王金玉

摘要：許多民辦幼兒園在中途會有管理者流動，而新進的管理者往往不知道如何下手，面對這種情況我們最初的文件管理非常重要。本文主要探討幼兒園的規(guī)范化文件管理。

關鍵詞：幼兒園；規(guī)范化；文件管理

一、引言

前蘇聯(lián)國家領導人列寧說，信任固然好，監(jiān)控更重要，國際戰(zhàn)略管理顧問林正大說，授權就像放風箏，部屬能力弱線就要收一收，部屬能力強了就要放一放。我們在實際運作中有兩個原則要堅持，一是統(tǒng)計原則，二是互查原則。

二、幼兒園文件的規(guī)范化管理策略

首先把幼兒園的文件分成幾個部門來管理，根據(jù)事物的重要性分別是1安全部門、2教學部門、3人事部門、4保健部門、5后勤部門、6財務部門、7招生部門、8園務部門、9對外部門、10民主管理等，同時需要編制詳細的文件。

教學部門的資料按照教學分工分成：園務資料、教師資料兩大類。其中園務資料是指園務計劃及其下面的各種教學的總的思路以及各年齡段組要達到的總目標，具體是根據(jù)教學計劃安排下去的各種教學上面的考核評比及指標等資料；而教師的教學資料是指教師們根據(jù)園務計劃的方向而制定出來的自己班級這個學期的系列文件，比如：班級計劃、周計劃、教案、隨筆、考勤等資料，每個學期結(jié)束后園務必須收集各班級教師的手工版本和電子版本的同步資料后歸檔，這樣便于下個學期的工作展開。就像著名的企業(yè)管理學教授沃.貝尼斯所說的，員工培訓是企業(yè)風險最小，收益最大的戰(zhàn)略性投資，企業(yè)的成功靠團隊，而不是靠個人，所以員工們的培訓是非常有意義的事情，在學期結(jié)束前，要通知班各組，做資料前一定要統(tǒng)一好格式，比如：標題字要幾？文章內(nèi)容字要幾號？什么字體？頁面設置要上下左右各多少？建立文件時一級文件名字怎么建？二級文件名字要怎么建？頁眉怎么設置？頁數(shù)怎么設置？裝訂要如何打印封面，裝訂要如何統(tǒng)一？這個每個老師交上來的資料基本上都會統(tǒng)一規(guī)范，不會亂的各自為政。而且一定要讓組長先做范本出來后讓管理者先看，等組長的資料合格后，其他人的資料按照這個范本來執(zhí)行，否則等大家都做好后再去修改的話就會有怨言了。

人事部門的資料分為：員工信息類、工資類、合同類、其他證明類文件。其中員工信息類又分為：花名冊、證件等信息；工資類就存儲員工工資及各類相對應的考核的最終結(jié)果，當然這個文件和教學內(nèi)的考核的區(qū)別是一種是考核的前期信息，而這里的考核的結(jié)果部分直接對應工資的情況，也就是最終的考核結(jié)果資料。合同就是各種員工合同的范本，隨時備用；其他證明文件是指各種和員工有關的證明及介紹信等的范本文件。

保健部門的資料管理者也要收集，保健計劃和保健的文件目錄必須要有，這樣園務管理人員就可以知道保健工作主要有哪些內(nèi)容，并且要一一過目，這樣如果保健要換人，您就可以知道保健的工作有哪些范圍，另外保健有哪些文件范本也要一一上交到園務文件歸檔中，當然最好每學期末要把保健有的電子版本都要收集上來，手工的要有范本。今后如果有保健人員流動也不必擔心無從下手。

后勤部門的文件一般是指各種財產(chǎn)物資的統(tǒng)計，包含維修統(tǒng)計，其有幾個表格不能少，比如每個班級里面桌子、椅子、小床、電視什么什么的班級物品登記表，還有各處的檢查表，比如：門，窗，水電等的維修登記表，還有購貨后的登記，發(fā)出去用的登記表，還有各種電器的說明書和保修卡等都要保管后登記在電子版上面。每個學期結(jié)束時要上報各種財產(chǎn)物資的情況，以便給管理者上報需購和需補充的情況。

財務部門的資料包含了幼兒收費情況、會計要的數(shù)據(jù)、各種保險收費、春秋游收費、各種學生收費通知等，這里面一定要自己再分開會計要的類和自己平時工作要用的類型，因為會計只要結(jié)果性文件，而我們平時的工作比較散亂，所以分開存放會比較清晰，便于交流。

招生部門的資料包含每個學期的新生登記情況表，新生來園咨詢說辭，新生家長的告知書、新生的保險情況、新生的收費情況，新生的體檢情況等資料全部放在新生這個文件內(nèi)，以便統(tǒng)計。

園務部門的資料一般是園務通知等資料，包含園務發(fā)布給教師，給家長的信息，以及一些眼下要做的事情都要歸集在園務內(nèi)，包含反饋情況，等這個件事情結(jié)束后再按照分布存到那個該存的地方去。

對外部門的文件一般存放上級發(fā)來的文件，以及要發(fā)給上級的文件，還有各種和房東發(fā)生的，和銀行發(fā)生的等外部單位的文件，因為有許多文件是每年都要上報一次的，如果有保留的話就會便于來年上報。

民主管理工作包含了家委會資料、教師代表大會、工會等資料，其中家委會工作中應包含各類和家長有關的聯(lián)系資料，比如家長開放日資料等都可以放在里面；教師代表大會和工會資料也是對應相應的教師開會及工會活動等資料，這些資料最好按年保存，因為都有連續(xù)性。這些資料有幾個基本要素：簽到、交代時間、地址、參加的人物、詳細流程、內(nèi)容、拍照、會議結(jié)果等要素不可缺。

三、結(jié)語

作為一個管理者，必須要自己做好范本，手把手教好下面的員工如何累計資料，就會事半功倍，有許多幼兒園的管理者一有人員調(diào)動，就不知所措，這個時候開始責怪當事人，而當時人說我自己找的到的啊，是您不知道怎么找，到后來就變成了扯皮的事情不了了之了，到了新的學期又是循環(huán)這樣的結(jié)果，幾個學期下來也沒有一套可以用的文件，非常辛苦，更談不上更新和完善資料內(nèi)容了。

參考文獻：

[1] 張琴.探討幼兒園的規(guī)范化文件管理[J].讀與寫（教育教學刊），2009（9）