潘露露+歐邦才+浦佳歡

[摘要]文章在對食品企業(yè)原材料采購的要求與特點(diǎn)分析的基礎(chǔ)上，按照原材料采購工作的流程，從制定原材料采購流程、明確采購需求與標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商的搜尋與選擇、合同簽訂與管理、采購評價(jià)與改進(jìn)等五個(gè)方面提出了對策，以期對食品企業(yè)原材料采購水平及績效的提高提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]食品企業(yè)；原材料采購；供應(yīng)商

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734132

1引言

近年來，由于食品安全問題頻頻發(fā)生，從而導(dǎo)致人們對于食品原材料的關(guān)注愈加明顯，這無疑提高了食品加工企業(yè)在原材料采購方面的要求。食品加工企業(yè)做好原材料采購工作，不僅能保證原材料及產(chǎn)品質(zhì)量，而且能降低采購成本、促進(jìn)銷售并樹立良好的企業(yè)形象。然而原材料采購并不是簡單地購買，不僅需要制定科學(xué)與標(biāo)準(zhǔn)的采購流程，包括明確采購需求、供應(yīng)商搜尋、供應(yīng)商評價(jià)、供應(yīng)商選擇、合同簽訂與管理、采購績效評價(jià)與改進(jìn)；同時(shí)還需要嚴(yán)格地執(zhí)行。

2食品企業(yè)原材料采購的要求與特點(diǎn)分析

21食品企業(yè)原材料采購的要求

（1）質(zhì)量要求。原材料必須同時(shí)符合食品相關(guān)法規(guī)要求和食品加工產(chǎn)品對原材料質(zhì)量及工藝要求。從相關(guān)法規(guī)上看，我國的食品質(zhì)量控制體系主要包括HACCP認(rèn)證、ISO2000、QS認(rèn)證、GAP、食品召回制度等；從質(zhì)量上看，食品加工企業(yè)應(yīng)處理好絕對質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和適當(dāng)質(zhì)量原則[1]，從而能夠在保證質(zhì)量的前提下降低成本。

（2）價(jià)格要求。在原材料采購過程中，無論是招標(biāo)采購或是其他采購方式，企業(yè)均須在質(zhì)量保障的前提下追求最低價(jià)格，同時(shí)還應(yīng)考慮季節(jié)性影響因素，從而提高企業(yè)利潤率。

（3）服務(wù)要求。供應(yīng)商提供的服務(wù)主要有原材料包裝及存儲(chǔ)環(huán)境、交付、便利的支付方式、合理的退換貨制度等，這對于食品加工企業(yè)來說也是至關(guān)重要的。

（4）信譽(yù)要求。供應(yīng)商的信譽(yù)不僅對食品加工企業(yè)原材料的質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等有著直接影響，同時(shí)，還對食品加工企業(yè)的企業(yè)形象或其他方面有著間接影響；因此，在采購中必須對原材料供應(yīng)商的信譽(yù)進(jìn)行考察與評估，對于滿足企業(yè)信譽(yù)要求的供應(yīng)商才納入到備選供應(yīng)商當(dāng)中。

（5）協(xié)同創(chuàng)新要求。協(xié)同創(chuàng)新要求是指當(dāng)食品企業(yè)開發(fā)新產(chǎn)品時(shí)，面對原材料或其他物料的創(chuàng)新需要時(shí)，供應(yīng)商具有與食品企業(yè)協(xié)同創(chuàng)新的意愿與能力。據(jù)歐洲某專業(yè)機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)調(diào)查表明，在采購過程中通過價(jià)格談判降低成本的幅度一般在3%～5%，而供應(yīng)商早期參與產(chǎn)品開發(fā)成本降低可達(dá)10%～50%。[2]可見，具有協(xié)同創(chuàng)新能力的供應(yīng)商能夠給企業(yè)帶來非常大的利益。

22食品企業(yè)原材料采購的特點(diǎn)

（1）采購周期相對較短。相對于制造業(yè)，食品原材料的采購周期不僅受到生產(chǎn)需求和庫存成本的影響，還和原材料保質(zhì)期有很大的關(guān)系。大多數(shù)食品原材料的保質(zhì)期相對較短，從而使得采購周期縮短、采購批量也相應(yīng)減小。

（2）對采購量的控制要求高?；谑称吩牧系谋Ｙ|(zhì)期短、易損耗等特點(diǎn)，決定了食品加工企業(yè)在采購中必須對采購量進(jìn)行嚴(yán)格控制，因?yàn)槿绻少忂^多不僅會(huì)增加采購及庫存成本，還大大提高了損耗風(fēng)險(xiǎn)；如果采購量不足，則不僅會(huì)影響正常生產(chǎn)，同時(shí)還增加訂貨費(fèi)用。

（3）保存環(huán)境要求嚴(yán)格。通常食品及其原材料對保存環(huán)境的要求較高，除了滿足溫度、濕度條件以外，還需要考慮防串味、防腐、防氧化等環(huán)境因素。

（4）供應(yīng)季節(jié)性與需求均衡性的平衡。由于農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)具有很明顯的季節(jié)性，導(dǎo)致其供應(yīng)的數(shù)量、價(jià)格甚至其質(zhì)量指標(biāo)都具有季節(jié)性，從而食品原材料采購也具有季節(jié)性；但客觀上食品企業(yè)對原材料等需求往往是均衡性的，因此，食品企業(yè)必須處理好供應(yīng)的季節(jié)性與需求的均衡性之間的矛盾。

（5）其他。除了以上特點(diǎn)外，食品企業(yè)原材料采購還具有質(zhì)量把關(guān)嚴(yán)格、采購品種多樣化等特點(diǎn)。

3食品企業(yè)原材料采購的對策

31制定原材料采購流程

企業(yè)重視采購工作，組建專門的采購部門才能進(jìn)行有效的采購管理。目前，食品加工企業(yè)現(xiàn)有的采購部門大多僅是依照生產(chǎn)部門的要求進(jìn)行采購，未能明確采購部門的職能，而真正能夠發(fā)揮工作價(jià)值的采購部門應(yīng)該做到：參與企業(yè)戰(zhàn)略的制定、了解企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、庫存控制、制定采購策略、了解原材料的市場供求狀況、供應(yīng)商管理等。

采購部門制定長效的采購流程有助于提高工作效率、保證工作質(zhì)量。當(dāng)前，很多中小型食品加工企業(yè)在采購過程中過分注重人情關(guān)系和原材料價(jià)格，忽略了對原材料質(zhì)量管理、供應(yīng)商創(chuàng)新能力、服務(wù)能力等多方面的考慮，導(dǎo)致采購流程過分簡單。為了保證采購工作能夠高效地進(jìn)行，采購流程應(yīng)當(dāng)包括圖1所示的八個(gè)環(huán)節(jié)。

圖1食品加工企業(yè)采購流程

32明確原材料采購需求及采購標(biāo)準(zhǔn)

（1）原材料采購需求的準(zhǔn)確定義。采購需求是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃而產(chǎn)生的，受最終產(chǎn)品要求、企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、競爭戰(zhàn)略要求等的限制，是一次采購工作的基本要求。采購需求主要包括兩個(gè)部分的內(nèi)容：一是物資需求，其內(nèi)容主要有品種、數(shù)量、產(chǎn)地、產(chǎn)時(shí)、規(guī)格、部位、品牌、分割要求、營養(yǎng)指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)等；二是采購過程要求，比如預(yù)算金額、供貨地點(diǎn)、供貨時(shí)間、供貨方式、結(jié)算方式等。明確采購需求是采購工作展開的基礎(chǔ)，同時(shí)對提高采購績效具有十分重要的作用。

（2）制定采購標(biāo)準(zhǔn)。采購標(biāo)準(zhǔn)與采購需求的區(qū)別主要在于采購標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)較長期間內(nèi)所有的采購活動(dòng)，而采購需求僅是針對一次采購活動(dòng)而制定的。就食品業(yè)而言，其采購標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該涉及原材料的品種、產(chǎn)地、產(chǎn)時(shí)、規(guī)格、部位、品牌、廠家、分割要求、營養(yǎng)指標(biāo)、衛(wèi)生指標(biāo)、包裝、存儲(chǔ)環(huán)境等方面。合理的采購標(biāo)準(zhǔn)能能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來提高產(chǎn)品質(zhì)量、增強(qiáng)企業(yè)形象，進(jìn)而促進(jìn)銷售的好處。

企業(yè)制定合理的采購標(biāo)準(zhǔn)不僅要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)當(dāng)綜合考慮供應(yīng)市場和消費(fèi)者的需求。當(dāng)然，采購標(biāo)準(zhǔn)制定之后，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)管理，保證其有效實(shí)施。

33供應(yīng)商的搜尋、調(diào)查與選擇

（1）備選供應(yīng)商搜尋。搜尋到的供應(yīng)商越多，采購商的可選范圍就越大，但同時(shí)企業(yè)承受的工作量也會(huì)增大。因此，供應(yīng)商搜尋方式應(yīng)根據(jù)不同的采購要求確定。通常情況下，食品加工企業(yè)由于采購頻率高、采購批量控制嚴(yán)格、原材料質(zhì)量要求嚴(yán)格、價(jià)格呈季節(jié)性浮動(dòng)等特點(diǎn)，企業(yè)需要長期穩(wěn)定的供應(yīng)商。因而，對于那些生產(chǎn)用量大、采購頻率高的原材料，企業(yè)應(yīng)采用招標(biāo)采購的方式來尋找供應(yīng)商。

（2）供應(yīng)商調(diào)查。根據(jù)采購的不同階段，供應(yīng)商調(diào)查應(yīng)分為三個(gè)階段，即供應(yīng)市場調(diào)查、供應(yīng)商初步調(diào)查、供應(yīng)商深入調(diào)查。

在制訂采購計(jì)劃之前，食品企業(yè)應(yīng)該對供應(yīng)市場的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查結(jié)果可為計(jì)劃的制訂提供參考。

供應(yīng)商初步調(diào)查為供應(yīng)商評價(jià)做準(zhǔn)備，是對每一個(gè)可選供應(yīng)商進(jìn)行的基本調(diào)查。這有助于企業(yè)了解供應(yīng)商的基本情況，同時(shí)也可以進(jìn)一步掌握供應(yīng)市場。企業(yè)可采取訪問調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商公布的信息調(diào)查等方式進(jìn)行調(diào)查。對于調(diào)查結(jié)果，為了接下來的供應(yīng)商選擇工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)為每一個(gè)供應(yīng)商建立資料卡片。

食品企業(yè)應(yīng)對準(zhǔn)備發(fā)展成為長期合作對象的供應(yīng)商進(jìn)行深入調(diào)查。這一階段的調(diào)查，采購方可采取調(diào)查問卷法、實(shí)地調(diào)查法、供應(yīng)商證明人法進(jìn)行。調(diào)查的內(nèi)容應(yīng)該包括企業(yè)資源、企業(yè)能力、可提供的原材料等多個(gè)方面，這將有利于供應(yīng)商的最終選擇和合作。

（3）供應(yīng)商評價(jià)與選擇。由于食品行業(yè)直接關(guān)系到人們的健康，所以國家對食品行業(yè)有特殊的規(guī)定，采購方應(yīng)該首先對供應(yīng)商的衛(wèi)生許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品檢驗(yàn)合格報(bào)告，以及其他許可證、認(rèn)證證書等進(jìn)行嚴(yán)格的審查。對于不合格的供應(yīng)商果斷排除。

選擇的前提是對原材料本身和供應(yīng)企業(yè)進(jìn)行的科學(xué)、系統(tǒng)的評價(jià)工作。由于食品加工企業(yè)原材料，較多為農(nóng)產(chǎn)品，品種較多，價(jià)格有高有低，質(zhì)量參差不齊，企業(yè)應(yīng)按照原材料種類，在多方面進(jìn)行細(xì)致、完整的評價(jià)。此外，由于食品行業(yè)采購采購頻率高、采購批量控制嚴(yán)格、原材料質(zhì)量要求嚴(yán)格、價(jià)格呈季節(jié)性浮動(dòng)的特點(diǎn)，應(yīng)著重考慮供應(yīng)商的準(zhǔn)時(shí)、長期供貨能力和信譽(yù)度。

對于食品加工企業(yè)，較為適用的供應(yīng)商選擇方法是因素評分法。依據(jù)供應(yīng)商評價(jià)的各項(xiàng)指標(biāo)，分別對各指標(biāo)進(jìn)行評分，得分最高者為最佳供應(yīng)商。此方法可以降低主觀評價(jià)的因素，綜合考慮供應(yīng)商各個(gè)方面的指標(biāo)，幫助食品企業(yè)準(zhǔn)確找到合適的供應(yīng)商。

對于最終選擇的供應(yīng)商，應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，該檔案與供應(yīng)商卡片不同，為了合作的展開，應(yīng)包括供應(yīng)商的地址和賬戶等。另外，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)更新供應(yīng)商資料，確保每次正常使用。

34合同簽訂與管理

食品行業(yè)的采購合同大多數(shù)為定期無定額合同。定期指合同約定的買賣關(guān)系的總期間，將重復(fù)進(jìn)行原材料的采購工作；無定額指每次訂貨的數(shù)量不固定，但防止賣方受損，可以確定每次訂貨量的波動(dòng)幅度，或者雙方在訂貨量較大變動(dòng)前進(jìn)行充分的信息交流。

為保證采購活動(dòng)按照合同準(zhǔn)確進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效實(shí)行合同管理。高效的合同管理不僅僅指從簽訂合同開始的，它應(yīng)該是貫穿整個(gè)采購工作，并且能夠?qū)崿F(xiàn)：第一，按照合同規(guī)定，保證采購進(jìn)度；第二，在需要變更合同的時(shí)候，能夠做出準(zhǔn)確的判斷，提出合理的方案；第三，規(guī)避損失的發(fā)生，幫助企業(yè)降低成本。

為保證采購合同的有效實(shí)行，組建專門的合同管理小組對于采購工作復(fù)雜的食品企業(yè)來說至關(guān)重要。該小組主要負(fù)責(zé)：借助累計(jì)進(jìn)度安排表來保證采購工作的如期進(jìn)行；編制風(fēng)險(xiǎn)分析表來指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避工作；通過合同檢查報(bào)告、檢查會(huì)議等活動(dòng)實(shí)現(xiàn)對合同管理的監(jiān)督和合同管理績效評價(jià)；合同變更、爭議、違約處理等。

35采購評價(jià)與改進(jìn)

采購績效評價(jià)是對采購工作效率進(jìn)行的全面整體的評價(jià)。做好采購績效評價(jià)工作能夠?yàn)椴少徆ぷ鞯母倪M(jìn)、人員的訓(xùn)練和甄選提供依據(jù)，評價(jià)供應(yīng)商績效，同時(shí)還能通過輔以獎(jiǎng)勵(lì)政策鼓舞員工士氣。現(xiàn)今的企業(yè)大多單一地通過盈利額來評價(jià)采購工作，沒有一個(gè)完整的評價(jià)體系。一般來說，食品企業(yè)采購績效評價(jià)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括企業(yè)外的供應(yīng)商績效評價(jià)和企業(yè)內(nèi)的采購運(yùn)作績效評價(jià)，其中，企業(yè)內(nèi)的采購運(yùn)作績效評價(jià)又包括采購職能部門的績效評價(jià)和對采購人員的績效評價(jià)。食品行業(yè)的采購績效評價(jià)與改進(jìn)的內(nèi)容應(yīng)如圖2所示。

一般來說，在食品行業(yè)中，對供應(yīng)商的評價(jià)內(nèi)容包括價(jià)格、交貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售貨服務(wù)、財(cái)務(wù)狀況、柔韌性、新產(chǎn)品開發(fā)能力等。根據(jù)評價(jià)結(jié)果，企業(yè)應(yīng)該準(zhǔn)確區(qū)分可開發(fā)的供應(yīng)商、備選供應(yīng)商以及需要結(jié)束合作的供應(yīng)商。

采購職能部門的績效評價(jià)體系應(yīng)當(dāng)從為企業(yè)營利做出的貢獻(xiàn)量、部門工作量以及部門技術(shù)能力來進(jìn)行評價(jià)。其中，為企業(yè)營利做出的貢獻(xiàn)量應(yīng)包括節(jié)約的采購成本，減少的由于交貨不及時(shí)、原材料質(zhì)量差等所造成的損失，降低的由于庫存、服務(wù)需要所產(chǎn)生的費(fèi)用等。部門工作量應(yīng)綜合考慮采購訂單、合同數(shù)量和原材料數(shù)量。部門技術(shù)能力指部門運(yùn)作柔性和效率，包括緊急采購訂單處理完成率、采購計(jì)劃完成率、人均訂單量等。適當(dāng)?shù)募寄芘嘤?xùn)和制度改進(jìn)將有助于提高部門績效。

對于采購人員的績效評價(jià)，應(yīng)從其采購產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、采購訂單的完成率、對采購時(shí)間的把控能力、采購費(fèi)用、開發(fā)的供應(yīng)商數(shù)量和供應(yīng)商關(guān)系管理效率等多個(gè)方面來建立評價(jià)體系。評價(jià)的結(jié)果應(yīng)該與采購人員的獎(jiǎng)懲掛鉤，以激發(fā)員工的工作熱情。

4結(jié)論

隨著供給側(cè)改革的推進(jìn)和人們生活質(zhì)量的提高，采購工作已經(jīng)得到許多食品加工企業(yè)的重視，但很多中小型食品加工企業(yè)的采購工作還相當(dāng)不規(guī)范，存在只看重眼前利益，甚至是利益與人情大于社會(huì)責(zé)任的現(xiàn)象。雖然采購方面的研究已經(jīng)很多，但對于如何優(yōu)化中小型食品加工企業(yè)采購工作并且被相關(guān)企業(yè)所采納的研究有待學(xué)者們進(jìn)一步地努力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 歐邦才，吳義生基于采購績效的供應(yīng)鏈采購質(zhì)量控制對策[J].中國市場，2016，36（9）：41-42.

[2]張碧君，張向陽采購管理[M].上海：格致出版社，2014