吳瑩

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，具有保存價值的歷史記錄，是醫(yī)院的寶貴財富。加強醫(yī)院檔案管理有著非常重要的意義。

關鍵詞：醫(yī)院檔案管理

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不強，檔案利用率低。

檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴格的考核，在實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。在醫(yī)院管理中，領導大多十分重視醫(yī)療服務管理，而對檔案的管理意識比較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不健全、管理分散，管理范圍不明確。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務科室自己管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性。到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化，各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理，也使得許多珍貴的材料丟失或遺棄，不能得到有效利用。

（三）檔案專業(yè)人員業(yè)務水平不高，相關知識欠缺。目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結構不合理，現(xiàn)代科學知識貧乏，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（四）檔案管理硬件投入不足，現(xiàn)代化管理手段應用較差。

由于醫(yī)院管理以醫(yī)療為主，醫(yī)院把有限的資金和用房都投入到醫(yī)療建設中，致使檔案用房狹小，室內(nèi)施舍簡陋，不符合檔案安全保管的要求。近年來，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中已廣泛應用，可在檔案管理方面的利用卻較少，沒有統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一管理，各單位按本單位的習慣使用，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)，不能做到資源共享。醫(yī)院必須正視現(xiàn)實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

二、加強醫(yī)院檔案管理工作

（一）加強檔案法的學習，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。

（二）重視醫(yī)院檔案規(guī)劃，促進檔案建設與業(yè)務建設同步發(fā)展。

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在醫(yī)院的建設和發(fā)展中是不可缺少或替代的。醫(yī)院在制定中長期規(guī)劃中，應充分考慮檔案管理的設計和建設，要根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要，不斷增加投入，提高檔案管理的建設力度，使檔案管理的用房條件、設備配置、人員配備、業(yè)務培訓、管理水平等綜合實力與醫(yī)院的業(yè)務發(fā)展相適應。

（三）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為，加強檔案收集工作。

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。檔案具有真實性、完整性、有效性的特點。它是一項嚴肅的且條理性很強的工作。建立科學的檔案管理體系、健全檔案管理的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院檔案工作人員要根據(jù)《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律法規(guī)、結合本單位工作實際，逐步實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理。建立以檔案管理人員為專職檔案人員，其他科室各抽一人為兼職檔案工作人員的檔案管理機構，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。同時醫(yī)院要完善檔案的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度、使檔案工作每個環(huán)節(jié)的運行都有章可循，都有明確的要求和制度約束。要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集，把具有保存價值、應當歸檔的文件材料收集齊全。

（四）重視人才培養(yǎng)，提高人員素質。

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高業(yè)務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業(yè)務發(fā)展，不斷總結探索檔案管理工作及業(yè)務發(fā)展，全面提高檔案管理人員素質，推動檔案管理水平的提高。

（五）開發(fā)檔案資源，為醫(yī)院工作服務。

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者服務。因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

（六）加大檔案室的硬件投入，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代管理。

根據(jù)醫(yī)院具體情況，加大檔案資金投入，改善檔案管理環(huán)境，引進現(xiàn)代化技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必須條件。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門檔案庫房和配備必要的安全保管設施，如庫房的去濕、空調設備、高效滅蟲、滅蟲設備等，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。二是要引進計算機管理，發(fā)揮電子計算機在檔案管理中的作用。逐步配備計算機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機等設備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作。改變傳統(tǒng)的手工操作，信息儲存量少，檢索慢的狀況，提高檔案管理的工作效率。同時注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。

總結：隨著醫(yī)院醫(yī)療體制改革，醫(yī)院檔案工作的重點也隨之改變。檔案管理人員要順應時代，提高檔案現(xiàn)代化管理意識，經(jīng)常深入到各科室調查、了解醫(yī)院醫(yī)療、教學和科研工作對檔案信息的需求，有針對性地提供檔案信息，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供信息保障。endprint