王照付　朱照霞　薛文

[摘要]知識經(jīng)濟時代背景下，如何提升檔案知識服務化，實現(xiàn)從靜態(tài)實體檔案管理到檔案內(nèi)容管理轉變成為檔案工作的重要內(nèi)容。企業(yè)要以全面融合的知識管理思想來指導檔案管理工作，通過SOA架構實現(xiàn)檔案知識資源與其他業(yè)務系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，并按照變檔案為知識、變管理為服務、變檔案管理員為知識管理員的思路，形成以檔案利用為核心的知識管理模式。

[關鍵詞]全生命周期；檔案信息化；知識管理；SOA架構

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.115

[中圖分類號]G270.7；G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0183-02

0引言

檔案管理是企業(yè)管理的重要領域之一，傳統(tǒng)印象中的檔案工作就是歸檔，一項工作完成之后最末端的一個環(huán)節(jié)，是一項靜態(tài)的工作。檔案文件作為企業(yè)的重要資產(chǎn)，如何把檔案工作從末端管理提升到前端控制、從后臺走向前臺，構成以內(nèi)容收集管理為根本、以知識共享和傳遞為價值體現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)，方便文檔檢索和利用，進行文檔全生命周期管理，較好發(fā)揮檔案知識資源的共享價值，成為檔案管理工作創(chuàng)新所面臨的問題。

1檔案信息化發(fā)展趨勢

1.1檔案信息化建設成為主流

隨著信息技術的普遍應用，檔案信息化建設已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理已從最初的紙質(zhì)化管理逐漸過渡到電子化、網(wǎng)絡化集中管理，電子化歸檔已經(jīng)成為檔案管理的主流方式，實現(xiàn)各領域檔案管理的信息化、智能化已成為各行各業(yè)所共同面對的新課題。

1.2檔案信息管理轉向知識管理

近年來，以檔案信息資源建設為核心、以知識共享為目標的檔案管理與服務系統(tǒng)建設日漸成熟，檔案管理功能逐漸演變成為信息化平臺之上的一項應用，如基于電子文檔管理、內(nèi)容管理的一項應用。檔案管理正在向電子檔案管理系統(tǒng)和電子文檔知識管理集成方向發(fā)展，注重文檔生命周期內(nèi)各階段的信息流轉和知識共享，從基于檔案介質(zhì)的收、管、存到以檔案利用為核心的用、管、存轉變，變檔案為知識，變管理為服務，變檔案管理員為知識管理員。

2檔案知識管理建設思路

2.1企業(yè)檔案知識管理的總體定位

企業(yè)要以知識共享為出發(fā)點，在企業(yè)生產(chǎn)過程中形成知識文檔收集、整理、歸檔、利用和創(chuàng)新的循環(huán)，將檔案管理納入企業(yè)管理信息化建設總格局，形成以檔案利用為核心的大數(shù)據(jù)知識管理模式。此外，企業(yè)要將檔案信息管理作為企業(yè)知識管理的重要組成部分，賦予檔案職業(yè)新的內(nèi)涵，同時帶動檔案人員角色轉變，即從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2.2企業(yè)檔案知識管理的功能定位

檔案知識管理在功能上主要滿足以下幾點。

（1）企業(yè)通過已規(guī)劃實施的SOA（Service-Oriented Architecture，面向服務架構）架構，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)已建系統(tǒng)進行系統(tǒng)對接，實現(xiàn)統(tǒng)一單點登錄和統(tǒng)一業(yè)務流程審批，借助統(tǒng)一門戶實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)一檢索、知識共享和利用。

（2）企業(yè)要按照知識分類實現(xiàn)對歸檔文件的自動收集、整理，確保歸檔資料數(shù)據(jù)的完整性，提升檔案的利用價值。

（3）企業(yè)要提升檔案資源利用效率，在傳統(tǒng)靜態(tài)檔案管理的基礎上，從知識的角度對檔案資源屬性和內(nèi)容進行充分描述，實現(xiàn)對檔案借閱、下載、瀏覽等安全的實時監(jiān)控。

（4）企業(yè)要定制個性化的知識地圖導航界面，實現(xiàn)檔案文件、管理文件、關聯(lián)電子檔案間的關聯(lián)，將檔案信息中所蘊藏的知識直觀展現(xiàn)在讀者面前。

2.3企業(yè)檔案知識管理的效益定位

企業(yè)通過實施檔案大數(shù)據(jù)知識管理智能化服務，實現(xiàn)電子檔案在文檔各生命周期階段的信息流轉、資源聚合及共享利用，并完善檔案管理職能，從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內(nèi)容的管理，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案知識資源的共享價值。具體來說，企業(yè)需要從以下幾個方面進行完善：①企業(yè)要完善內(nèi)部管理規(guī)范、制度和流程體系，利用信息化工作加以固化，強化檔案對各業(yè)務工作過程的服務功能，提高文檔的利用效率；②企業(yè)要通過信息化技術，嚴格控制紙張利用，建立綠色電子知識館；③企業(yè)要完善項目管理規(guī)范、建立項目知識支撐機制，充分運用集體智慧提高企業(yè)創(chuàng)新能力，強化企業(yè)知識沉淀與積累，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

3檔案知識管理的建設與實踐

3.1檔案數(shù)據(jù)的集成管理

檔案數(shù)據(jù)的集成管理是檔案知識管理建設與實踐的重要環(huán)節(jié)。檔案數(shù)據(jù)集成管理包括3部分內(nèi)容：一是搭建面向SOA集成架構的集成平臺，解決檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)問的信息孤島，通過整合各類信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的集成管理，方便知識共享應用；二是將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案通過掃描的方式轉換為光柵文件或其他格式的電子檔案，促使檔案信息與載體剝離，突破實體檔案的物理局限，深化檔案價值是筆者所在單位深化檔案大數(shù)據(jù)知識管理的重要一環(huán)；三是將遺留在相關業(yè)務系統(tǒng)中的舊檔案數(shù)據(jù)，按照已規(guī)劃的知識內(nèi)容體系、知識體系結構進行檔案數(shù)據(jù)的再分類管理，統(tǒng)一存放。

為有效做好現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)的集成管理，解決信息孤島問題，檔案資源建設共規(guī)劃2個層級的集成：一是將筆者所在單位的4大數(shù)字化設計平臺（站場、線路、土建、經(jīng)濟預算）與項目管理平臺集成；二是項目管理系統(tǒng)、辦公自動化OA、知識管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與Documentum統(tǒng)一文檔管理平臺集成，由文檔管理平臺集中統(tǒng)一管理所有檔案文件，保證文件的唯一性。檔案管理從知識應用角度進行知識的梳理、歸類，同時借助Documentum統(tǒng)一文檔管理平臺的分布式部署，有效解決了企業(yè)內(nèi)各分支機構間的異地檔案共享使用。

3.2檔案知識的服務化

檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務，實現(xiàn)檔案信息和檔案服務的增值，發(fā)揮檔案管理部門與其他部門或外界聯(lián)系的紐帶作用。同時，檔案知識管理通過整理、重組、提煉和創(chuàng)新可以利用的各種顯性和隱性信息資源，以知識為內(nèi)涵、以服務為中心、以檔案數(shù)據(jù)為基礎，走知識服務的建設路線，形成方便、易用的知識來解決實際應用中遇到的問題。

檔案知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于向用戶提供全面、完善的解決方案。因為檔案信息和檔案知識的作用最主要地體現(xiàn)在對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程又是一個對檔案信息和檔案知識不斷查詢、分析、組織的過程，因此檔案知識服務將圍繞解決方案的形成和完善而展開。傳統(tǒng)的檔案信息服務則滿足于具體信息、數(shù)據(jù)或文獻的提取。

檔案知識服務是增值服務。它不像檔案信息服務那樣僅限于以序化的方式向用戶提供檔案信息的存貯位置和獲取方式，而是對檔案信息進行析取、整合、集成、創(chuàng)新，從而成為可直接應用的知識，進而提高用戶檔案知識應用和檔案知識創(chuàng)新效率，使檔案知識產(chǎn)生增值效應，而不是基于檔案信息資源占有和簡單開發(fā)利用的檔案信息服務。

基于檔案知識的增值服務目標，筆者所在單位的企業(yè)檔案知識服務體系共分為5個服務模塊：一是企業(yè)知識資源門戶的建設與管理；二是企業(yè)決策分析服務；三是為企業(yè)員工提供服務的文檔知識庫、專家網(wǎng)絡、知識問答、知識地圖和維基知識庫；四是進行檔案編研，為企業(yè)科研、科技項目、基礎工作及企業(yè)文件建設服務；五是圖書期刊或標準管理平臺服務。檔案知識服務體系如圖1所示。

3.3檔案知識的IT平臺化

圍繞知識產(chǎn)生的關鍵業(yè)務活動、關鍵業(yè)務知識以及關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)，筆者所在單位借助先進的IT手段對企業(yè)的知識資源管理進行了優(yōu)化重組，構建知識資源應用功能前端平臺系統(tǒng)、知識信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、知識資源收集整理系統(tǒng)及檔案資源庫管理系統(tǒng)。檔案知識IT平臺化集成如圖2所示。

其中，企業(yè)員工通過企業(yè)統(tǒng)一門戶或個性化門戶系統(tǒng)訪問和利用知識資源；資源庫管理人員通過檔案資源庫和知識信息庫規(guī)劃建立庫分類、知識地圖，并制定和設立訪問權限；資源庫管理人員、檔案人員和知識資源的委托專家通過收集整理系統(tǒng)實時建立知識資源。檔案知識IT平臺從文檔產(chǎn)生初期開始管理，到文件動態(tài)變化形成最終版本歸檔，然后依據(jù)歸檔文件內(nèi)容升華至企業(yè)級知識的全過程，實現(xiàn)了文件庫、檔案庫、知識庫三庫合一的系統(tǒng)化管理，保障了知識數(shù)據(jù)的規(guī)范性、完整性、唯一性及有效性。

3.4檔案知識的制度安全管理

為確保檔案知識管理的持續(xù)發(fā)展，企業(yè)還應按照制度化和安全化要求，建立健全檔案知識管理的相關制度，并采取相應的知識資源安全管理措施。首先，在管理制度化方面，企業(yè)要采用制度的形式確立知識資源管理的組織結構，成立企業(yè)級知識管理專家委員會，制定從內(nèi)容轉換為知識的應用流程、基于內(nèi)容整理后形成知識的應用流程以及非內(nèi)容體系來源的知識應用流程，伴隨著知識參數(shù)、應用的過程，對不同職責、崗位人員應當具有的知識行為進行了逐一細致的說明。其次，企業(yè)要采用制度的形式，明確普通員工、知識專家、知識管理員的職責和權益。最后，為了保障知識管理的順利推行，企業(yè)要定制知識應用積分規(guī)則，建立起員工參與貢獻知識的激勵措施。

4檔案知識管理的下一步主要工作內(nèi)容

按照“文檔一體化”管理要求，企業(yè)應整合應用導向的知識管理模式，通過SOA企業(yè)架構集成多個信息系統(tǒng)知識，建立知識和角色的關聯(lián)通道，讓合適的角色在適當?shù)臉I(yè)務場景、合適的時間獲取合適的知識，并按照企業(yè)生產(chǎn)和管理需求，全方位、多元化地提供不同的知識專題數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮檔案整體優(yōu)勢，成為檔案知識管理接下來的工作內(nèi)容。

另外，檔案知識服務要注重檔案信息內(nèi)容的開發(fā)和挖掘，如何從現(xiàn)有的檔案信息資源中挖掘有效知識，組織形成有一定價值的專題知識庫，通過知識的傳遞對外提供使用，實現(xiàn)對檔案知識內(nèi)容的創(chuàng)新應用也是筆者所在單位下一步的主要工作。