鄭艷燕

摘 要：文章首先從系統(tǒng)總體設(shè)計、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與應(yīng)用、系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計與應(yīng)用、功能模塊詳細(xì)的設(shè)計與應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫連接技術(shù)這五點分析了文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，然后從應(yīng)用原則、應(yīng)用注意事項和系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用提出了文書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略。希望給相關(guān)人員帶來幫助，促進(jìn)我國文書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用水平的提高。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理系統(tǒng)；系統(tǒng)技術(shù)

中圖分類號：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）34-0087-02

Abstract： At first， this paper analyzes the design and application of document archives management system from the following five aspects： the overall design of the system， the design and application of the system architecture， the design and application of the system network deployment structure， the detailed design and application of the functional modules， and the database connection technology. Then， from application principles， application notes and system security measures， the paper puts forward the application strategy of the document file management system， in the hope of bringing help to the relevant personnel and facilitating the improvement of design and application level of our country's document archives management system.

Keywords： document archives； management system； system technology

1 文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

1.1 系統(tǒng)總體設(shè)計

1.1.1 設(shè)計目標(biāo)

在設(shè)計文書檔案管理系統(tǒng)時，主要是依托于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行設(shè)計，首先設(shè)計人員要系統(tǒng)的總體進(jìn)行規(guī)劃與安排，要確定文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)，它的設(shè)計主要是為了簡化程序，能夠輕簡文書檔案，便于工作人員的管理。同時，也為了能夠更好的實現(xiàn)檔案的收集、歸檔、回收等方面的工作，實現(xiàn)工作的程序化與信息化。以上這些就是文書檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計目標(biāo)，一切的設(shè)計工作都要圍繞這一設(shè)計目標(biāo)去執(zhí)行。

1.1.2 總體設(shè)計方案

在確定了設(shè)計目標(biāo)之后，設(shè)計人員就要擬定總體設(shè)計方案。首先要確定系統(tǒng)內(nèi)容的基本設(shè)置，一般在設(shè)計文書檔案管理系統(tǒng)時，要保證其實現(xiàn)一些功能，主要包括以下幾個方面。第一，就是可以將文書檔案快速的歸類，要實現(xiàn)歸類功能，讓工作人員按照等級重要程度以及文件機(jī)密程度進(jìn)行歸類，之后完整的儲存起來。第二，系統(tǒng)要包含文書文檔借閱部分，這一部分主要應(yīng)該包括收發(fā)文檔和歸還文檔的登記功能，這樣可以便于工作人員在文檔借閱和歸還的時候，清楚準(zhǔn)確的進(jìn)行記錄，從而提高工作效率。另外，在文檔借閱的時候，系統(tǒng)也應(yīng)該出示一些信息記錄功能，例如，要具備人員信息借閱審批、人員歸還日期等方面的內(nèi)容。第三，系統(tǒng)要包含文書檔案查詢的功能，在進(jìn)行這方面的設(shè)計時，一定要注意提高查詢的便捷與方便程度，可以具體進(jìn)行分類查詢設(shè)計。例如，實現(xiàn)收文與發(fā)文信息的分類查詢，實現(xiàn)文檔的借閱與歸還信息的分類查詢等。

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計與應(yīng)用

在設(shè)計文書檔案管理系統(tǒng)時，要設(shè)計系統(tǒng)的架構(gòu)，系統(tǒng)架構(gòu)是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，一個好的系統(tǒng)架構(gòu)可以促進(jìn)系統(tǒng)的安全運行，也利于之后的升級與完善，開發(fā)人員可以進(jìn)行如下的設(shè)計。例如，可以使用J2EE的框架，這種框架通常有四層。每個系統(tǒng)層之間都是獨立的，但是層與層之間也有一定的聯(lián)系。其中應(yīng)用表示層可以讓用戶與文書檔案管理系統(tǒng)直接的聯(lián)系起來，使用戶可以接觸，工作人員可以把web瀏覽器當(dāng)作用戶與系統(tǒng)間的溝通界面，在設(shè)計好之后，用戶可以通過登錄瀏覽器來訪問文書檔案管理系統(tǒng)的程序。應(yīng)用持久層主要是進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的鏈接，可以提高工作人員的工作效率，設(shè)計人員可以采用Hibernate和JDBC方式連接，這樣可以進(jìn)行文書相關(guān)數(shù)據(jù)的刪除、新增等操作[1]。應(yīng)用業(yè)務(wù)應(yīng)用層主要的功能是為系統(tǒng)提供各種模塊功能，例如，可以實現(xiàn)信息統(tǒng)計和檔案管理等等。在整個檔案系統(tǒng)中最重要的核心部分就是業(yè)務(wù)邏輯層，它是承載多種業(yè)務(wù)的重要部分，一旦業(yè)務(wù)邏輯層出現(xiàn)問題，管理系統(tǒng)就會受到影響，出現(xiàn)各種問題，所以一定要注意這部分的設(shè)計。

1.3 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)的設(shè)計與應(yīng)用

在對架構(gòu)設(shè)計之后，還要對網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，在這方面要求技術(shù)人員將信息安全角度作為重點進(jìn)行設(shè)計與考慮，一定要提高系統(tǒng)及文書信息的安全性。在通常情況下，設(shè)計人員可以用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)來設(shè)計系統(tǒng)，一旦想要通過外部網(wǎng)絡(luò)訪問數(shù)據(jù)庫時，要對其進(jìn)行授權(quán)操作，方可進(jìn)入系統(tǒng)訪問。在具體布置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時，要做好結(jié)構(gòu)設(shè)計，其中包括很多部分，比較重要的就是web客戶端、檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器及應(yīng)用程序服務(wù)器等等。目前，時下最流行的就是B/S，它可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、瀏覽器、服務(wù)器這三者的設(shè)計，可以提高系統(tǒng)的擴(kuò)展性，利于系統(tǒng)與用戶在瀏覽器頁面進(jìn)行交互與操作。一般最好的在Windows7環(huán)境下進(jìn)行開發(fā)，可以使用NET或ASP開發(fā)語言，服務(wù)器最好選用Windows2003或2008款，而客戶端，選用360、火狐、搜狗瀏覽器均可。如果使用IE瀏覽器的話，至少要將其升級到IE8.0以上[2]。

在具體應(yīng)用時，工作人員可以通過路由器來訪問系統(tǒng)內(nèi)部資料，這方面可以通過web客戶端的設(shè)計達(dá)成，但是應(yīng)用時要注意建立相應(yīng)的鏈接，將路由器進(jìn)行防火墻檢測，進(jìn)行去除掉木馬及病毒，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及文書檔案系統(tǒng)的安全性。其中服務(wù)器與客戶端是要連接在一起的，為了提高其安全性，技術(shù)人員還可以準(zhǔn)備一個備份服務(wù)器，這款服務(wù)器不需要進(jìn)行其他工作，只需要進(jìn)行同步更新功能即可，這樣一旦數(shù)據(jù)庫信息資料丟失和損壞，則備份服務(wù)器上的文書檔案信息也會完整的保留下來。

1.4 功能模塊詳細(xì)的設(shè)計與應(yīng)用

在文書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計時，還要細(xì)化每一部分的模塊的功能，整體設(shè)計主要分為四個模塊系統(tǒng)。第一是分類管理模塊，它是比較基礎(chǔ)的模塊，在具體應(yīng)用時可以實現(xiàn)文書檔案的分類、調(diào)取以及歸還等工作，還可以通過收藏夾，實現(xiàn)文書資料的收藏，便于功能工作人員高效的將各種檔案進(jìn)行歸檔處理。其中在分類管理中可以按照文書檔案的具體類型進(jìn)行詳細(xì)的劃分。第二是系統(tǒng)管理模塊，其主要實現(xiàn)對于用戶的管理，當(dāng)用戶進(jìn)行文書檔案的借閱或歸檔的時候，工作人員就可以應(yīng)用到這一模塊，可以利用該模塊進(jìn)行文書檔案的新添以及刪除。第三是檢索管理模塊，這部分是對檢索的級別程度進(jìn)行設(shè)計。在應(yīng)用時，工作人員可以選擇是簡單檢索還是跨庫檢索等，還可以在高級檢索中輸入日期、年份等相關(guān)信息，從而快速的檢索到想要找的文書文檔。第四是業(yè)務(wù)模塊，這部分是讓工作人員進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)工作的，當(dāng)對進(jìn)行信息統(tǒng)計或文書檔案進(jìn)行管理的時候，都要應(yīng)用到這一模塊。

1.5 數(shù)據(jù)庫連接技術(shù)

在對整個文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計時，其中有一項非常重要的環(huán)節(jié)必須引起設(shè)計人員的重視，就是數(shù)據(jù)庫連接技術(shù)。進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的設(shè)計主要是實現(xiàn)錄入文書檔案的功能。這種數(shù)據(jù)庫與系統(tǒng)程序并不是在同一系統(tǒng)中，其是獨立于系統(tǒng)之外的，這樣可以較大的提高存續(xù)功能，不僅便于在運行過程中隨時調(diào)整和維護(hù)，也可以進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)調(diào)試與更新。一般的數(shù)據(jù)庫中要包含多個文檔，各個文檔之間是有聯(lián)系的，技術(shù)人員可以通過組織這些文檔實現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理。在設(shè)計時，還要注意實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)的共享性，做到統(tǒng)一控制，要標(biāo)注清系統(tǒng)各部分的作用、字段表、字段名稱與類型等相關(guān)內(nèi)容[3]。人們在應(yīng)用文書檔案的數(shù)據(jù)庫時，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入與存儲，這都是需要管理員進(jìn)行管理系統(tǒng)中進(jìn)行操作的。

2 文書檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

2.1 應(yīng)用原則

在應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)時，一定要注意以下幾點原則，第一，要注意整體性的原則，在具體應(yīng)用時，工作人員最好通過與其他部門的協(xié)作配合進(jìn)行文書數(shù)據(jù)的收集工作，使得文書檔案管理具有整體性。第二，在應(yīng)用時要注意規(guī)范性的操作，要按照嚴(yán)格的流程方式使用管理系統(tǒng)。尤其是在收發(fā)過程中，應(yīng)該做好信息登記，并進(jìn)行規(guī)范性的處理，以便為檔案查詢者提供真實有效的信息。第三，要注意保密原則，工作人員可以在信息系統(tǒng)中設(shè)置密碼，將不同的文檔放置在不同的分類系統(tǒng)中，將核心文檔重點保管。

2.2 應(yīng)用注意事項

在具體應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行工作時，要注意以下幾點。第一，要提高應(yīng)用意識，相關(guān)單位最好要加大資金投入，加大文書檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，具體結(jié)合實際情況，配置高端的軟件與硬件設(shè)備，提高檔案管理的效率。第二，要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用意識與管理意識，尤其是對文書檔案管理系統(tǒng)的使用進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的應(yīng)用水平。第三，要提高檔案管理的力度，相關(guān)單位應(yīng)該健全檔案管理制度，對系統(tǒng)的應(yīng)用建立相關(guān)制度，對檔案借閱與整理等工作的細(xì)則進(jìn)行規(guī)范，保證工作者的工作質(zhì)量。第四，要重視數(shù)字化的建設(shè)程度，要重視安全性，可以使用開放級別分類，使不同級別的用戶有不同的使用權(quán)限。第五，要對重要文件備份，可以采用圖像掃描等方式將最原始的信息內(nèi)容儲存起來。

2.3 系統(tǒng)安全措施的應(yīng)用

在應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)時，為了使文書檔案管理系統(tǒng)的信息能夠更加安全，相關(guān)工作人員要應(yīng)用一些系統(tǒng)安全的措施。第一，可以應(yīng)用系統(tǒng)中的日志監(jiān)控軟件，其可以幫助管理員處理相關(guān)問題，尤其是對用戶操作的信息進(jìn)行記錄，可以記錄下操作的時間及過程。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，工作人員可以通過分析日志監(jiān)督系統(tǒng)的使用，找到問題產(chǎn)生的原因，從而進(jìn)行針對性的處理。第二，可以應(yīng)用到用戶權(quán)限管理，對不同級別用戶設(shè)置權(quán)限。第三，在對文書文件管理的時候，可以借助其他軟件進(jìn)行進(jìn)一步防護(hù)，促進(jìn)系統(tǒng)的安全性，例如，防篡改技術(shù)以及文件電子簽名都是比較好的選擇，它們都可以對相關(guān)操作進(jìn)行審批管理。另外，系統(tǒng)中設(shè)計的自動歸化功能也可以被應(yīng)用在日常管理中，當(dāng)借閱者逾期不還時，管理系統(tǒng)就可以啟用該功能，將文書自動還回系統(tǒng)中。

3 結(jié)束語

綜上所述，隨著科技的發(fā)展，應(yīng)用文書檔案管理的工作者越來越多，因為其具有非常大的優(yōu)勢特點，既可以保持檔案的完整，又可以提高工作效率。所以為了更好的服務(wù)于工作者以及用戶，開發(fā)與設(shè)計人員更要完善設(shè)計技術(shù)。同時，工作人員也要提高自己的應(yīng)用能力，發(fā)揮設(shè)計中的各組件內(nèi)容，更好的進(jìn)行工作。

參考文獻(xiàn)：

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[3]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應(yīng)用研究[J].才智，2018（16）：206.