文/李想，吉林省白城市洮北區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

人事檔案管理是黨和國(guó)家工作不可缺少的一個(gè)重要組成部分，一份規(guī)范的人事檔案可以很全面的反應(yīng)個(gè)人的工作表現(xiàn)、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。做好人事檔案管理工作責(zé)任重大，意義深遠(yuǎn)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理工作將面臨更多的新情況，新問題。因此，檔案工作者必須適應(yīng)形勢(shì)的需要，把握好檔案管理工作的要點(diǎn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理水平，使人事檔案管理工作達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，使其更好地為地方發(fā)展服務(wù)。

1 檔案材料的收集

人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)，是人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，為保證檔案的完整性，在工作中首先要加強(qiáng)檔案材料收集工作。

1.1 主動(dòng)收集。作為檔案員，要密切注意單位人事檔案材料產(chǎn)生的信息，主動(dòng)出擊，爭(zhēng)得各部門和單位的工作配合，對(duì)定期形成的如年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)、職稱、工資等材料及時(shí)督促材料形成部門按時(shí)保質(zhì)上交，及時(shí)歸檔，避免材料形成時(shí)間過長(zhǎng)，未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。

1.2 有重點(diǎn)的收集。個(gè)人檔案材料包括很多內(nèi)容，為了使材料更具有價(jià)值，材料的收集必須要有重點(diǎn)。可以依照干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出重點(diǎn)收集的材料。比如，重點(diǎn)收集反映職工思想政治、工作實(shí)績(jī)、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識(shí)水平等材料充實(shí)檔案，成為單位選人用人的依據(jù)。

1.3 實(shí)行經(jīng)常收集與追蹤收集相結(jié)合。檔案管理人員工作中要經(jīng)常關(guān)注單位個(gè)人基本信息，經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行清查，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況。對(duì)新進(jìn)入人員，要認(rèn)真審查檔案材料，將缺少的材料進(jìn)行認(rèn)真登記，及時(shí)溝通，并按規(guī)定時(shí)間補(bǔ)充缺少的材料，避免時(shí)間過長(zhǎng)或人員流動(dòng)造成檔案材料無(wú)法收集歸檔。

2 檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、技巧性很強(qiáng)的工作。材料收集完備后，檔案管理部門將對(duì)材料進(jìn)行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔等工作，才能保證檔案資料的規(guī)范化和完整性。

2.1 材料鑒定。材料鑒定是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查，鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質(zhì)量的優(yōu)劣。材料鑒定，必須要保證規(guī)范準(zhǔn)確和真實(shí)有效。因此，在鑒定時(shí)凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，對(duì)于內(nèi)容不實(shí)，字跡不清，不能反映真實(shí)情況，有弄虛作假，涂改痕跡的材料，不能歸入檔案，要及時(shí)處理。

2.2 剔除材料。鑒別工作的任務(wù)之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。認(rèn)定不屬本人的材料，或者是不應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)轉(zhuǎn)給有關(guān)單位保存或處理。轉(zhuǎn)出時(shí)，要寫好轉(zhuǎn)遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續(xù)不夠完全，或內(nèi)容尚需査對(duì)核實(shí)，應(yīng)提出具體意見，退回有關(guān)單位，待修改補(bǔ)充后再交回來(lái)。對(duì)于無(wú)保存價(jià)值、重份的材料，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定銷毀。銷毀時(shí)要認(rèn)真審查，逐份登記，并說(shuō)明銷毀的理由，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

2.3 技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，切實(shí)做到整齊劃一，歸檔材料左邊應(yīng)留出2.5厘米裝訂邊。文字須是鉛印、膠印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其他材料相等。特別情況，例如對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊。如內(nèi)容太多可折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)，裝訂整齊。依照人事檔案材料的具體分類要求，對(duì)材料排列、合理分類，使每卷檔案達(dá)到完整、精練、真實(shí)、條理、方便利用。

2.4 及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。要隨時(shí)有效地保存有效檔案，對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。

3 檔案資料的保管

檔案保管是檔案管理中的極其重要的基礎(chǔ)性工作。加強(qiáng)嚴(yán)格的保管，才能維護(hù)檔案的完整與安全，便于調(diào)用。那么，做好檔案保管工作：一是加強(qiáng)檔案的庫(kù)房管理。要做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施的更新，要注意檔案室的防水防火的設(shè)施的完善，配置防盜檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施，檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開要加大投入，購(gòu)置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，完善人事檔案管理的信息化；二是檔案流動(dòng)過程中的保護(hù)。如需借閱檔案材料，則需經(jīng)過非常嚴(yán)格的程序方可借閱復(fù)印，并且要加蓋公章。三是加強(qiáng)保護(hù)檔案的技術(shù)措施。定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，防止出現(xiàn)人事檔案泄露、系統(tǒng)被攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全問題。要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，在遇到問題時(shí)能夠及時(shí)解決，以滿足工作需求。

4 檔案資料的查閱

人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎(chǔ)性工作，都是以提供利用為目標(biāo)。對(duì)于已經(jīng)整理好的人事個(gè)人檔案要拓寬服務(wù)范圍，除了在政審、調(diào)資、晉升時(shí)提供人事檔案以外，檔案部門在當(dāng)前人事工作改革中積極提供人事檔案信息，如為機(jī)構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計(jì)信息等。

目前，人事部門普遍使用計(jì)算機(jī)人事信息管理系統(tǒng)，不但提高了查找信息的速度，而且能對(duì)所管理人員的情況進(jìn)行研究，做出統(tǒng)計(jì)分析，開展高層次的信息服務(wù)，對(duì)人事檔案利用工作的改革和發(fā)展起到了促進(jìn)作用。

5 結(jié)語(yǔ)

作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時(shí)，一定要做到細(xì)致、完整、精準(zhǔn)、真實(shí)。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應(yīng)該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認(rèn)真完成人事檔案的分類審核整理工作對(duì)人事檔案的有效利用具有重要意義。

[1]任改蓮;新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作[J];內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)(哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版);2013.

[2]張同芹;人事檔案管理研究述評(píng)及趨勢(shì)展望[J];科技致富向?qū)?2013.