梁梅

[摘 要] 本文分析了地方高校采購檔案管理工作中存在的問題和對策，旨在更好地做好采購檔案的整理與歸檔，管理與利用，為采購工作留存第一手完整的依據(jù)資料。

[關鍵詞] 地方高校 采購檔案 研究

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

2017年下半年財政部頒布了新的《政府采購貨物和服務招投標管理辦法》（財政部87號令）取代了原來的18號令，其中第七十八條對采購人、采購代理機構“未妥善保存采購文件的情形”明確了相應法律責任，2018年財政部頒布了《政府采購質疑和投訴辦法》（財政部94號令），要求我們對供應商質疑材料、處理過程記錄及答復、供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定的存檔務必完整。高校采購工作歷來是一個易發(fā)腐敗的高風險點，如何體現(xiàn)“公平、公正、公開、誠實信用”的采購原則，一套完整全面的檔案顯得尤其重要，所以構建科學的地方高校采購檔案管理體系勢在必行。

一、地方高校采購檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏相應的采購檔案管理制度

采購檔案是指在采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、磁盤、光盤等不同載體的歷史記錄。地方高校在采購過程中常用政府采購、學院自行采購兩種方式，這兩種方式歸檔方式是不一樣的，在制度上要理清，對政府采購，本著“誰組織采購，誰負責歸檔”的原則進行。代理機構組織采購的檔案由代理機構負責歸檔，其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件（副本）等相關資料應同時報送采購單位存檔備查；地方高校自行組織采購的檔案由采購單位負責歸檔。我們在工作中沒有一套完整的采購管理制度，界定采購檔案的歸檔范圍、收集與管理、使用與銷毀、監(jiān)督檢查及法律責任[2]。

（二）檔案管理人員學習不夠，專業(yè)性較差

隨著國家放、管、服采購政策的進一步深入，財政部陸續(xù)出臺多項政策，旨在加強采購人的自主權，而地方高校承載著培養(yǎng)地方高素質應用型人才的重任，為構建科學合理的教學、管理、服務設施設備，采購量大，采購形式多，所以作為檔案人員應加強學習，了解采購過程歸檔的重要性，資料利用的廣泛性。如了解我們政府采購分為招標采購與非招標模式采購，都應將哪些資料歸檔，自主采購的歸檔范圍和組卷順序。往往我們許多檔案管理人員學習不夠，沒有明確采購檔案管理的重要性，對歸檔范圍不明確不清楚，對重要文件收集不齊，原始資料缺失，而檔案歸檔期為15年，一旦缺失或差錯，責任重大。

（三）檔案保管不規(guī)范

一些地方高校采購檔案分散保存，沒有相應的硬件設施，如采購過程中錄制的錄音、錄像資料保管期限從采購結束之日起不少于五年。磁介質（錄音、錄像）必須放入防磁柜中保管。而檔案人員在履約完成幾年后對資料不組卷歸檔，由于不及時造成資料的遺漏與缺失現(xiàn)象嚴重。

（四）隊伍建設不足，檔案管理人員積極性不高

許多地方高校檔案管理人員為兼職人員，流動性大，人員變化頻繁，沒有相應的交接手續(xù)導致資料流失。檔案存放環(huán)境應當具有防盜、防火、防光、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全條件和設施，不得在危房和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應當及時采取修補、復制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

二、加強地方高校檔案管理的對策

（一）提高對采購檔案管理工作重視

只要思想不滑坡，辦法總比困難多。加強對采購檔案工作的重視是關鍵，各級管理人員自上而下形成對采購檔案工作重視的氛圍，所有從事采購工作的人員均應重視采購過程的痕跡管理，注重資料的第一手收集，利用資料充分反映采購過程中嚴格遵循授權審批制度與不相容職務相分離的原則。讓大家明白采購檔案的歸檔是采購工作中相關重要的一個環(huán)節(jié)。

（二）建立完善的采購檔案管理制度

制度是我們約束和規(guī)范我們管理行為的關鍵。采購檔案管理制度應當包括：

1.明確歸檔范圍。（1）政府采購檔案的歸檔范圍包括：項目立項審批單、政府采購預算指標核定單、政府采購計劃申報表、政府采購預算審核意見、計劃審批表、采購文件、評標報告、供應商響應文件副本、合同、履約驗收報告、供應商質疑材料、處理過程記錄及答復、供應商投訴書、投訴處理有關文書、投訴處理決定等其他文件。（2）地方高校自行采購檔案歸檔范圍包括：項目立項審批單、采購文件及采購人確認記錄（包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料、樣本、圖紙）、采購公告、購買采購文件的供應商名單、已發(fā)出采購文件的澄清或修改說明、評審專家名單及抽取記錄、采購響應文件正本、在采購響應截止時間前，供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄、接受供應商投標（談判、報價）的記錄、開標一覽表、開標（談判、詢價）過程有關記錄，包括采購項目樣品送達記錄、評審全過程資料、中標（成交）通知書、采購結果公告（公示）、采購合同文件、采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄、項目驗收報告或其他驗收文件資料、采購項目質量驗收單或抽查報告和有關資料、發(fā)票復印件及附件、供應商質疑材料、處理過程記錄及答復等。

2.確定檔案的收集與整理規(guī)范。一是要明確專人負責檔案的收集與整理，建立明晰的崗位責任制；二是明確歸檔時間，如履約驗收結束多久就將項目歸檔保存；三是要明確歸檔要求，如內(nèi)容要整齊完整、應使用原件、簽字處應清晰可辯認， 按照歸檔內(nèi)容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，并保證采購檔案的標識清晰有效，確保采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案中統(tǒng)一編號索引，單獨保存[1]。

3.明確采購檔案的使用與銷毀管理辦法。一是應當建立健全政府采購檔案查閱、復印和出借制度，除法律另有規(guī)定外，未經(jīng)檔案管理人員審核并經(jīng)批準，不得擅自查閱、復印或出借政府采購檔案；二是檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責，不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換；三是采購項目檔案管理人員工作變動，應按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并簽字確認。四是保管期滿的政府采購檔案，應按以下程序銷毀。

（三）加強采購檔案管理人員的培訓與教育，提高專業(yè)能力

組織采購檔案管理人員學習政府采購法、政府采購法實施條例、招投標法、招投標法實施條例、財政部87號令、74號令、94號令等法律法規(guī)， 讓他們知道政府采購流程和操作程序、知道處理質疑與投訴對項目采購的重要性，明確知道標書制作時資質條件設置和重要技術參數(shù)設置的重要性。同時在歸檔范圍的關鍵項應進行要點講解和明確，讓檔案管理人員有著較強的歸檔意識和采購相關專業(yè)知識，更好地為學校采購檔案管理服務。

（四）強化檔案規(guī)范保管

一是要加強日常性保管與保護工作，如庫房的溫濕度監(jiān)測、庫房的清潔及上架整理等；二是加強預防性保管與保護，如防火、防盜、防潮、防高溫等工作；三是硬件的增設，如電子檔案的收集與檢索，防磁柜的增設等；四是維護性保管工作，如毀損、變質檔案的修復與復制等。只有保管好采好購檔案，才能利用好檔案[2]。

（五）抓好隊伍建設

首先應合格配置專職人員，特別是采購檔案應有專人負責管理，明確其崗位職責；二是在檔案專業(yè)知識及采購專業(yè)知識上加強培訓力度，讓他們可在了解采購業(yè)務的情況下熟悉采購資料收集歸檔；三是應有詳盡的檔案人員培訓制度，定期進行業(yè)務培訓與實訓操作；四是加強相關單位業(yè)務交流，一方面加強與同行高校業(yè)務溝通，學習采購檔案管理的先進經(jīng)驗，二是加強和政府交易中心及其他采購代理機構檔案業(yè)務方面的溝通，學習其優(yōu)點，特別是音像、視頻等資料的收集與歸檔；五是注重隊伍的梯隊建設，注重培養(yǎng)采購檔案管理人員的團隊建設。

三、結語

總之，采購檔案管理工作是采購管理工作重要的一環(huán)，我們應嚴格收齊歸檔范圍內(nèi)的所有資料，做好檔案的整理、利用和保管，做好采購檔案管理工作。

參考文獻：

[1]湯紅霞.高校政府采購檔案管理實踐與探索[J].蘭臺世界， 2012（11）：48.

[2]楊曉兵.87號令背景下高校儀器設備采購檔案管理研究， 2018（06）.