文/松原市社會保險檔案管理中心 劉威

做好新形勢下社會保險檔案管理工作的思考

文/松原市社會保險檔案管理中心 劉威

社會保險檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合社會保障機(jī)制的發(fā)展，只有這樣才能促進(jìn)社會保障體系的進(jìn)步。然而，在新形勢下，社會保險檔案管理工作還遇到很多的問題，這些問題嚴(yán)重干擾了我國社會保障行業(yè)的發(fā)展。本文主要分析新形勢下提高社會保險檔案管理的重要性，闡述目前所遇到的問題，再依據(jù)這些問題提出相對應(yīng)的解決措施，以便更好地改善我國社會保險檔案管理工作。

社會保險；檔案管理工作

社會保險檔案是否保存完整、是否安全保存、是否有效利用等，都將直接和所有勞動者的合法權(quán)益相關(guān)，這對穩(wěn)定社會和經(jīng)濟(jì)的意義也非常大。尤其是隨著社會保險的不斷變化，其涉及的范圍越來越大，人數(shù)參與也越來越多，因此，規(guī)范化的發(fā)展需要迅速地建立起來，只有這樣才能提高社會保險檔案管理工作，才能確保社會保險檔案管理的科學(xué)、合理、規(guī)范，這也是建設(shè)法制化、社會化和規(guī)范化必然的選擇。

一、新形勢下提高社會保險檔案工作的重要性

社會保險檔案由于其針對的對象是廣大人民群眾，其主要收集的是社會保險單位關(guān)于廣大勞動者辦理的養(yǎng)老險、失業(yè)險、醫(yī)療險或者生育險所涉及的所有文獻(xiàn)資料，因此，其具備了一定的特殊性。為了確保檔案管理工作的切實可行，就需要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，這也是發(fā)展的必然結(jié)果，只有這樣才能有助于檔案管理體制的健全，才能促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)的展開。社會保險檔案中記錄的信息尤為重要，倘若信息丟失將很難找回，這樣的話也將導(dǎo)致后續(xù)的工作無法開展。因此，提高社會保險檔案管理工作尤為重要，特別是在信息化發(fā)展的今天，如何在檔案管理中運用信息化技術(shù)是確保檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化重要的工作內(nèi)容，這也是為后續(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。

二、社會保險檔案管理遇到的問題

社會保險檔案是整個社會保障體制中重要的組成部分，它確保了社會保障信息交流和共享，是維護(hù)所有勞動者的合法權(quán)益證書，也是社會保障部門科學(xué)化和效率化工作的參考條件。社會保險檔案管理工作應(yīng)該和社會保障體系協(xié)同發(fā)展，只有這樣才能促進(jìn)社會保障行業(yè)的發(fā)展。然而，在我國，社會保險檔案管理工作還存在很多的困難，這些困難制約著社會保障事業(yè)的發(fā)展，其主要有以下幾點：

（一）管理形式不統(tǒng)一。雖然社會保險檔案管理工作已經(jīng)受到很多的重視，然而，在實際的工作中并沒有取得預(yù)想中的效果，其存在的問題還沒有完全地解決。最為明顯的問題就是沒有統(tǒng)一的管理形式，規(guī)范性非常弱。社會保險業(yè)務(wù)在受理過程中，會出現(xiàn)大量的文獻(xiàn)資料，這些資料不可能是由一個部門完成的，它需要很多的部門協(xié)同工作，有的時候還會造成工作上的重疊，這樣的話不僅僅降低了工作效率，還造成了資源浪費，不利于社會保險工作正常運行。

（二）缺少專業(yè)性的管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式主要使用的是紙質(zhì)的材料，但是，這樣容易造成文獻(xiàn)的丟失或者損壞，可以說在某種程度上增加了檔案管理工作的難度。比方說，如果檔案管理科室出現(xiàn)了火災(zāi)或者水災(zāi)等事故，那么這些損壞的紙質(zhì)文件將再也找不回來。雖然，目前計算機(jī)信息技術(shù)運用比較普遍，但是，在檔案管理工作中還沒有被廣泛地運用，更不要說明確的制度限制，這也造成管理內(nèi)容混亂、模糊、不確定，影響了檔案管理工作質(zhì)量。此外，隨著社會保險業(yè)務(wù)的不斷增長，對于檔案資料的需求越來越頻繁，這無疑增加了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理方式落后。檔案管理是保障社會保險業(yè)務(wù)順利進(jìn)行的憑證，但是，在實際工作中檔案管理方式并沒有完全地落到實處，因此，無法滿足現(xiàn)階段社會保險業(yè)務(wù)的改革需求。目前，大多數(shù)檔案管理科室的基礎(chǔ)設(shè)施還沒有健全，尤其是在重大事故中，資料丟失的現(xiàn)象比較普遍，又或者所處的環(huán)境不利于資料保存，造成檔案損壞。

三、提高社會保險檔案管理工作

（一）健全檔案管理制度。檔案管理工作應(yīng)該符合時代的需求，因此，要不斷完善檔案管理制度。檔案管理是社會保險業(yè)務(wù)展開的重要憑借，所以，需要健全的檔案管理制度去指導(dǎo)，特別是在社會保險業(yè)務(wù)需要大量文獻(xiàn)資料支撐的時候，檔案管理資料尤為重要。為了避免因為資料的丟失影響實際的工作，就需要科學(xué)、合理地健全檔案管理制度，以此提高檔案管理工作效率。

（二）提高制度標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立，確保規(guī)范化管理。社會保險檔案管理的發(fā)展方向應(yīng)該是科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，以及制度化，因此，需要制定科學(xué)的管理方式。比方說，提高社會保險檔案的資料收集、文獻(xiàn)歸檔、信息整理和保管，以及查看、運用、轉(zhuǎn)交等工作的開展，而規(guī)范化的管理方式可以有效保證這些文獻(xiàn)資料的最大化運用。對于不同的檔案，特別是社會保險檔案中的會計檔案、專業(yè)檔案，以及保險類的檔案等，要清楚地劃分出來，載體和內(nèi)容的不同，其對應(yīng)的保管期限和歸檔位置也要有所變化。

（三）社會保險檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)新式管理。社會在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，因此，檔案管理工作也需要創(chuàng)新，比方說，堅持檔案管理的統(tǒng)一性，也就是堅持檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)、單位、機(jī)制、監(jiān)管和指導(dǎo)的統(tǒng)一，實現(xiàn)檔案管理最大化價值。此外，還應(yīng)該采用無紙化自動辦公，這樣就可以將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，提高檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

社會保險檔案對保險公司工作的開展意義非常大，這也是推動社會保障事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑?？偟膩碚f，在信息化發(fā)展的今天，社會保險檔案管理工作應(yīng)該向著網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化的發(fā)展方向，解決傳統(tǒng)的檔案管理工作中遇到的問題，符合時代發(fā)展的需求，確保社保工作的有效性。

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