段常敏

[摘 要]當前，我國信息技術發(fā)展迅速，逐漸滲透到社會多個行業(yè)領域中。其中檔案管理是保障企業(yè)充分掌握更多信息資源的主要方法及途徑，而在信息時代，以往采用的傳統(tǒng)檔案管理方式已難以有效滿足檔案工作的發(fā)展需求，檔案管理信息化的概念由此提出。檔案管理信息化采用信息化的方式不斷改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，促進檔案管理工作充分適應時代發(fā)展要求，最終切實提升檔案管理的水平及效率，這也是檔案管理信息化工作開展的主要目標。為此，本文首先分析了檔案管理信息化的意義，進而分析了檔案管理信息化存在的問題，最后分析了加強檔案管理信息化建設的措施。

[關鍵詞]檔案管理；信息化；信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.113

[中圖分類號]G270.7；F272 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）24-0-02

0 引 言

近年來，我國企業(yè)對檔案管理工作越來越重視，檔案管理工作的重要價值及意義不斷凸顯，而隨著檔案工作內(nèi)容及材料不斷增多，給檔案管理工作的正常開展帶來了很多困難。如今，隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也開始由傳統(tǒng)的管理形式向信息化管理形式轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化能夠快速獲取所需的信息，大幅度提升了工作效率，給傳統(tǒng)檔案管理方式帶來了巨大沖擊，這也是檔案管理信息化的主要目標。

1 檔案管理信息化的意義

目前，我國傳統(tǒng)形式的檔案管理，已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展需求，主要因為檔案管理工作本身需要與時俱進。以往傳統(tǒng)的檔案管理大多以圖紙、文件等多種形式進行保存，這種保存方式很容易受到天氣、外部條件及本身材料等因素的影響。隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，檔案管理信息化的意義主要體現(xiàn)在以下兩個方面。第一，減輕了工作人員的工作強度，提高了工作效率。傳統(tǒng)的手工收集檔案管理方式，需要工作人員親自對檔案進行收集管理，相對來說工作量比較大，而且人工操作效率也比較低，費時費力。如果企業(yè)采用了檔案管理信息化的手段，就能夠更加快速地對數(shù)據(jù)進行收集管理，而且錄入的數(shù)據(jù)也能夠進行重復利用，并實現(xiàn)資源共享，大大減輕工作人員的工作強度，有效提高了檔案管理的工作效率。第二，能夠更加快捷地檢索查詢。傳統(tǒng)的檔案檢索方式，需要管理人員親自動手去找所需要的檔案，這種方式既費時又費力。而檔案經(jīng)過信息化處理后，工作人員只需在電腦上輸入檔案名字就能夠快速找到所需的檔案，而且查找出來的信息也更加全面、更加準確。

2 檔案管理信息化存在的問題

2.1 信息化管理泄密風險

信息化時代，人們對檔案信息的保管和儲存從原始的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮游臋n。雖然電子檔案更改容易、不浪費資源，并解決了紙質(zhì)化檔案保存困難、容易毀壞等問題，但是電子檔案也存在泄密的風險。在信息時代，有很多不法分子利用計算機網(wǎng)絡技術竊取檔案資源，并對其進行篡改，甚至對檔案信息進行惡意破壞和刪除。而有的檔案涉及重要的科研成果和企業(yè)機密，一旦出現(xiàn)信息泄露，將給企業(yè)造成不可挽回的損失。同時，很對不法分子對竊取到的檔案信息進行販賣，導致科研成果付諸東流，給我國科研帶來巨大損失。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

當今互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展迅猛，檔案信息化管理要求管理人員不僅要具有扎實的專業(yè)理論知識，同時還要能夠熟練操作計算機，只有這樣才能勝任檔案管理工作。然而現(xiàn)在很多檔案管理人員多數(shù)都是兼職，他們不僅缺乏檔案管理方面的專業(yè)理論知識，也沒有接受過專業(yè)訓練，大部分工作人員對檔案管理的工作范疇認知，還停留在簡單的資源整理、分類，同時也不能熟練操作計算機，培訓難度高。因此，非專業(yè)的檔案管理人員難免會制約檔案管理信息化建設的創(chuàng)新進程，同時也會嚴重影響檔案管理信息化工作的順利開展。

2.3 檔案信息化管理制度不完善

目前，許多企業(yè)都沒有完善的檔案信息化管理制度。具體來說，檔案管理信息化制度較為落后，在很多時候只是照搬照套傳統(tǒng)的檔案信息管理制度，不符合時代發(fā)展的要求，難以適應信息時代對檔案信息化管理的要求。并且現(xiàn)在很多企業(yè)在進行檔案信息化管理時，沒有結合自身的發(fā)展特點和需求，建立自己的檔案信息化管理制度體系，大都流于形式，缺乏自主性和創(chuàng)新性。

3 加強檔案管理信息化建設的措施

3.1 強化檔案數(shù)據(jù)信息安全

檔案數(shù)據(jù)信息安全強化的目的就是保證人員獲得完整、真實、有效的檔案信息。檔案的數(shù)據(jù)信息安全可以通過運用訪問驗證、加密技術、安全通訊等技術來加以保障。首先，對檔案數(shù)據(jù)信息進行加密處理。內(nèi)部人員在訪問檔案資源時，需要提供相應的密碼進行解鎖，以此防范非內(nèi)部人員訪問檔案數(shù)據(jù)信息進行惡意破壞、病毒傳播等行為，從而在一定程度上保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全，保護檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的穩(wěn)定性。其次，利用訪問驗證控制技術對檔案信息進行隔離，避免外來非正常用戶的非法侵入行為，即使在傳輸過程中出現(xiàn)信息丟失，他人也無法解讀其中的信息。

3.2 加強檔案信息化管理隊伍建設

隊伍建設是檔案信息化管理工作順利進行的前提條件，隊伍成員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能的優(yōu)劣直接關系著管理工作的成敗，因此對檔案管理人員進行技能素質(zhì)培訓是十分必要的。首先，企業(yè)可安排經(jīng)驗豐富的老員工全程指導新員工，使其掌握必需的知識和技能。其次，企業(yè)可以采取繼續(xù)教育以及專題講座等方式對信息化管理人員進行培訓，提升其熟練使用網(wǎng)絡技術完成檔案管理工作的能力。最后，定期對檔案管理人員的業(yè)務知識和專業(yè)技術進行考察，實行優(yōu)勝劣汰的制度方針，從而激發(fā)檔案信息管理人員提高自身素質(zhì)水平的積極性和主動性，使檔案信息化隊伍符合時代發(fā)展的要求。

3.3 健全檔案信息化管理機制

第一，優(yōu)秀的檔案信息化管理制度是檔案管理工作的指路明燈，每個企業(yè)都應該依據(jù)自身的特點制定相關的管理制度，同時在不同發(fā)展時期要對檔案管理信息化制度進行同步調(diào)整，并將檔案信息管理制度作為工作的前提，避免盲目化的檔案管理信息化建設。第二，檔案信息管理制度應該按統(tǒng)一領導、分級管理的模式，對不同部門制定相應的規(guī)章制度，不斷細化個人的工作范疇，以便及時了解自身的職責，同時加強制度執(zhí)行監(jiān)督，避免讓檔案管理制度流于形式。

第三，在檔案管理信息化建設的過程中，企業(yè)要對現(xiàn)有的檔案管理組織進行升級創(chuàng)新，組建完整的檔案管理組織體系，建立并完善保密、查閱、移交等檔案管理制度，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依。同時，企業(yè)要加強檔案管理信息化工作的保密性，防止發(fā)生泄密、盜取等行為，同時有機結合國家的ISO標準體系，形成獨特的、有效的檔案管理組織，推進檔案管理信息化工作的發(fā)展。第四，企業(yè)要完善檔案管理信息化建設的監(jiān)督機制，使檔案管理工作能實現(xiàn)自我約束、自我監(jiān)督。同時，企業(yè)還要對檔案管理內(nèi)部人員進行有效監(jiān)督，規(guī)范監(jiān)督章程和監(jiān)督條例，完善內(nèi)部監(jiān)督手段和監(jiān)控方法，盡可能減少和控制檔案泄露和抄襲發(fā)生的幾率，推動檔案信息化管理工作不斷進步。

4 結 語

信息化時代已經(jīng)到來，給檔案管理信息化工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，信息化的檔案管理方式已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)必須給予高度重視。因此，在檔案管理信息化建設的過程中，企業(yè)需要適應時代發(fā)展的要求，使檔案管理工作跟上時代潮流。

主要參考文獻

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