[摘 要] 截止到2016年5月，我國高校數(shù)量已經(jīng)達(dá)到2879所。與高度信息化、高度科學(xué)化的社會背景形成對比的是，我國高校人事檔案管理的發(fā)展長期以來都是比較落后的，目前很多高校人事管理檔案仍然處于手工處理的階段，主要是以紙質(zhì)存檔，對其的管理也僅僅只是停留在資料的匯總保存上。高校人事檔案資料管理的工作處于僵化死板的階段，未能夠達(dá)到信息化的程度，即信息化未能應(yīng)用于檔案資料管理中，普及應(yīng)用的能力較低。這不僅影響到了高校人事管理的水平提高，也對高校綜合實力以及教師績效等方面的科學(xué)化發(fā)展帶來了不利影響。因此，如何利用信息化改變現(xiàn)狀，做好高校人事檔案資料的管理已經(jīng)成為一個十分必要的問題，十分值得研究和分析。

[關(guān) 鍵 詞] 信息化；人事檔案；高校

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）19-0162-02

隨著國家經(jīng)濟(jì)實力的增強(qiáng)，我國的高等院校發(fā)展也進(jìn)入了一個空前活躍的時期。高校是我國優(yōu)秀人才培養(yǎng)的基地，匯集了中國最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和創(chuàng)新創(chuàng)造的思想。高校教師作為高校開展人才教育的主體，對其管理的水平更是體現(xiàn)高校綜合實力的重要指標(biāo)。教師在高校的發(fā)展過程中是一個慢慢積累的過程，那么高校教師的價值也需要通過檔案管理來體現(xiàn)出來，但是由于高校人事檔案管理水平不高，發(fā)展不成熟，造成了很多高校教師的教學(xué)歷程無法完全通過他們的個人檔案體現(xiàn)出來。

有的教師在教學(xué)時參加了教授的競選，并且連續(xù)幾年都為學(xué)生作出了貢獻(xiàn)；還有些教師在學(xué)校教學(xué)期間成功地提高了就業(yè)率和升學(xué)率；有的教師通過個人學(xué)習(xí)和經(jīng)驗積累，教學(xué)績效逐年提升；還有的教師利用自己的假期參加了下鄉(xiāng)支教、課外實習(xí)等實踐活動。這些內(nèi)容都未能及時地補(bǔ)充進(jìn)教師個人檔案中，使得教師的個體價值不能充分在檔案中表現(xiàn)出來。在如今這樣一個高度信息化的社會背景下，現(xiàn)代信息技術(shù)在教育領(lǐng)域的普及應(yīng)用，對高校教師人事檔案管理的發(fā)展提供了新的思路和方法。

一、高校人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案調(diào)取缺乏靈活性

高校教師的人事檔案保管具有嚴(yán)肅性和保密性，教師一般情況下見不到自己的檔案資料。一般情況下，只有在涉及較大的人事調(diào)動和行業(yè)轉(zhuǎn)換，教師才能到人事檔案管理部門去進(jìn)行調(diào)取。教師的檔案以紙質(zhì)化的機(jī)要信封為主，通過加蓋封條來對檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密的處理，即使是教師本人也不能隨意拆封。受紙質(zhì)性檔案管理的地點和時間限制，造成了高校人事檔案管理比較呆板，調(diào)4bf71020a6d1e6209231450041e2cc1f004d1ca958fddad1afd0be249daee115取過程復(fù)雜繁瑣。比如，某教師因為工作行業(yè)變動，需要到原單位或者原人事檔案管理部門調(diào)取本人的人事檔案參與政治審批，因為人事檔案紙質(zhì)材料的局限性，多個管理部門之間往往都不清楚檔案的具體位置，需要教師本人在單位和教育局之間來回尋找。人事檔案經(jīng)年累月地積累，數(shù)量眾多，雖然都有基本的編號管理，但是全靠檔案管理人員的手工操作，十分吃力。整個調(diào)取過程需要花費巨大的人力成本和時間成本。

（二）檔案記錄材料不完整

高校人事檔案管理主要是干部人事檔案和教師人事檔案兩種。檔案內(nèi)容主要包括個人的履歷情況、教育經(jīng)歷、政治面貌、專業(yè)技術(shù)和職稱等的評定考核、職務(wù)任免及獎勵懲處信息、薪酬水平和福利待遇等眾多可供國家人才選拔的參考材料等。但是很多教師和干部的信息還是不能夠通過這些資料完整地體現(xiàn)出來。相對來說不夠完善，并且內(nèi)容比較死板，并且不能更改，無法動態(tài)地反映個人在職能發(fā)展過程中的變化和成長歷程。同時人事檔案資料以紙質(zhì)為主，很容易在長期的實體環(huán)境下被損壞。比如檔案保管室比較潮濕、管理混亂或者發(fā)生火災(zāi)等重大事故，那么人事檔案將會受到不同程度的損壞，無法長久保存。同時，由于紙質(zhì)檔案管理的繁瑣性，無法及時更新，對于檔案調(diào)入調(diào)出管理也很難實現(xiàn)一目了然，檔案內(nèi)容在此過程中的缺失損壞也無法及時獲知。這些都會導(dǎo)致檔案記錄材料的不完整。

（三）人員和設(shè)備配備不足

由于高校人事檔案的管理工作是以重復(fù)性勞動為主，工作內(nèi)容單一，容易在高校管理工作中被忽視，造成檔案意識淡薄。人事檔案管理部門和管理者的不重視，從而在人員配備方面很難做到科學(xué)合理。檔案管理人員的工作內(nèi)容很難體現(xiàn)出技術(shù)性和重要性，導(dǎo)致人事檔案管理工作被邊緣化，影響到相關(guān)管理人員工作的積極性和創(chuàng)造性。人事檔案管理部門的工作在平時較清閑，但一旦涉及大量教師補(bǔ)充個人履歷，整理教學(xué)成果和論文資料，又會非常繁忙，因此常常需要邀請學(xué)生來做兼職。而學(xué)生檔案管理的工作經(jīng)驗比較缺乏，同時也涉及人事檔案管理的保密性問題，所以，這種工作方式存在較大的不合理性，影響到依法治檔工作的嚴(yán)肅性和檔案管理工作的規(guī)范性，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)一些混亂和漏洞。

二、信息化建設(shè)促進(jìn)高校人事檔案更好發(fā)展的建議

（一）重視人事檔案管理信息系統(tǒng)的需求

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展奠定了信息化社會的發(fā)展成熟，在這一時代背景下，高校發(fā)展也面臨著更大的競爭與挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，是高校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，因此必須加以重視。隨著市場化經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，高校的人力資源流動也將越來越趨于正常，一些干部可能要轉(zhuǎn)崗轉(zhuǎn)行，一些教師將選擇繼續(xù)深造或者職位變動，例如考在職研究生、博士、出國留學(xué)或者考公務(wù)員等。

現(xiàn)實情況提出了人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)完善的需求，因此信息化人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是勢在必行的工作。通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來推動高校人事檔案管理向科學(xué)、靈活和規(guī)范的方向發(fā)展。高校人事檔案管理部門要重視新技術(shù)的推廣應(yīng)用，比如計算機(jī)技術(shù)、微縮影像技術(shù)、聲像保存技術(shù)以及加密技術(shù)等，在檔案管理工作各個環(huán)節(jié)強(qiáng)化先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用實踐。檔案管理的現(xiàn)代化，通過建立數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理系統(tǒng)，對人事檔案管理和服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行延伸和發(fā)展，提高人事檔案管理及服務(wù)的現(xiàn)代性和實效性。

（二）人事檔案管理員的信息技術(shù)培養(yǎng)

一些高校人事檔案管理人員原有的知識結(jié)構(gòu)和工作技能不能滿足信息化檔案管理服務(wù)的要求，因此，需要提高人事檔案管理員的信息技術(shù)能力。通過針對性的專業(yè)知識與技能，來適應(yīng)檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，使得高校人事檔案管理工作具有創(chuàng)造力。

首先，有意識地篩選聘任具有一定信息技術(shù)能力的管理人員，在招聘時著重建立年輕化和技術(shù)化的人才隊伍，通過第一步篩選，讓適應(yīng)人事檔案發(fā)展需要的人才進(jìn)入人事部門工作崗位中，為人事檔案管理工作的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。其次，重視對管理人員的持續(xù)性培養(yǎng)，通過具體工作崗位信息化使用技能的特點，分階段、分批次對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠掌握信息化系統(tǒng)的軟硬件應(yīng)用，從而提高人事檔案管理和服務(wù)的水平。再者，重視維護(hù)檔案管理人員對工作的積極性和創(chuàng)造性。目前很多高校人事檔案管理人員年齡較大，人員流動性較低，造成這一團(tuán)體接受信息技術(shù)的意愿和能力不高。因此，可以考慮通過建立合理的考核制度和激勵機(jī)制，來強(qiáng)化管理人員對人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知，在工作崗位上發(fā)揮積極性。最后，建立崗位責(zé)任制，由于人事檔案工作的嚴(yán)肅性和保密性，需要建立管理人員崗位責(zé)任制。可以考慮對高校檔案管理人員的工作情況納入組織的管理機(jī)制中。制定工作要求和追責(zé)機(jī)制，以此提高人事檔案管理工作的責(zé)任感和規(guī)范性。

（三）信息化工作方式和工作流程的開展

計算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，使得高校人事檔案管理工作的信息化發(fā)展逐漸深化。一些高校通過建立電子文檔來對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化保存，避免了紙質(zhì)文檔的手動搜尋和查找，節(jié)約了大量的時間成本和人力成本。在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，需要遵循基本的工作流程和方法。

第一，要建立完善的搜索查詢系統(tǒng)，以方便后期的查閱和調(diào)取。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中要建立更多的搜索條件，比如，本人名字、職工編號、曾經(jīng)職務(wù)、查詢記錄、查詢原因、查詢操作人員等。第二，對高校人事檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行分項處理。每一份人事檔案包含哪些內(nèi)容，哪些項目還有待補(bǔ)充和完善，可以分別調(diào)取出來，進(jìn)行補(bǔ)充完善。這樣便于工作人員后期通過計算機(jī)技術(shù)來針對性地查找和補(bǔ)充，提高工作效率。第三，通過聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，提高人事檔案調(diào)入調(diào)出的便利性。在有需要時，通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案所在地或者檔案接收地發(fā)起請求，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)調(diào)入調(diào)出。這樣不僅大大增強(qiáng)了人事檔案本人在調(diào)取檔案時的便利性，同樣也減少了多個人事檔案管理部門的人員配備和工作量。第四，通過云數(shù)據(jù)庫建立人事檔案的電子版本及變動情況的備份。通過備份，防止因為電腦故障、網(wǎng)絡(luò)安全以及其他原因?qū)е碌娜耸聶n案資料丟失、內(nèi)容損壞等。

（四）政府對于高校信息化管理體系的支持

高校作為國家高等人才的教育基地，其發(fā)展離不開國家和政府的支持。目前我國高校檔案資料管理的信息化建設(shè)還處于初級階段，而信息化建設(shè)的軟硬件投入本身需要很大的資金成本，比如計算機(jī)和掃描設(shè)備的配置、加密網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用、信息管理系統(tǒng)通用技術(shù)及平臺的開發(fā)、人事管理人員的信息化工作能力的培養(yǎng)等，都需要政府的引導(dǎo)和資金支持。因此，為了實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化，政府和相關(guān)管理部門必須重視高校信息化建設(shè)體系的發(fā)展，通過政策扶持和資金偏移，來對高校提供一定的便利，鼓勵高校加快信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，通過人事檔案管理工作的信息化研究和實踐，來不斷開發(fā)新的實用技術(shù)和經(jīng)驗總結(jié)，推動高校管理工作信息化的建設(shè)完善。

三、小結(jié)

與高度信息化、高度科學(xué)化的時代背景形成對比，我國目前的高校人事檔案管理水平仍然較低，以手工處理和紙質(zhì)存檔為主，管理內(nèi)容還停留在對資料的匯總保存上?，F(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案資料管理中的能力較低。這對于高校人事管理發(fā)展，綜合實力的提高，以及人力資源管理實效帶來了不利影響。因此，對于高校的人事檔案管理的信息化建設(shè)和完善還需要積極的探索和推廣實踐。國家教育部門和高校需要加強(qiáng)信息化管理體系的建設(shè)完善，以此來推動新時期下人事檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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