張利萍

摘 要：信息時(shí)代的檔案信息管理存在諸多的安全隱患，文章簡(jiǎn)要的介紹了幾種常見(jiàn)的影響檔案信息安全的因素，針對(duì)這些問(wèn)題，提出了一些行之有效的解決措施，保障信息時(shí)代電子檔案管理的安全。其中有包括建立健全高效應(yīng)急防范機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)等在內(nèi)的諸多解決方法，以期通過(guò)文章能夠給其他電子檔案管理人員提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案信息 安全保障

中圖分類號(hào)：G70 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）10（a）-0192-02

電子檔案管理是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展以來(lái)，檔案管理方面產(chǎn)生的最重大變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理變成如今信息時(shí)代的電子檔案管理，其運(yùn)作方式和管理模式受到了巨大的影響，當(dāng)初“汗牛充棟”的情況不復(fù)存在，取而代之的是一張張硬盤和一臺(tái)臺(tái)計(jì)算機(jī)，便攜式的存儲(chǔ)，快速的信息定位和搜尋，為檔案管理提供了前所未有的便捷，但是同時(shí)也帶來(lái)了一些顯而易見(jiàn)的弊端。如何保障電子檔案的信息安全是當(dāng)代檔案管理者首先要解決的問(wèn)題。

1 影響電子檔案信息安全因素的分析

1.1 載體壽命因素的影響

眾所周知，電子檔案的存儲(chǔ)載體一般都是磁盤磁帶和硬盤之類的物質(zhì)，這些媒介用于存儲(chǔ)信息是有一定的壽限的。例如磁帶在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的使用之后會(huì)消磁或者由于磁場(chǎng)不強(qiáng)載體受損而產(chǎn)生信息無(wú)法讀取、或者信息讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象[1]。有研究表明一般的磁性物質(zhì)壽命短的只有三年，長(zhǎng)的五年，因此，存儲(chǔ)在磁性物質(zhì)里面的信息就會(huì)隨著磁盤的老化而消失，這些磁性物質(zhì)適合于短期的信息存儲(chǔ)卻不能用于長(zhǎng)期甚至是終身的信息存儲(chǔ)，沒(méi)有安全保障。而計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)也存在這樣的問(wèn)題，不但要保證信息存儲(chǔ)要在硬盤使用年限內(nèi)，還要保證硬盤不會(huì)突然失效或者崩壞，一旦硬盤出現(xiàn)問(wèn)題，那么存儲(chǔ)的信息就會(huì)有安全隱患。相比于可以儲(chǔ)存超過(guò)一千年的紙質(zhì)材料，電子存儲(chǔ)雖然便捷快速，但是還是要解決一些硬件本身的問(wèn)題，這個(gè)任務(wù)也是長(zhǎng)期的，不斷發(fā)展和變化的。

1.2 技術(shù)因素的影響

電子檔案的管理最重要的其實(shí)不是電子檔案的壽命因素和環(huán)境因素，而是電子檔案管理的技術(shù)因素，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在日趨完善，電子檔案管理在向前邁進(jìn)的時(shí)候也難免會(huì)遇到技術(shù)上難以突破的障礙，也會(huì)遇到前進(jìn)路上的新情況和問(wèn)題。硬盤技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)都在不斷的更新?lián)Q代，更換周期頻繁的可能一年更換一次，在計(jì)算機(jī)技術(shù)更新之后，過(guò)時(shí)的管理技術(shù)就跟不上新的存儲(chǔ)載體的管理模式，會(huì)產(chǎn)生檔案管理與檔案存儲(chǔ)調(diào)取不匹配的現(xiàn)象，管理人員沒(méi)有足夠先進(jìn)的管理技術(shù)就會(huì)使檔案管理工作停滯不前。同樣的，計(jì)算機(jī)是當(dāng)前使用率最廣泛的信息載體，因此在紛繁復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下難免會(huì)有種種危機(jī)，例如病毒和黑客的侵襲，就是一大隱患。

1.3 管理因素的影響

管理因素的影響主要指的是管理工作中出現(xiàn)的制度不全、法律法規(guī)不全、人員素質(zhì)低下、沒(méi)有責(zé)任落實(shí)制度，導(dǎo)致管理工作一盤散沙沒(méi)有核心，管理工作沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)。出現(xiàn)在管理因素上的檔案信息問(wèn)題一般分為以下幾類：人為因素的檔案丟失，檔案信息不完善，紙質(zhì)檔案和電子檔案信息混亂不堪，信息存儲(chǔ)分散不集中、難以抽調(diào)，種種因素導(dǎo)致電子檔案管理出現(xiàn)紕漏[2]。人為因素的檔案丟失一般出在管理人員安全意識(shí)不高的原因上，管理人員沒(méi)有對(duì)檔案管理有一定的安全意識(shí)，不知道信息保密原則，有意或者無(wú)意的將信息泄漏出去；檔案信息不完善是由于檔案存儲(chǔ)的時(shí)候沒(méi)有經(jīng)過(guò)核實(shí)和即時(shí)的積累以及歸檔鑒定等程序；有些檔案管理部門對(duì)于當(dāng)下的檔案管理完全沒(méi)有章法，認(rèn)為電子管理可以取代一切的紙質(zhì)檔案管理，就在處理電子檔案的時(shí)候忽視了紙質(zhì)檔案信息的完善和補(bǔ)充，有時(shí)候又認(rèn)為有了紙質(zhì)檔案作為備份就對(duì)待電子檔案信息隨意錄入，敷衍對(duì)待；還有部分管理檔案的人員，缺乏專業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，不懂得如何進(jìn)行檔案的分類和歸檔，檔案信息雜亂分散、大大的加重了信息抽調(diào)的難度。

2 信息時(shí)代電子檔案信息安全保障策略

2.1 建立高效應(yīng)急機(jī)制，加強(qiáng)電子信息安全防范

應(yīng)急機(jī)制就是說(shuō)要在平時(shí)的檔案管理之外要時(shí)刻保持高度的警惕，對(duì)于突發(fā)的事件要有一個(gè)應(yīng)對(duì)措施制定的方案，這個(gè)措施就是應(yīng)急機(jī)制。從美國(guó)911事件來(lái)看，電子信息存儲(chǔ)的應(yīng)急機(jī)制有多么的重要，很多的銀行和重大信息存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)在經(jīng)過(guò)襲擊事件之后就丟失了信息，并且是永久性丟失，有些很重要的信息包括有人物信息和財(cái)務(wù)信息以及一些政治方面的信息都在事件中丟失，對(duì)整個(gè)城市和整個(gè)國(guó)家都產(chǎn)生了重大的影響[3]。但是有些機(jī)構(gòu)能夠在經(jīng)受了襲擊之后快速的整頓自己，恢復(fù)營(yíng)業(yè)，就是因?yàn)樗麄兊男畔⒋鎯?chǔ)完整，沒(méi)有遭受到嚴(yán)重的損害?？梢?jiàn)，檔案管理建立起一個(gè)科學(xué)合理、高效的應(yīng)急機(jī)制對(duì)于檔案管理而言是一件多么重要事情，信息的損毀和消失對(duì)于檔案管理而言是致命性的打擊。檔案管理部門的電子檔案管理，也要及時(shí)的建立起高效的應(yīng)急機(jī)制。面對(duì)突發(fā)事件能夠迅速的做出反應(yīng)，采取正確的措施將信息損害在事故中降到最低甚至是不受損害，并且在經(jīng)過(guò)了突發(fā)事故之后還能夠快速的恢復(fù)。

2.2 提升檔案管理的安全意識(shí)

前文提到，很多檔案管理出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題，絕大多數(shù)都是出在了員工沒(méi)有安全意識(shí)或者是安全意識(shí)薄弱上。在檔案管理工作中，人永遠(yuǎn)是決定性的因素，檔案的安全最大保障就是工作人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，檔案管理最大的危機(jī)就是工作人員的疏忽和私利性。所以檔案管理安全體系的建立先決條件是要樹(shù)立工作人員的安全意識(shí)，加強(qiáng)思想建設(shè)，提高管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，把安全第一當(dāng)做檔案管理事業(yè)的重要戰(zhàn)略，將檔案管理任務(wù)上升到戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)，為檔案管理筑起一道堅(jiān)固的思想防線。一直以來(lái)，在檔案管理的工作中，有些管理人員根本不重視檔案的信息安全，認(rèn)為檔案管理就是只要保證檔案信息的完整就好，信息交到他的手上他就有處理的權(quán)利，法律意識(shí)不明確，安全意識(shí)為零，對(duì)于這樣的檔案管理人員最好不啟用，或者啟用之前進(jìn)行科學(xué)的專業(yè)的培訓(xùn)，樹(shù)立起基本的信息安全意識(shí)，并且要在全體范圍內(nèi)樹(shù)立起檔案安全意識(shí)[4]。還有一種情況是管理人員有基本的信息安全意識(shí)，但是出于私利，將檔案信息當(dāng)做盈利的工具，出賣檔案庫(kù)中的信息賺取額外的收入，這樣的做法不是沒(méi)有安全意識(shí)而是沒(méi)有法律意識(shí)，因此檔案管理人員的培訓(xùn)除了要樹(shù)立一定的安全意識(shí)之外還要建立起相關(guān)的法律保障機(jī)制。另外還應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)當(dāng)前我國(guó)檔案的安全保障的相關(guān)體系，要制定并有效實(shí)施檔案信息的安全保障規(guī)劃，從而使得我國(guó)的檔案事業(yè)能夠得到有效的健康發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，從20世紀(jì)的90年代開(kāi)始，我國(guó)檔案的信息化以及電子化的程度也在進(jìn)一步加深?？墒怯捎诩夹g(shù)以及法規(guī)等多方面的不完善，使得我國(guó)檔案信息工作在安全方面也開(kāi)始暴露出一定的問(wèn)題，需對(duì)其影響因素進(jìn)行探析，不斷創(chuàng)新保障信息安全的策略，才能促使我國(guó)檔案信息化有序良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 項(xiàng)文新.基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的檔案信息安全保障體系構(gòu)架與構(gòu)建流程[J].檔案學(xué)通訊，2012（2）：87-90.

[2] 馬仁杰，劉俊玲.論電子檔案開(kāi)放利用中信息安全保障存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）：56-60.

[3] 宗文萍，郭莉珠.論信息時(shí)代的檔案信息安全保障[J].檔案學(xué)通訊，2004（6）：60-64.

[4] 張霞.信息時(shí)代的檔案信息安全保障[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（13）：130-131.endprint