文/喬雪妮

檔案管理現(xiàn)代化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，但在我國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中還存在著一些不良現(xiàn)象。為此，應(yīng)提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，統(tǒng)一檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化和便捷化

隨著社會信息產(chǎn)業(yè)的不斷進(jìn)步，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)也得到了迅速飛躍，將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理之中，能夠提高檔案管理的效率以及質(zhì)量，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，對我國檔案管理事業(yè)具有深遠(yuǎn)的影響。但在現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，還存在著基層檔案管理人員對現(xiàn)代化檔案管理模式的構(gòu)建認(rèn)識不充分、檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作不足以及檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等現(xiàn)象。

一、提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識

為了加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，保障現(xiàn)代化的檔案管理模式順利建成，可以對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，具體的做法有：第一，加強(qiáng)檔案管理人員對使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理方法的學(xué)習(xí)，使他們能夠掌握使用現(xiàn)代化硬件的技術(shù)，體驗(yàn)現(xiàn)代化模式的快捷性；第二，對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)涵以及意義的普及，使他們從根本上認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的便捷性；第三，安排一定的檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)踐活動，使檔案管理人員在實(shí)踐中更加身臨其境地體會到如何使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，解決在實(shí)際檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中可能遇到的問題，提高檔案管理人員對現(xiàn)代化管理模式的熟悉度，幫助他們快速了解檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建的必要性，從而提高檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的意識。

二、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

雖然現(xiàn)階段一些檔案管理的相關(guān)部門已經(jīng)開始實(shí)行現(xiàn)代化的檔案管理模式，但在實(shí)際檔案管理現(xiàn)代化的工作中仍然存在準(zhǔn)備工作不足的情況。為了改善這種情況，檔案管理部門需對相關(guān)工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握一定現(xiàn)代化檔案管理的理論之后，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理現(xiàn)代化構(gòu)建的準(zhǔn)備工作，具體來講包括三方面：一是“硬件”和“軟件”兩方面的內(nèi)容，“硬件”是指計(jì)算機(jī)、掃描儀、核錄儀等硬件設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供外部環(huán)境；“軟件”是指對現(xiàn)代化檔案管理使用方面的書籍、培訓(xùn)以及現(xiàn)場帶教等。二是檔案內(nèi)容的錄入、標(biāo)引等工作，盡管信息錄入的工作是繁雜的，但保障了之后相關(guān)檔案信息的深度加工。三是對錄入的檔案信息進(jìn)行安全化管理，加強(qiáng)工作人員的信息安全意識，提高計(jì)算機(jī)的安全防范功能?？梢?，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，能夠?yàn)橛行У貙?shí)現(xiàn)使用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理奠定基礎(chǔ)。

三、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

在實(shí)際使用現(xiàn)代化方式進(jìn)行檔案管理的過程中，各個單位使用的管理標(biāo)準(zhǔn)是不統(tǒng)一的，幾乎每個單位都有一套適合本單位的標(biāo)準(zhǔn)，方便本單位檔案管理工作的進(jìn)行，這也就造成全國檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)千差萬別，不利于全國進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息的管理，也不利于各部門之間進(jìn)行檔案信息共享。因此，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中采取統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定就顯得尤為重要。為了有效使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)對檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理操作系統(tǒng)的安裝，為進(jìn)行統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)制定統(tǒng)一的檔案編碼，檔案錄入模式，檔案的生成狀態(tài)等等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，有效促進(jìn)檔案的統(tǒng)一化管理。此外，統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)能夠促進(jìn)不同單位之間檔案的信息共享，保障各單位掌握一手的檔案資料。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建立和信息共享的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息的安全意識，使操作相對熟練的檔案管理人員操作相關(guān)系統(tǒng)，避免在統(tǒng)一化的檔案管理模式以及信息共享的過程中造成數(shù)據(jù)的丟失或危害檔案信息安全的情況發(fā)生。

隨著時代的變遷，社會對于檔案管理的要求也是越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足大數(shù)據(jù)時代的要求。因此，進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)是大勢所趨，只有這樣才能真正的順應(yīng)時代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化、便捷化。