文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

淺談如何提升烈士陵園檔案管理效率

文/四平市烈士陵園管理處 趙一光

隨著社會(huì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活與工作也較之早前有了巨大改變，而檔案管理工作亦深受此影響，隨著社會(huì)對(duì)檔案管理工作要求的不斷增加，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已然無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)代企業(yè)的發(fā)展需求。

烈士陵園；檔案管理；管理方式

對(duì)烈士陵園的檔案管理工作而言，優(yōu)質(zhì)的管理水平不僅能有效促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，同時(shí)能最大限度地滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展的需求。對(duì)此，烈士陵園的檔案管理工作，應(yīng)務(wù)必完善工作的方式方法，以確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。

一、當(dāng)前烈士陵園檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提升。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，相應(yīng)的也對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。然而，目前國(guó)內(nèi)大多數(shù)烈士陵園的檔案管理人員，其文化程度與專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的要求。甚至有部分檔案管理人員，在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。此外，由于國(guó)內(nèi)針對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國(guó)的檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升。最后，部分檔案管理工作人員，因本身缺乏良好的檔案管理工作知識(shí)，加之對(duì)檔案管理工作的不熟悉，從而導(dǎo)致其工作效率也始終難以得到有效提升。

（二）檔案管理工作方式比較傳統(tǒng)。檔案管理工作效率的高低，除了取決于工作人員的素質(zhì)外，其工作的方式方法亦對(duì)此有著重大影響。如上文中我們提到，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，如今的企業(yè)已普遍實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，以降低工作人員的工作失誤并提升其工作效率，部分檔案管理人員，尤其是部分年齡偏大的員工，至今仍不懂得如何運(yùn)用電腦。而部分陵園則還未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，如此必將阻礙檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理工作量逐漸增加。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作量的加大使得檔案管理的難度也隨之大幅增長(zhǎng)。然而檔案管理工作人員的數(shù)量卻仍然維持原狀，這便使得員工個(gè)人不僅工作量大幅增加，其相應(yīng)的工作質(zhì)量要求也隨之提高，以至于過(guò)高的工作壓力容易使人產(chǎn)生倦怠感，進(jìn)而導(dǎo)致工作失誤或工作效率降低等現(xiàn)象發(fā)生。

二、提升烈士陵園檔案管理效率的途徑

（一）強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀(guān)念。檔案對(duì)任何單位而言都無(wú)疑是重要的信息資源，且該信息資源的準(zhǔn)確與完整將直接影響到單位所制定的各項(xiàng)重大決策。因此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)務(wù)必對(duì)自身的檔案管理工作給予足夠的重視，并要認(rèn)識(shí)到檔案這種信息憑證的重要性，進(jìn)而在實(shí)際的管理過(guò)程中，工作人員應(yīng)務(wù)必摒棄傳統(tǒng)落后的管理觀(guān)念，并將目光集中到當(dāng)前管理工作中所存在的問(wèn)題，以創(chuàng)新的服務(wù)意識(shí)來(lái)為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，檔案管理的根本目的便是為了服務(wù)社會(huì)，因而檔案管理工作也需不斷深入社會(huì)來(lái)了解各種需求信息，進(jìn)而確保檔案信息的全面性和針對(duì)性。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。當(dāng)前，導(dǎo)致陵園的檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了管理者的不重視之外，更多的是烈士陵園目前所使用的檔案管理系統(tǒng)已逐漸無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的需求。目前，國(guó)內(nèi)陵園所使用的檔案管理系統(tǒng)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案分級(jí)錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實(shí)現(xiàn)。眾所周知，檔案管理工作其本身便有著較強(qiáng)的邏輯性，若能將信息技術(shù)運(yùn)用至檔案管理過(guò)程，則能在極大程度上提升檔案管理工作的效率。至于信息技術(shù)與檔案管理工作中的具體運(yùn)用則主要涵蓋以下幾個(gè)方面：首先是軟件的開(kāi)發(fā)，雖然當(dāng)前已有許多信息技術(shù)被應(yīng)用到了檔案的管理過(guò)程中，但由于缺乏有針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)管理軟件，以至于許多功能都還無(wú)法實(shí)現(xiàn)，如檔案的編排、存儲(chǔ)以及歸檔等。其次則是應(yīng)建立一個(gè)支持信息共享的平臺(tái)，以增強(qiáng)檔案信息在陵園內(nèi)部的共享，并方便系統(tǒng)各組成部分隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行查閱，進(jìn)而提升檔案的管理效率。最后則是加強(qiáng)對(duì)電子檔案的運(yùn)用，一方面可極大地節(jié)省空間，另一方面則更方便保管，可謂一舉多得。

（三）完善相應(yīng)的制度體系。就當(dāng)前的烈士陵園檔案管理工作而言，缺乏相應(yīng)的檔案管理制度是影響檔案管理水平的重要因素之一。加之相關(guān)管理者對(duì)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作始終難以得到有效開(kāi)展。因此，要想做好烈士陵園檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國(guó)基本國(guó)情進(jìn)行合理創(chuàng)新。進(jìn)而以完善的制度體系，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（四）重視人員管理?，F(xiàn)代社會(huì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)終究是人才方面的競(jìng)爭(zhēng)。因而無(wú)論國(guó)家事業(yè)單位或是私人企業(yè)，其競(jìng)爭(zhēng)的核心均是人才，檔案管理工作亦是如此。對(duì)此，作為烈士陵園管理者，應(yīng)在不斷完善檔案管理制度的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)，從而提高烈士陵園的檔案管理水平。與此同時(shí)，在用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才。此外，針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，陵園應(yīng)對(duì)其展開(kāi)進(jìn)一步的培訓(xùn)，以提升相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升其檔案管理水平。最后則是要及時(shí)解聘不合格的檔案管理人員，從而確保檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會(huì)對(duì)檔案管理工作的要求。

三、總結(jié)

總之，檔案管理工作效率的提升是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。對(duì)此，相關(guān)工作人員在實(shí)際的工作中，唯有不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，并積極嘗試各種措施，如此方可促進(jìn)檔案管理效率的提升。

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