周偉歡

【摘要】網(wǎng)絡發(fā)達的現(xiàn)代社會中，計算機技術融入到社會各個領域中，尤其是現(xiàn)代企業(yè)的辦公信息化發(fā)展進程中，必須要借助于計算機軟件才能夠?qū)崿F(xiàn)。計算機軟件處于不斷更新的狀態(tài)中，而這種更新狀態(tài)決定其為辦公創(chuàng)造的效率提升可能性。本文中選擇以辦公為視角，分析計算機軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公中的應用范疇以及具體應用過程。經(jīng)由本次分析與總結(jié)，旨在為計算機軟件進一步廣泛的融入到辦公活動中提供理論參考。

【關鍵詞】計算機軟件 辦公 應用

計算機軟件的應用成為這個時代的主要特征，計算機軟件的種類繁多，可根據(jù)實際需求進行設計，被廣泛的應用到各個領域中，而辦公活動是最為常見的應用范疇。各類計算機軟件被引入到辦公中，有效的提升了辦公效率，減輕人工作業(yè)，同時也有助于提升辦公質(zhì)量，降低錯誤率。計算機軟件應用的合理性以及廣泛性，將直接決定了辦公信息化進程，而在現(xiàn)代節(jié)奏較快的經(jīng)濟市場中，必須要借助于辦公信息化才能夠確保企業(yè)的核心競爭力?；诖吮尘?，下文將著重對計算機軟件在辦公中的廣泛應用展開綜合分析。

一、計算機軟件在辦公應用的意義

辦公自動化環(huán)境中，工作人員利用計算機進行操作，有效的提升了工作效率，從而間接的提升了企業(yè)的生產(chǎn)效益。辦公自動化中最為主要的便是對計算機軟件的應用，而現(xiàn)代企業(yè)也逐漸的關注到對各類計算機軟件的應用，計算機軟件的合理應用，成為推動企業(yè)實現(xiàn)信息化變革的重要內(nèi)容。就實際應用效果而言，計算機軟件的應用，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞與分享，促使企業(yè)各部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)無阻礙交流，進一步提升辦公效率。

二、計算機軟件特征

（一）獨立性

辦公自動化環(huán)境中，用戶在使用某個計算機程序或者是在數(shù)據(jù)庫中進行數(shù)據(jù)信息查詢過程中，兩者之間會呈現(xiàn)出一定的矛盾，但是可以肯定的是計算機應用與數(shù)據(jù)庫之間的水平不具有相互影響，具有著一定的獨立性特點。基于此，用戶在計算機程序或是計算機數(shù)據(jù)庫應用過程中，所采用的邏輯結(jié)果為在獨立狀態(tài)下之間形成，由此便能夠看出，計算機軟件在辦公活動中的應用具有著較為明顯的獨立性特征。

（二）完整性

辦公環(huán)境中對計算機軟件的應用，其重點方向是對數(shù)據(jù)的分析與處理，信息特征表現(xiàn)在可靠性與完整性以及一致性三個方面。例如，某個或多個辦公軟件，不同的用戶之間進行數(shù)據(jù)庫的共享，確保所有數(shù)據(jù)能夠維持一致性。電腦數(shù)據(jù)庫應用用戶輸入數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)表其數(shù)據(jù)類型趨于一致，為此，在一定程度上能夠定義其具有有效性。在辦公環(huán)境中應用計算機軟件，對用戶的約束主要表現(xiàn)為具體工作數(shù)據(jù)庫應用的數(shù)據(jù)具有一致性方面，基于此，可以認為辦公環(huán)境中計算機軟件的應用具有著較為明顯的完整性特征。

（三）安全性

辦公信息化雖然在一定程度上提升了工作效率，但是，就另一個方向來看，辦公自動化的信息安全也面臨著一定的威脅，其主要原因是辦公自動化需要借助于網(wǎng)絡實現(xiàn)信息資源的傳遞，而既然具備了網(wǎng)絡特征，也就是攜帶了網(wǎng)絡環(huán)境下信息安全風險。就這一點特征來看，為進一步確保辦公中動畫系統(tǒng)的信息傳輸安全，常規(guī)需要應用多種保護措施，例如，針對部分重要文件，需要與其他類型的數(shù)據(jù)進行區(qū)分，同時根據(jù)實際的保密程度進行加密處理，并對信息傳輸過程進行監(jiān)控。就數(shù)據(jù)處理而言，可利用有效的方式進行隱藏，例如，將其傳輸?shù)皆贫朔掌髦?，設置安全性較高的密碼，要求頂級管理人員才有權利獲取到密碼。

三、計算機軟件在辦公中的具體應用

（一）文字處理應用

計算機軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化進程中起到重要影響作用，在應用計算機過程中，需要安全多種辦公軟件，以便于實現(xiàn)自動化操作。例如，在企業(yè)信息交流過程中，或是進行匯報工作中，可應用文字處理軟件對報告內(nèi)容進行編輯、整理、發(fā)送，或者是直接打印成為紙質(zhì)文件進行發(fā)放。利用電子文檔進行文字信息編輯與發(fā)送的一個優(yōu)勢為，在文字內(nèi)容出現(xiàn)問題，或是后期需要做出調(diào)整時，可直接在計算機設備中進行修改，工作量相對較少。另外，在電子文檔中進行文字的編輯，還可以便捷的將圖片等信息插入到文檔中。

（二）數(shù)據(jù)電子表格

在辦公軟件之中，除常用的文檔之外還包括電子表格。對比與傳統(tǒng)手工繪制的表格，電子表格具有著創(chuàng)建方便、準確性高、數(shù)據(jù)核算方便等眾多優(yōu)勢。例如，電子表格中具有著多種數(shù)據(jù)運算功能，可直接選擇數(shù)據(jù)并執(zhí)行核算命令即可。與傳統(tǒng)表格中數(shù)據(jù)的處理進行對比，電子表格在數(shù)據(jù)處理工作中效率有明顯的提升，另外在核算質(zhì)量方面也有明顯的提升，尤其是對于財務工作而言，電子表格是必備應有軟件之一。

（三）信息管理應用

在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營過程中，無論是企業(yè)內(nèi)部人員的信息交流還是與用戶之間的交流，都會利用到電子郵件，能夠較快的實現(xiàn)文本內(nèi)容、文件類信息的傳遞。電子郵件這種信息傳遞渠道的安全性非常高，系統(tǒng)可實現(xiàn)自動保存，包括所發(fā)送的信息內(nèi)容、發(fā)送人員的地址、時間等。信息管理軟件能夠長久性的保存資料，在完成信息傳遞或共享的過程中進行保存工作。同時，常見的文字編輯與電子數(shù)據(jù)軟件辦公人員都能夠熟練的應用，但是，數(shù)據(jù)處理軟件相對較為專業(yè)，功能也較為全面，可創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應用程序，且都是單獨生成的。另外，利用出版物創(chuàng)建軟件能夠自動實現(xiàn)出版物的初級制作，且內(nèi)容較為豐富，對比人工操作具有著較高的效率。

四、結(jié)論

全文對計算機軟件在現(xiàn)代企業(yè)辦公中的應用進行了綜合論述，經(jīng)由文中分析可知，計算機軟件的應用是企業(yè)辦公自動化實現(xiàn)的必要基礎。計算機軟件在辦公中應用，有助于提升工作效率以及數(shù)據(jù)處理質(zhì)量。就現(xiàn)階段來看，在辦公中應用的計算機軟件種類繁多，而本文中所提出的應用較為廣泛的計算機軟件包括文字編輯、數(shù)據(jù)處理、信息管理、出版物創(chuàng)建等軟件。