文/溫州市蒼南縣人民醫(yī)院 吳秋華

醫(yī)院人事檔案信息安全管理的研究

文/溫州市蒼南縣人民醫(yī)院 吳秋華

目前醫(yī)院人事檔案管理全面地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)信息化可以擺脫之前紙質(zhì)管理帶來(lái)的繁瑣工作，并且還能夠較好地解決以往檔案工作帶來(lái)的檔案存儲(chǔ)、調(diào)用、文件送達(dá)等方面效率不高的限制，可以適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求，促進(jìn)相關(guān)行業(yè)人事檔案管理技術(shù)應(yīng)用與改革實(shí)效性的不斷提升。但也為檔案信息的安全埋下了隱患，如何應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，解決醫(yī)院人事檔案遇到的安全問(wèn)題成為縣級(jí)醫(yī)院檔案管理人員的重要研究課題。

人事檔案；信息安全；管理；醫(yī)院

目前在我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革的大背景下，縣級(jí)醫(yī)院的人事檔案管理已經(jīng)步入了信息化，這對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的全面整合具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。也對(duì)醫(yī)院人事檔案的信息安全管理提出了較高的要求?；诖?，縣級(jí)醫(yī)院應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，深入挖掘開(kāi)拓資源，全面提升醫(yī)院人事檔案安全管理建設(shè)提水平。

一、醫(yī)院人事檔案安全管理建設(shè)的內(nèi)涵

1.醫(yī)院開(kāi)展人事工作需要的前提條件是要有完整的人事檔案，通過(guò)建立安全的人事檔案管理制度可以在縣級(jí)醫(yī)院人事預(yù)測(cè)、決策以及管理的工作中發(fā)揮重要的作用，安全管理作為醫(yī)院管理人事檔案的基礎(chǔ)，能夠使檔案管理人員提高管理水平，發(fā)揮人事檔案的最大作用。

2.縣級(jí)醫(yī)院安全的人事檔案管理模式要使用先進(jìn)的數(shù)字化硬件資源以及軟件系統(tǒng)，使得人事管理錄入、儲(chǔ)存、處理并且最后應(yīng)用到查詢(xún)調(diào)用等這些復(fù)雜的工作能夠高效地完成，整合后系統(tǒng)能夠使人事檔案整理運(yùn)用的信息量大幅度降低，并且及時(shí)地對(duì)新的人事信息進(jìn)行錄入，使人事資源管理的時(shí)效性得到有效提升。

二、醫(yī)院人事檔案信息安全管理的困境成因分析

（一）縣級(jí)醫(yī)院人事檔案信息安全管理缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。人事檔案信息安全管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息安全管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有人事檔案信息安全管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，縣級(jí)醫(yī)院就無(wú)法在人事檔案信息安全管理的建設(shè)中對(duì)資金、技術(shù)以及人員進(jìn)行高效的調(diào)動(dòng)，與此同時(shí)，管理制度也無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，限制了醫(yī)院的發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)具有人事檔案信息安全管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃的縣級(jí)醫(yī)院不多，全面制定了規(guī)劃的就更少，而且發(fā)展速度相對(duì)不高。在人事檔案信息安全管理發(fā)展規(guī)劃制定不理想大多是一些經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的縣級(jí)醫(yī)院，這些醫(yī)院急需借力建設(shè)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)自身醫(yī)護(hù)、安全管理水平的全面提升，這些醫(yī)院需要將人事檔案信息安全管理長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃落到實(shí)處。如果不能將人事檔案信息安全管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，那么這些醫(yī)院也必將無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院本身水平的提高。

（二）人事檔案信息安全管理不規(guī)范。人事檔案信息安全管理對(duì)于常規(guī)人事檔案管理的部門(mén)規(guī)范化運(yùn)行的要求相當(dāng)高，特別是針對(duì)人事檔案信息的安全性管理方面。想要達(dá)到人事檔案信息管理的規(guī)范化運(yùn)行就必須對(duì)相應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行較多的資金投入。就大多數(shù)縣級(jí)醫(yī)院而言，對(duì)于醫(yī)護(hù)工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于對(duì)于信息網(wǎng)絡(luò)的重視程度。與醫(yī)護(hù)工作相比，信息安全網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)處于次要地位，因此縣級(jí)醫(yī)院在人事檔案信息安全建設(shè)的投入少之又少。由于缺少對(duì)于人事檔案的信息安全管理，因此在現(xiàn)有硬件條件下，縣級(jí)醫(yī)院缺少對(duì)于人事檔案的信息安全管理硬件的投入與維護(hù)，進(jìn)而導(dǎo)致既有的軟硬件難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）人事檔案信息安全管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。人事檔案的信息安全管理除了對(duì)醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的局域網(wǎng)和人員信息庫(kù)進(jìn)行接入外，其最終目的是要將縣級(jí)醫(yī)院的人事檔案信息接入更為廣闊的互聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)與醫(yī)療行業(yè)的整體對(duì)接和人力資源共享。在人事檔案信息接入互聯(lián)網(wǎng)的過(guò)程中，安全性面臨著極大的考驗(yàn)?，F(xiàn)如今最大的問(wèn)題體現(xiàn)在信息安全性的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，目前還無(wú)法有效地應(yīng)對(duì)外部互聯(lián)網(wǎng)給人事檔案信息安全帶來(lái)的威脅。另外，針對(duì)醫(yī)院人事檔案安全管理建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)性要求也存在著一定的通用性與統(tǒng)一性問(wèn)題，不同醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中各自為政，難以實(shí)現(xiàn)安全性的對(duì)接與高效的資源綜合利用。

（四）檔案管理人員沒(méi)有足夠的責(zé)任心。檔案管理人員沒(méi)有足夠的責(zé)任心，主要體現(xiàn)在工作人員對(duì)與檔案的安全信息管理的沒(méi)有足夠的重視、認(rèn)識(shí)不到位并且缺乏足夠的責(zé)任心，對(duì)人事檔案安全信息管理存在的問(wèn)題以及漏洞不能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和處理。同時(shí)，在實(shí)際的工作中，部分管理人員不能按照規(guī)定進(jìn)行操作，對(duì)于系統(tǒng)的更新以及密碼的重置等工作都不能按時(shí)的完成，使得人事檔案的安全保證大打折扣。

三、醫(yī)院人事檔案管理信息安全管理探究

（一）完善醫(yī)院人事檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，醫(yī)院自身要對(duì)人事檔案管理制度建設(shè)的認(rèn)識(shí)水平有所提高。目前來(lái)看，最首要的工作就是完善人事檔案管理制度建設(shè)，建立人事檔案管理制度，以此來(lái)適應(yīng)既有資金與人員的合理發(fā)展，并制定科學(xué)的長(zhǎng)期和短期發(fā)展規(guī)劃將醫(yī)院人事檔案管理建設(shè)工作落到實(shí)處。在人事檔案管理制度管理過(guò)程中，注意針對(duì)人員調(diào)動(dòng)過(guò)程中可能出現(xiàn)的信息泄密、檔案涂改、檔案?jìng)卧?、檔案丟失等等涉及人事檔案信息管理安全事件的發(fā)生，通過(guò)有效建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)院人事檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案完整性和安全性的維護(hù)。

（二）在人事檔案安全信息管理中建立應(yīng)急保障機(jī)制。對(duì)于新形勢(shì)下的人事檔案安全信息管理，要從信息資源的戰(zhàn)略高度來(lái)對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行保護(hù)，應(yīng)急保障機(jī)制是指事先對(duì)可能發(fā)生的后果以及造成的影響進(jìn)行考慮，做好全面的安全防范措施，提升應(yīng)對(duì)危險(xiǎn)的能力。對(duì)于人事檔案的安全信息管理一定要做到責(zé)任到人，使管理的方法更加完善，管理的程度更加細(xì)致，并對(duì)信息的安全管理進(jìn)行定期的抽查與監(jiān)督，確保管理制度安全、有效地運(yùn)行。

（三）創(chuàng)建分級(jí)管理模式。人事檔案的整理與管理在大多數(shù)的縣級(jí)醫(yī)院基本是由檔案管理人員全面負(fù)責(zé)，然而這些管理人員大多不是專(zhuān)職的人事管理人員，這種情況就加大了管理人員的工作量?？梢詫⒎旨?jí)管理的模式運(yùn)用到人事檔案的管理系統(tǒng)中，對(duì)于科室、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及其他人員分別建立管理分系統(tǒng)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的管理人員進(jìn)行管理，各級(jí)檔案管理人員需要進(jìn)行信息的錄入以及查詢(xún)時(shí)都需要進(jìn)行申請(qǐng)，錄入以及查詢(xún)的工作都要在領(lǐng)導(dǎo)或是管理員允許的情況下進(jìn)行。檔案信息將會(huì)通過(guò)不同級(jí)別的管理員進(jìn)行分級(jí)錄入與查詢(xún)，各類(lèi)檔案將會(huì)以不同的級(jí)別進(jìn)行存儲(chǔ)，并且查詢(xún)運(yùn)用設(shè)有權(quán)限，應(yīng)用界面的各類(lèi)入口都將會(huì)在后臺(tái)系統(tǒng)中進(jìn)行統(tǒng)一的管理，使得檔案的管理效率得到提高。

（四）增強(qiáng)安全意識(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)的有效維護(hù)。信息安全是人事檔案管理工作的重中之重。人事檔案的信息安全涉及醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人隱私等內(nèi)容，要重視人事檔案信息安全管理中的保密與維護(hù)工作。相應(yīng)的人事檔案管理人員要具有十分嚴(yán)明的工作紀(jì)律，嚴(yán)格遵守人事檔案安全管理保密制度，根據(jù)不同人員的管理權(quán)限限定工作范圍，嚴(yán)格禁止人事檔案管理部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行不加任何防范措施的鏈接，進(jìn)而確保信息的安全，并逐步強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息的安全保障工作。與此同時(shí)，縣級(jí)醫(yī)院的人事檔案信息管理系統(tǒng)是動(dòng)態(tài)運(yùn)行的，管理人員需要根據(jù)實(shí)際的情況對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)與更新。因此，建立信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)要保證錄入信息的準(zhǔn)確性以及完整性，還需要實(shí)時(shí)地校準(zhǔn)與更新錄入的信息，使信息更真實(shí)、準(zhǔn)確。

（五）提升人事檔案信息安全管理人員的責(zé)任意識(shí)。要使管理人員的責(zé)任意識(shí)得到提升，首先檔案管理人員要樹(shù)立正確的信息安全理念，從自身的責(zé)任意識(shí)出發(fā)，檔案管理人員要堅(jiān)持以下的方針策略：防范為主、積極防御，做好防范與治理有效結(jié)合，使自身責(zé)任心與使命感不斷加強(qiáng)，自身要不斷學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高認(rèn)識(shí)、高效使用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案的安全管理可以使醫(yī)院人事檔案管理更有效率、更加準(zhǔn)確，是時(shí)代發(fā)展的必然要求。醫(yī)院人事檔案安全管理是我國(guó)醫(yī)院提升自身管理水平的重要基礎(chǔ)，只有通過(guò)有效的人事檔案安全管理，醫(yī)院才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的充分利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的利用最大化。醫(yī)院人事檔案信息安全管理的實(shí)施，能夠有效地解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，保證醫(yī)院人事檔案的安全性、合理性、實(shí)效性，以此促進(jìn)醫(yī)院的快速、穩(wěn)定發(fā)展。

[1]張炎敏.淺談醫(yī)院人事檔案管理工作的特點(diǎn)和改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(09).

[2]翟晶,王忠.新形勢(shì)下醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J].醫(yī)學(xué)教育管理,2016(05).