王樹文

摘 要：隨著信息化技術(shù)不斷進步，我國逐漸步入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)視野下的社會發(fā)展形勢發(fā)生變化，要求企業(yè)向著數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。為了提高發(fā)展能力，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，我國事業(yè)單位同樣需要與大數(shù)據(jù)接軌。事業(yè)單位檔案管理是單位發(fā)展軌跡的記錄與總結(jié)，對事業(yè)單位未來發(fā)展有著重要指引作用，對事業(yè)單位整體管理水平提升有著較大影響。事業(yè)單位檔案信息化有利于促進檔案管理工作效率提高，降低工作成本，促進檔案數(shù)據(jù)收集整理準(zhǔn)確性提升，節(jié)省大量人力物力，對檔案效用的充分發(fā)揮有著重要作用。本文將對大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位檔案信息化方式進行探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案；信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，促進了社會整體向著信息化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。為適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，我國事業(yè)單位也開始促進檔案管理工作信息化水平提升，這是事業(yè)單位管理工作者具有大數(shù)據(jù)視野的表現(xiàn)。提高檔案管理信息化水平不僅在檔案數(shù)據(jù)收集整理中有較好效果，通過網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)用，能夠促進信息間交流分享，降低時間與空間限制，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了方便。

1 大數(shù)據(jù)時代文書檔案信息化管理的意義

檔案作為社會發(fā)展的記錄憑證，其記錄必須要求精煉、準(zhǔn)確，事業(yè)單位作為當(dāng)前社會的主要組成，其檔案管理工作更是不容忽視。事業(yè)單位在長期發(fā)展過程中積累了大量資料，對資料進行收集整理，以紙質(zhì)為載體，存在查找不便、存放困難等問題，人力浪費較大、工作效率并不高。在大數(shù)據(jù)視野下將信息化管理技術(shù)引入事業(yè)單位檔案建設(shè)中，能夠有效提高工作效率，且操作便捷、信息查找方便，存儲量大、節(jié)省空間，信息交流共享使信息傳遞更高效；根據(jù)不同需求設(shè)計不同搜索引擎，工作人員輸入關(guān)鍵字即可調(diào)取相關(guān)資料，使檔案資料查找靈活簡便，提高檢索準(zhǔn)確性。利用網(wǎng)絡(luò)，不同事業(yè)單位或企業(yè)間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享，跨越空間，有利于加強相互間交流學(xué)習(xí)。檔案管理人員應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)，大大減少工作量，查詢效率得到提高。在傳統(tǒng)檔案借閱工作中，操作環(huán)節(jié)較多，且人工管理極易出現(xiàn)失誤，不僅浪費人力物力，降低管理效率，還會給事業(yè)單位帶來損失，降低檔案應(yīng)用能力。通過信息化技術(shù)與計算機設(shè)備的應(yīng)用，建立事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，促進了檔案管理一體化，利用計算機借閱者可以迅速查找到所需檔案并進行借閱操作，操作系統(tǒng)自動生成借閱記錄，顯示應(yīng)還日期，使借閱信息一目了然，便于工作人員管理，給檔案工作管理效率提升提供便利條件。

2 事業(yè)文書檔案信息化建設(shè)進程中的問題

2.1 檔案信息化的觀念還有待進一步強化

在長期以來的文書檔案管理工作中，人們將其置于邊緣化狀態(tài)，視為可有可無的機構(gòu)或部門，缺乏對文書檔案的重視，更不用說對文書檔案的宣傳和推廣了。事業(yè)單位中也存在“重藏輕用”的意識觀念，對于文書檔案的利用價值缺少更為深入的認(rèn)知，并在信息化席卷而來的時代下，還留存有傳統(tǒng)的檔案管理思想觀念，文書檔案信息化的管理意識還未完全建構(gòu)和生成，導(dǎo)致事業(yè)文書檔案利用率不高。

2.2 文書檔案信息化管理人才較為缺失

在傳統(tǒng)的事業(yè)文書檔案管理工作之中，采用“一套卡、一本賬”的管理方式和手段，這種粗放的管理方式顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)的不斷普及和深入，事業(yè)文書檔案信息也正在向管用并舉和信息開發(fā)利用為主的方向發(fā)展。這就對文書檔案信息化管理人員提出了新的要求，需要文書檔案管理人員具有專業(yè)的檔案管理知識，還要具備基本的計算機操作知識和技能，要使其知識結(jié)構(gòu)符合文書檔案管理信息化的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而，事實卻是，事業(yè)文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和信息化素質(zhì)還有待于進一步提升，他們與信息化時代的要求不相匹配。

3 大數(shù)據(jù)視野下文書檔案信息化建設(shè)與開發(fā)的路徑

對于行政便民服務(wù)中心的檔案管理工作而言，要堅持統(tǒng)一管理和分級管理模式相結(jié)合的原則，各科室檔案管理人員要每季度、每月將本科室需要辦結(jié)的檔案或者文件整理歸檔，然后統(tǒng)一送到檔案室進行歸檔。伴隨著信息時代的到來和計算機的普及，檔案歸檔工作日益便捷，但在具體工作中，還需要重視以下幾個方面。

3.1 文書檔案的數(shù)字化建設(shè)與開發(fā)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料相當(dāng)繁瑣，對于檔案管理人員來說，對于檔案的查閱和檢索也是一件極為困難的事情。為了解決這一問題，我們要基于大數(shù)據(jù)的視野之下，充分運用計算機信息化管理技術(shù)和手段，借助于大數(shù)據(jù)環(huán)境，實現(xiàn)對事業(yè)文書檔案的數(shù)字化處理和加工，使紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化的存在形態(tài)，也即數(shù)字化檔案、電子化檔案，從而更好地為其開發(fā)和利用服務(wù)。

3.2 文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與開發(fā)

在事業(yè)文書檔案的信息化建設(shè)中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)，以確保不同區(qū)域的文書檔案信息資料的共享，通過網(wǎng)絡(luò)的立體化體系建構(gòu)和完善，加強對文書檔案的信息化管理，可以運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書檔案加以分類、歸檔、組卷、下載、復(fù)制、打印等，更好地實現(xiàn)對文書檔案的開發(fā)。

3.3 文書檔案的安全化管理

在大數(shù)據(jù)視野之下，文書檔案的安全化建設(shè)也是迫切而緊要的問題，文書檔案管理人員要在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，對自身的文書檔案管理系統(tǒng)加以優(yōu)化和升級，采用先進的網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，實現(xiàn)對文書檔案的安全化管理，這也是事業(yè)單位發(fā)展的重要前提，是利用文書檔案的安全前提。

3.4 建立社會經(jīng)濟發(fā)展適應(yīng)的檔案管理機制

堅持“全面設(shè)計、逐項推進、分步到位”的前提下，與工商、社區(qū)等部門一起，選擇和確定一兩個社區(qū)進行行政便民檔案管理服務(wù)試點，通過試點，搞出成效，打開局面。建議縣財政在財力可能的情況下，優(yōu)先撥付行政便民服務(wù)中心啟動資金，同時允許便民服務(wù)中心按照市場經(jīng)濟規(guī)律，收取進入便民服務(wù)中心的私營企業(yè)主一定的存檔保管費用，以此作為經(jīng)費來源的主要途徑，用之于便民服務(wù)中心的檔案管理。便民服務(wù)中心應(yīng)公開招聘有一定檔案管理經(jīng)驗的檔案人員三至四名，充實便民服務(wù)中心，走出一條加強檔案服務(wù)工作之路。

結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)視野下事業(yè)單位檔案管理成為發(fā)展重點環(huán)節(jié)，為了促進檔案數(shù)據(jù)在事業(yè)單位發(fā)展中效用充分發(fā)揮，提高數(shù)據(jù)利用效率，需要與先進科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，促進檔案管理向著信息化方向轉(zhuǎn)變，連接網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，啟用具有高素質(zhì)信息技術(shù)水平人員，開發(fā)適用于檔案管理工作的信息化操作系統(tǒng)，簡化檔案借閱、傳輸環(huán)節(jié)，促進工作效率提升，為檔案數(shù)據(jù)在事業(yè)單位的應(yīng)用提供數(shù)字化管理體系。

參考文獻

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