李虹

摘 要：所謂檔案管理簡單的說是檔案館能夠直接對(duì)檔案實(shí)體亦或是直接對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)管理，并提供有關(guān)服務(wù)的總體稱呼，而且檔案管理還作為我國檔案事業(yè)的基礎(chǔ)要素。而所謂知識(shí)管理，可以了解為是企業(yè)為了呈現(xiàn)出顯性知識(shí)及其隱性知識(shí)達(dá)到共享的效果創(chuàng)造有利條件，知識(shí)管理主要是依據(jù)集體的智慧將企業(yè)的綜合能力加以提升。然而兩者在相關(guān)企業(yè)亦或是相關(guān)單位實(shí)際運(yùn)作的時(shí)候，卻可以起到相互促進(jìn)的作用，進(jìn)而為企業(yè)在今后的發(fā)展做出重要的貢獻(xiàn)?；诖?，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出自己的一些看法，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；知識(shí)管理；關(guān)系引言

因?yàn)橹R(shí)檔案及其檔案管理共同的目標(biāo)都是為了企業(yè)可以得到可持續(xù)發(fā)展，但是兩者之間又會(huì)存在一定的區(qū)別，產(chǎn)生的差別主要來源于管理層面及其管理深度等方面，與此同時(shí)檔案管理及其知識(shí)管理傾向的方面也是存在差異的。然而兩者之間還存在著一些聯(lián)系，而為了將企業(yè)的綜合能力加以提升，相關(guān)單位就一定要對(duì)檔案管理及其知識(shí)管理存在的聯(lián)系做好認(rèn)真的分析，進(jìn)而才可以推動(dòng)企業(yè)的不斷進(jìn)步?；诖耍疚闹饕獜囊韵聨讉€(gè)方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

1 檔案管理與知識(shí)管理相近相通

1.1 兩者管理對(duì)象重疊

通常情況下，由于我國經(jīng)濟(jì)水平的日益提高，我國檔案管理的主要對(duì)象也發(fā)生了較大的改變。對(duì)于檔案管理的主要工作任務(wù)來說，主要是文件、檔案，而就知識(shí)管理的主要工作任務(wù)而言，主要是知識(shí)。一般情況下，組織的知識(shí)分為以下兩種：一種是顯性知識(shí)；另一種是隱性知識(shí)。顯性知識(shí)大部分來自于組織在不同職能開展活動(dòng)的時(shí)候形成相應(yīng)的文件、檔案；而另外一部分主要來自于通過組織的方式進(jìn)行收集、交換等形式從外部得到相應(yīng)的圖書、數(shù)據(jù)庫等。也可以理解為文件、檔案都?xì)w屬到知識(shí)的領(lǐng)域中，同樣是知識(shí)管理的主要任務(wù)。我國曾經(jīng)有一位學(xué)者這樣說過：“知管理可以理解為是知識(shí)者，這樣才能夠融入到管理中，而通?？梢詽B透到信息系統(tǒng)管理中的知識(shí)里，經(jīng)常是通過電子型態(tài)亦或是書面形態(tài)的方式存在的”，顯而易見的是，“知識(shí)具有的各種形態(tài)都會(huì)和文件管理具有的形態(tài)存在一定的聯(lián)系”。綜上所述，無論是文件還是檔案統(tǒng)統(tǒng)作為檔案管理及其知識(shí)管理共同服務(wù)的對(duì)象。而兩者之間存在的聯(lián)系通常來自于兩者管理對(duì)象的重疊。

1.2 兩者管理目的相近

檔案界一直將“便于社會(huì)各方面的利用”作為檔案工作的根本目的和基本原則之一。為組織各項(xiàng)活動(dòng)提供檔案服務(wù)，滿足用戶的檔案需求，是檔案管理的根本目的，也是檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。知識(shí)管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競爭力，為此知識(shí)管理必須力圖將最恰當(dāng)?shù)闹R(shí)在最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間傳遞給最恰當(dāng)?shù)娜?，以便使他們能夠做出最好的決策。

1.3 兩者管理流程類似

長期以來，我國檔案界將傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)劃分為“六個(gè)環(huán)節(jié)”（或“八個(gè)環(huán)節(jié)”）：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、（編目與檢索、編輯與研究）、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理，則還包括文件的制作或接收、傳遞、處理、歸檔等環(huán)節(jié)。知識(shí)管理的流程是知識(shí)的產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、加工、整理、評(píng)價(jià)、利用等。檔案管理和知識(shí)管理的管理流程相當(dāng)類似：都是對(duì)分散的管理對(duì)象（文件、檔案或知識(shí)），予以收集、存儲(chǔ)，使之集中化；然后對(duì)其進(jìn)行加工、整理，使之有序化；接著對(duì)其進(jìn)行鑒定、評(píng)價(jià)，使之優(yōu)化；最后將其提供利用，使之實(shí)現(xiàn)價(jià)值；而在利用過程中又會(huì)產(chǎn)生新的文件、檔案或知識(shí)，需要對(duì)其進(jìn)行收集、存儲(chǔ)。

2 檔案管理與知識(shí)管理相差相異

從管理層面來看，檔案管理主要是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法；而知識(shí)管理不僅是一項(xiàng)專業(yè)管理活動(dòng)、一系列管理技術(shù)方法，而且屬于價(jià)值觀念、管理范式、管理理念范疇，還包括了組織更高層面的管理體系和方法論。

從管理深度來看，傳統(tǒng)檔案管理主要是對(duì)文件、檔案實(shí)體（載體）的管理；而知識(shí)管理更重視對(duì)文件、檔案內(nèi)容（信息、知識(shí)）的管理。

3 檔案管理與知識(shí)管理相輔相成

3.1 知識(shí)管理提升檔案管理

3.1.1 知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

以往檔案管理往往傾向于檔案和文件之間存在的差異性，亦或是檔案和圖書情報(bào)存在的區(qū)別，這樣就需要相關(guān)人員需要把文件、圖書情報(bào)等相關(guān)內(nèi)容排除到職責(zé)之外，從而最大程度約束了活動(dòng)的實(shí)際范圍。以往檔案管理僅僅約束在歷史記錄的保存，而不僅僅只是為了現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，打破了企業(yè)存在的價(jià)值，這樣才能夠最大程度發(fā)揮出自身的價(jià)值所在。

3.1.2 知識(shí)管理可以提升檔案管理的價(jià)值

以往檔案管理工作內(nèi)容大多數(shù)傾向于保管，但是沒有對(duì)利用檔案引起高度重視，利用查卷、復(fù)印等比較落后的方式，采取被動(dòng)的行為提供較為簡便的服務(wù)，這樣就在某種程度上無法符合用戶對(duì)信息、知識(shí)的需要，無法滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的需要。

3.2 檔案管理促進(jìn)知識(shí)管理

隱性知識(shí)占企業(yè)知識(shí)資源的大部分，而且具有相當(dāng)重要的價(jià)值。但是，隱性知識(shí)存儲(chǔ)于企業(yè)員工個(gè)人的大腦之中，難于管理。根據(jù)野中郁次郎和竹內(nèi)弘高的SCEI模型，對(duì)于隱性知識(shí)的管理有兩種途徑：一是，從隱性知識(shí)到隱性知識(shí)的“社會(huì)化”（socialization）；二是，從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的“外部化”（externalization）。但是，隱性知識(shí)“社會(huì)化”之后還是隱性知識(shí)，仍處于難于管理的狀況，而且當(dāng)員工流動(dòng)率較大時(shí)，組織的隱性知識(shí)資源就易于流失。因此，一些學(xué)者質(zhì)疑“社會(huì)化”的真實(shí)有效性和普遍適用性。學(xué)者貝克曼（Beckman）就認(rèn)為，“隱性知識(shí)只有通過外部化、文件化轉(zhuǎn)化為組織的能力才能對(duì)組織產(chǎn)生價(jià)值”。至于，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識(shí)顯性化，即通過記錄將隱性知識(shí)“物化”于文件、檔案之中。

結(jié)束語

綜上所述，隨著當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)水平的日益發(fā)展下，檔案管理及其知識(shí)管理質(zhì)量也在不斷提升，在企業(yè)經(jīng)營管理的時(shí)候，即使兩者之間存在一定的區(qū)別，然而在管理的對(duì)象及其管理目標(biāo)方面都存在相似性，而兩者之間存在的區(qū)別主要來源于管理層面及其管理范圍，與此同時(shí)檔案管理及其知識(shí)管理傾向的方面存在一定的差異。然而，兩者共同的目的都是為了推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。而檔案管理及其知識(shí)管理在經(jīng)營管理中扮演著重要的角色，所以一定提高研究水平，進(jìn)而將檔案管理質(zhì)量及其知識(shí)管理效率加以提升。

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