼吁的缺位也將導(dǎo)致持續(xù)變革的驅(qū)動(dòng)力不足。其次，災(zāi)害信息本身具有滯后性，公眾也往往是在災(zāi)害應(yīng)急救援中或?yàn)?zāi)害發(fā)生后才萌發(fā)獲取災(zāi)害信息的意識(shí)，沒(méi)有形成災(zāi)害信息公共獲取的常態(tài)機(jī)制，缺乏日常宣傳，沒(méi)有營(yíng)造出公眾共論共商災(zāi)害信息獲取的社會(huì)氛圍，這勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致公眾意識(shí)的薄弱。

（三）災(zāi)害信息獲取渠道障礙重疊。第一，在線獲取渠道不暢。由于財(cái)力、物力、人力等因素的限制，我國(guó)災(zāi)害信息的公共獲取在獲取渠道建設(shè)方面仍存在著許多問(wèn)題。一方面，政府電子政務(wù)信息網(wǎng)有關(guān)災(zāi)害信息的內(nèi)容少、功能不完善，從獲取災(zāi)害信息的便捷性而言，政府網(wǎng)站存在著以下問(wèn)題：網(wǎng)站欄目設(shè)置上不凸顯；信息更新滯后；缺乏有關(guān)災(zāi)害信息發(fā)布、傳播、反饋的相關(guān)法律法規(guī)；互動(dòng)交流功能不足，缺乏信息反饋機(jī)制；缺乏幫助式檢索指引，如列舉檢索范例。另一方面，從檔案館的角度而言，通常情況下，信息獲取方式歸納起來(lái)有兩種：一是直接查閱，也即進(jìn)館查閱；二是間接查閱，即通過(guò)信函、電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)等方式查閱，其中，網(wǎng)絡(luò)查閱即通過(guò)電子郵件、官方網(wǎng)站、微博、微信及移動(dòng)App等方式獲取。此外，對(duì)于依申請(qǐng)公開(kāi)的信息，主要提供現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)、書(shū)面申請(qǐng)以及互聯(lián)網(wǎng)申請(qǐng)三種渠道。但是，我國(guó)檔案館網(wǎng)站沒(méi)有設(shè)置與災(zāi)害信息相關(guān)的專(zhuān)欄，可獲取到的災(zāi)害信息極為有限，在線災(zāi)害信息獲取服務(wù)還有待開(kāi)展，個(gè)別網(wǎng)站設(shè)置了信息公開(kāi)或現(xiàn)行文件查閱欄目，但欄目下的資源尚未完成建設(shè)工作，提供的檢索功能仍不能運(yùn)行。第二，進(jìn)館利用獲取渠道不暢。實(shí)體檔案館中雖有針對(duì)重大災(zāi)害事件開(kāi)展專(zhuān)題匯編，卻沒(méi)有進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)專(zhuān)題資源的數(shù)字化，一般情況下進(jìn)館利用也只能獲取全宗的文件目錄，調(diào)檔查看全文、原文較為困難。例如，河北省檔案館查檔流程規(guī)定用戶查檔需經(jīng)歷以下步驟：填寫(xiě)《檔案查閱登記表》和《利用檔案審批表》—通過(guò)手工目錄或電子目錄檢索所查檔案—填寫(xiě)《調(diào)卷單》—簽字領(lǐng)取檔案—填寫(xiě)《檔案復(fù)印登記表》—復(fù)印—?dú)w還檔案辦理交接手續(xù)—繳納復(fù)印工本費(fèi)。從獲取的便捷性要求來(lái)說(shuō)，地域限制以及人為設(shè)置的阻礙無(wú)形中增加了災(zāi)害信息獲取的時(shí)間成本、物質(zhì)成本，尚不能滿足用戶災(zāi)害信息獲取便捷性的需求。綜上所述，就目前災(zāi)害信息的獲取而言，看似多元的獲取渠道并沒(méi)有真正為用戶提供多種便利的選擇，各種獲取渠道在災(zāi)害信息的公共獲取中并未發(fā)揮出其潛在價(jià)值，多元的獲取渠道仍有待于從用戶的角度出發(fā)，進(jìn)一步整合資源和完善渠道建設(shè)。

（四）災(zāi)害信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平低。一方面，政府部門(mén)對(duì)災(zāi)害信息的壟斷阻礙了災(zāi)害信息商業(yè)開(kāi)發(fā)利用模式的引入，缺乏市場(chǎng)優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。在我國(guó)，政府部門(mén)作為絕大部分災(zāi)害信息的所有者，掌握著災(zāi)害信息公開(kāi)的主動(dòng)權(quán)和自由裁量權(quán)。由于災(zāi)害信息可能涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私，災(zāi)害信息的公開(kāi)需要投入大量人力、財(cái)力，在缺乏審核機(jī)制的情況下，政府部門(mén)出于傳統(tǒng)保密的行政習(xí)慣，規(guī)避政治風(fēng)險(xiǎn)，傾向于選擇不公開(kāi)?？色@取到的災(zāi)害信息數(shù)量少、質(zhì)量低，商業(yè)化開(kāi)發(fā)利用模式無(wú)從開(kāi)展，造成開(kāi)發(fā)利用水平低。另一方面，政府部門(mén)人員有限，缺乏從事信息服務(wù)的專(zhuān)業(yè)人員，無(wú)力開(kāi)展災(zāi)害信息開(kāi)發(fā)利用工作。因此，從對(duì)災(zāi)害信息的組織而言，我國(guó)政府門(mén)戶網(wǎng)站的災(zāi)害信息處于初步分類(lèi)的現(xiàn)狀，甚至個(gè)別網(wǎng)站的應(yīng)急管理欄信息處于未經(jīng)整理狀態(tài)，可獲取到的災(zāi)害信息多為政務(wù)類(lèi)信息，這說(shuō)明政府部門(mén)對(duì)災(zāi)害信息公開(kāi)的理解只是簡(jiǎn)單地將災(zāi)害信息主動(dòng)掛在網(wǎng)站上，沒(méi)有進(jìn)一步站在用戶的角度思考如何才能更便捷地獲取和利用這些信息。檔案館網(wǎng)站缺乏災(zāi)害信息，實(shí)體檔案館的災(zāi)害信息處于簡(jiǎn)單的專(zhuān)題匯集狀態(tài)，缺乏對(duì)災(zāi)害信息進(jìn)行細(xì)致、有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)和利用。

【注釋】

①網(wǎng)站調(diào)查時(shí)間為2016年5月。