史淑霞　謝智勇

[摘要]隨著高校科研資金量的不斷增加和高校信息化的發(fā)展，網(wǎng)上報銷模式已經(jīng)被越來越多的高校接納并付諸實踐，相較于傳統(tǒng)報銷模式網(wǎng)上報銷減輕了高校財務(wù)人員的工作壓力，提高了財務(wù)核算效率和管理水平。但是在實踐中網(wǎng)上報銷模式還存在著一些問題有待進(jìn)一步改進(jìn)。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)上報銷模式；傳統(tǒng)報銷模式；數(shù)字簽名

[DOI]1013939/jcnkizgsc201734199

隨著國家對教育事業(yè)投入的增加和對科研經(jīng)費投入的逐年增長，高校的資金量不斷增加，高校財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量成倍增長，財務(wù)人員工作壓力驟增。傳統(tǒng)的報銷模式已不能滿足日益增加的工作量，在這種情況下，網(wǎng)上報銷模式應(yīng)運而生，并且已被越來越多的高校接納并付諸實踐。

1高校主要的傳統(tǒng)報銷模式概述

高校傳統(tǒng)的報銷模式主要包括排隊報銷模式、取號等候報銷模式和投遞式報銷模式。

排隊報銷模式是指報銷人員持事先整理簽批完畢的報銷單據(jù)到財務(wù)報賬大廳排隊等候報銷，財務(wù)人員根據(jù)報銷人員排隊的先后順序?qū)徍似鋱箐N單據(jù)，對符合規(guī)定的報銷單據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理并付款給報銷人員。

為緩解排隊報銷模式下排隊混亂無序，報賬大廳擁擠等問題，有些高校引入了叫號機(jī)，報賬人員無須再站立排隊等候，只需在取號機(jī)取號后坐在座位上等候叫號報銷即可。

投遞式報銷模式下報銷人員無須在報賬大廳等候，只需要把事先整理簽批完畢的報銷單據(jù)投遞到財務(wù)部門的投遞箱，財務(wù)人員定時從投遞箱取出報銷單據(jù)進(jìn)行審核，對符合規(guī)定的票據(jù)進(jìn)行賬務(wù)處理并通過網(wǎng)上銀行付款給報銷人員。

2高校傳統(tǒng)報銷模式的現(xiàn)狀及不足

排隊報銷模式下因為報銷排隊人員很多，這種模式會耗費報銷人員的大量時間排隊等候，而且一旦報銷單據(jù)存在問題，下次報銷時又要重新排隊等候。另一方面財務(wù)人員面對眾多的報銷人員，不僅需要核算記賬，而且還要回答報銷人員的疑問。在這種環(huán)境下財務(wù)人員工作壓力和心理壓力都是非常大的，難免在服務(wù)態(tài)度上有些焦躁和情緒。由此產(chǎn)生報銷難的問題，也使得報銷人員對財務(wù)部門的意見非常大。

取號等候模式在一定程度上改善了報銷的秩序，但是并未縮短報銷人員的等候時間，也未減輕財務(wù)人員的工作量，也就是說該模式并未解決報賬難的問題。

投遞式報銷模式解決了報銷人員排隊等候問題，財務(wù)人員也可以在相對寬松的環(huán)境下工作。但是財務(wù)人員的工作量并沒有減輕，與以前面對的是人滿為患的報銷人員不同，投遞式報銷下財務(wù)人員面對的是成箱的報銷單據(jù)，由于沒有了排隊等候問題報銷人員投遞報銷單據(jù)會更頻繁導(dǎo)致財務(wù)人員的工作量增加。尤其是到了學(xué)期末和年末，由于投遞的單據(jù)過多，財務(wù)人員不得不加班加點來完成工作，很多時候幾個周末都要加班，使得財務(wù)人員身心俱疲，財務(wù)準(zhǔn)確率也相應(yīng)降低。

3網(wǎng)上報銷模式流程介紹

傳統(tǒng)報銷模式已不能滿足高校日益增長的業(yè)務(wù)量要求，需要一種新的模式來解決目前報銷中存在的問題。于是網(wǎng)上報銷模式應(yīng)運而生，網(wǎng)上報銷模式的業(yè)務(wù)流程如下：

（1）報銷人員登錄網(wǎng)上報銷界面進(jìn)入網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。報銷人員需要填寫報銷經(jīng)費的部門名稱、項目名稱，根據(jù)報銷單據(jù)的分類填寫報銷摘要與金額，由于系統(tǒng)預(yù)設(shè)了各個項目的預(yù)算額度和范圍，超出預(yù)算將無法錄入。最后填寫報銷經(jīng)費的支付方式和收款人員信息，支付方式包括對公支付和對私支付，如果是對私支付，需要填寫收款人員相關(guān)信息，財務(wù)系統(tǒng)與教工銀行卡號數(shù)據(jù)是相關(guān)聯(lián)的，如果是轉(zhuǎn)到教工銀行卡中只需要填寫教工號和聯(lián)系方式。如果報銷經(jīng)費將打入非學(xué)校教職工卡中，還需要填寫收款人的銀行賬號等信息。如果是對公支付，匯款給對方單位，需要填寫對方單位的戶名，開戶行、銀行賬號等信息。填寫好以上相關(guān)信息后報銷人員網(wǎng)上提交上述信息。

（2）報銷人員在網(wǎng)上提交信息后打印出的條形碼信息貼到裝有報銷單據(jù)的信封上，報銷人員在相關(guān)單據(jù)簽字審批完畢后將報銷單據(jù)裝到信封交到財務(wù)報賬大廳。

（3）財務(wù)人員掃描條形碼信息調(diào)出報銷人員提交的網(wǎng)上的報銷信息，對報銷單據(jù)進(jìn)行審核，審核無誤則生成記賬憑證，如果存在問題則會通過短信平臺通知報銷人員進(jìn)行修改。

（4）出納人員根據(jù)記賬憑證生成的付款信息進(jìn)行付款，付款后短信平臺會通知收款人。

4網(wǎng)上報銷模式發(fā)展的必要性

41網(wǎng)上報銷模式與傳統(tǒng)報銷模式比較

網(wǎng)上報銷模式繼承了投遞式報銷模式下沒有報銷排隊等候問題，而且要求報銷人員事先自己在網(wǎng)上錄入報銷明細(xì)摘要和金額，然后將報銷原始單據(jù)送至財務(wù)報賬大廳相應(yīng)位置即可，看似比投遞式報銷更復(fù)雜，因為增加了報銷人員網(wǎng)上錄入步驟，其實卻可以大大節(jié)省報銷單據(jù)等候處理時間，報銷人員可以更快收到報銷款項。因為網(wǎng)上報銷減少了財務(wù)人員手動錄入記賬憑證的繁重工作量，財務(wù)人員只需從財務(wù)系統(tǒng)審核報銷人員事先在網(wǎng)上錄入的報銷明細(xì)摘要和金額，如無誤就可以自動生成記賬憑證，然后對該記賬憑證進(jìn)行審核，如有錯誤進(jìn)行必要修改即可。網(wǎng)上報銷模式大大減少了財務(wù)人員錄入憑證時間，提高了財務(wù)準(zhǔn)確率，也使財務(wù)人員有更多的時間從事財務(wù)管理工作。

42網(wǎng)上報銷模式的優(yōu)勢

（1）顯著提高了工作效率。網(wǎng)上報銷模式下，報賬人員可以合理安排時間在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)錄入報銷信息，如利用中午時間或下班時間，不再受財務(wù)工作時間的限制，使報銷師生有更多的完整時間從事科研、實驗和學(xué)習(xí)，不再被財務(wù)報賬被迫中斷工作學(xué)習(xí)。財務(wù)人員也因為網(wǎng)上報銷自動生產(chǎn)記賬憑證的功能大大減輕了錄入記賬憑證的繁重工作，由于無須二次錄入報賬金額和賬號信息，也減少了財務(wù)核算的差錯率，使得財務(wù)工作效率明顯提高。

（2）財務(wù)報銷流程更加優(yōu)化和透明。在網(wǎng)上報銷模式下將財務(wù)報銷制單錄入工作分解到各個報賬人員，由于每位報賬人員的報賬量不會很多，相對于以前財務(wù)人員集中大量地制單錄入，分配到各個報賬人員的錄入工作量其實很小，而且報賬人員可以在任意時間和地點完成錄入工作。在報賬人員錄入報賬信息的界面可以查詢到相關(guān)的財務(wù)報銷制度，使報賬人員對財務(wù)制度和審批權(quán)限不再是一知半解，財務(wù)制度也更加透明。報賬人員可還以在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)查到報銷流程進(jìn)行到了哪一步，財務(wù)報銷流程更加透明。endprint

（3）有利于項目負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對科研經(jīng)費的管理。網(wǎng)上報銷模式下預(yù)設(shè)了各項經(jīng)費的支出范圍和支出額度，超出范圍和額度將無法在網(wǎng)上錄入相關(guān)信息，這就避免了傳統(tǒng)報銷模式下超明細(xì)預(yù)算額度和超范圍的報銷問題，項目負(fù)責(zé)人可以更好地監(jiān)控和了解項目經(jīng)費的執(zhí)行情況，真正做到了預(yù)算的事前控制，使科研項目結(jié)題更加順利，同時也減少了財務(wù)調(diào)賬工作。

（4）通過報銷信息的公開，加強(qiáng)財務(wù)監(jiān)督。在網(wǎng)上報銷模式下，經(jīng)過授權(quán)的各個人員可以通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)實時查詢、調(diào)閱、對比各種報銷信息。通過報銷信息的共享，建立多部門、多用戶、各級領(lǐng)導(dǎo)廣泛參與的監(jiān)督格局，使高校的財務(wù)管理和會計核的規(guī)范性和透明度得到有效增強(qiáng)，財務(wù)事項得到有效監(jiān)督。

5高校網(wǎng)上報銷模式現(xiàn)行使用概況

隨著高校財務(wù)工作量的不斷加大和高校財務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展，已經(jīng)有越來越多的高校開始實行網(wǎng)上報銷。圖1、圖2、圖3分別是南開大學(xué)、西南交通大學(xué)、蘇州大學(xué)的網(wǎng)上報銷流程。

從圖1可以看出南開大學(xué)的網(wǎng)上自助報銷模式是指報銷人員登錄報銷系統(tǒng)填寫報銷內(nèi)容、金額等信息并提交，打印出報銷確認(rèn)單，然后是由相關(guān)負(fù)責(zé)人對報銷單據(jù)簽字后投遞至報銷大廳。財務(wù)人員根據(jù)報銷確認(rèn)單自動生成記賬憑證，對報銷票據(jù)和自動生成的記賬憑證摘要科目等進(jìn)行審核，審核通過后由出納人員將報銷款通過網(wǎng)銀支付打入銀行卡或?qū)Ψ綄~戶中。

但是南開大學(xué)的網(wǎng)上報銷模式還存在一些不足，王娜在《高校財務(wù)投遞式報銷與網(wǎng)上自助報銷模式比較研究》中指出南開大學(xué)網(wǎng)上自助報銷模式的不足主要包括以下幾個方面，首先網(wǎng)銀支付范圍僅限于本校教職工，在校學(xué)生和一些臨時聘用人員無法進(jìn)行網(wǎng)銀支付，而且網(wǎng)銀支付只是對應(yīng)一家銀行的銀行卡，使得支付受到限制。其次短信平臺發(fā)送短信不智能，需要手動輸入對方號碼和短信內(nèi)容，耗用時間較多。

圖2是西南交通大學(xué)無等候報賬系統(tǒng)流程圖，西南交通大學(xué)從2012年3月開始試點推行無等候報賬系統(tǒng)，其核心同網(wǎng)上報賬系統(tǒng)一致，由報賬人員在網(wǎng)上填寫預(yù)約報銷申請然后將報銷單據(jù)及預(yù)約單送至財務(wù)報賬大廳，財務(wù)人員在規(guī)定的時間內(nèi)給予報銷并通過網(wǎng)銀支付。根據(jù)梁霽寧等在《基于用戶體驗的高校無等候報賬系統(tǒng)實踐》中的介紹，西南交通大學(xué)的無等候報賬系統(tǒng)是綜合考慮了項目負(fù)責(zé)人、實際報賬人和財務(wù)人員的需求而開發(fā)設(shè)計的。其中項目負(fù)責(zé)人可以全面查看經(jīng)費使用情況、預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費往來情況，并可以設(shè)定一名經(jīng)費管理人員和多名經(jīng)辦人員。報賬人員經(jīng)過項目負(fù)責(zé)人或管理人的授權(quán)后可以登錄財務(wù)報賬系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)報銷信息填寫、打印報銷預(yù)約單、將報銷單據(jù)和預(yù)約單送至財務(wù)處，報賬人員完成以上步驟后，還可以通過查看預(yù)約物流模塊查詢報銷業(yè)務(wù)處理情況。財務(wù)人員可以直接從網(wǎng)上報賬系統(tǒng)提取報銷信息加工，減少了錄入的工作量，提高了財務(wù)工作效率，另外財務(wù)報銷的無現(xiàn)金支付解決了資金流量大、風(fēng)險因素多、監(jiān)管漏洞多等問題，同時也減輕了現(xiàn)金出納的工作強(qiáng)度和壓力。推行網(wǎng)上報賬系統(tǒng)后西南交通大學(xué)根據(jù)師生意見對系統(tǒng)及時地進(jìn)行了升級和優(yōu)化，如對差旅費報銷進(jìn)行細(xì)化設(shè)計，自動根據(jù)職務(wù)級別計算出差補(bǔ)助等，使報銷系統(tǒng)操作更加簡單快捷。

圖3是蘇州大學(xué)網(wǎng)上預(yù)約報賬流程，由于過于追求財務(wù)人員習(xí)慣的精細(xì)化核算填寫，報賬人員網(wǎng)上填寫手續(xù)復(fù)雜，蘇州大學(xué)在系統(tǒng)推行初期并沒有達(dá)到預(yù)期效果。蔣彩萍在《高校網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的優(yōu)化與設(shè)想——以蘇州大學(xué)為例》中介紹了蘇州大學(xué)從以下幾方面對網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)地進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整，一是預(yù)約界面的優(yōu)化調(diào)整，包括對差旅費報銷省去了與做賬無關(guān)的過于制度化的設(shè)計，采用了簡潔明了的日常報銷格式設(shè)計；對費用項提示信息關(guān)于制度、文件規(guī)定術(shù)語的通俗化表述，對財務(wù)規(guī)定簡潔明了的詮釋，突出強(qiáng)調(diào)費用填寫的具體事項，易于報賬人理解；對提示操作步驟頁面進(jìn)行了合并與剪裁優(yōu)化，減少了過多的操作步驟，縮短預(yù)約報賬操作時間。二是費用類歸類整理與細(xì)化設(shè)計，將會計科目按照日常報銷費用名稱歸類呈現(xiàn)，方便報賬人選擇，通過優(yōu)化使報賬人能準(zhǔn)確填寫報賬費用項，也使導(dǎo)入的智能憑證更加規(guī)范。

通過以上三所高校的網(wǎng)上報銷實施情況可以看出雖然各個高校的網(wǎng)上報銷具體流程不盡相同，但是核心思想是一致的，基本解決了報銷排隊難問題和財務(wù)人員手工錄入記賬憑證工作量大問題。各個高校的網(wǎng)上報銷模式存在的具體問題雖然不盡相同，但是有三個問題共同存在，一是網(wǎng)上報銷模塊沒有與其他財務(wù)模塊相關(guān)聯(lián)。二是報銷簽批問題，因為高校一般實行嚴(yán)格的多層審批經(jīng)費制度，所以一份報銷單據(jù)可能會需要幾個部門或領(lǐng)導(dǎo)簽字，有時報銷人員需要往返多次才能把所有簽字簽好。三是依然沒有解決財務(wù)工作人員審核原始報銷單據(jù)的巨大的工作量，對原始報銷單據(jù)的審核比記賬憑證錄入的工作量可能還要更大一些，因為不僅需要審核原始單據(jù)的合法合規(guī)合理性，還要計算核算金額的正確與否，尤其是對于金額較小票據(jù)較多的情況，比如報銷出租車費，上百張出租車單據(jù)的核算確實是一個不小的工作量。

6網(wǎng)上報銷模式設(shè)計的幾點建議

（1）將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)模塊與其他財務(wù)系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步提高財務(wù)工作效率。如將報銷系統(tǒng)模塊與收入系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，收入系統(tǒng)模塊的設(shè)計是為了方便勞務(wù)報酬費用發(fā)放，比如加班費、助研費、外聘人員勞務(wù)費等的發(fā)放。設(shè)計該模塊時可要求發(fā)放部門同其他報銷一樣要求報銷人員先在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)錄入發(fā)放費用的項目、金額、人員等信息，然后將相關(guān)發(fā)放單據(jù)提供到財務(wù)部門，財務(wù)人員對單據(jù)和網(wǎng)上錄入的信息進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行發(fā)放，然后自動生成記賬憑證，該模塊實行可有效減輕費用發(fā)放人員和記賬人員的手工錄入工作量。再如將網(wǎng)上報銷系統(tǒng)模塊與科研系統(tǒng)模塊相關(guān)聯(lián)，報銷系統(tǒng)可以利用科研系統(tǒng)對科研項目支出范圍和明細(xì)預(yù)算金額的設(shè)定，對科研項目的報銷范圍和金額進(jìn)行控制，報銷系統(tǒng)模塊不用再對這些科研項目的報銷范圍和金額進(jìn)行設(shè)定，避免了重復(fù)工作。

（2）使用數(shù)字簽名解決報銷簽批難的問題。數(shù)字簽名是目前電子商務(wù)和電子政務(wù)中比較成熟的技術(shù)，今后高校在建設(shè)財務(wù)相關(guān)數(shù)字簽名時可以結(jié)合數(shù)字化校園建設(shè)，采取統(tǒng)一身份驗證、CA證書管理等方式實現(xiàn)財務(wù)方面的數(shù)字簽名功能。

（3）對于原始報銷單據(jù)數(shù)量太多的問題目前只能靠規(guī)范報銷單據(jù)的整理來消減輕財務(wù)人員核算的工作量。但是未來隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)也逐漸向智能化、無紙化發(fā)展，電子化原始單據(jù)的使用必將越來越頻繁，而且電子化原始單據(jù)從網(wǎng)上接收后能夠自動確認(rèn)和轉(zhuǎn)化成記賬憑證，不僅減輕財務(wù)人員的工作量，而且會大大增強(qiáng)財務(wù)核算和管理的速度和效率。

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