張燕兒/舟山市檔案局

隨著浙江舟山群島新區(qū)建設(shè)的快速推進(jìn)，項(xiàng)目引領(lǐng)的發(fā)展模式促使國家投資大幅增加和民營資本大量投入。新區(qū)建立以來，舟山市建設(shè)項(xiàng)目每年以30%的數(shù)量遞增，其中重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目2013年98項(xiàng)，2014年127項(xiàng)，2015年181項(xiàng)，2016年157項(xiàng)，2017年167項(xiàng)，2017年度重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目計(jì)劃投資697億元人民幣。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前全市在建項(xiàng)目有近千項(xiàng)，多為綜合性而又有較強(qiáng)專業(yè)性的項(xiàng)目，呈現(xiàn)出數(shù)量多、涉及面廣、建設(shè)內(nèi)容復(fù)雜等特征?？v觀如此眾多的項(xiàng)目，其檔案管理狀況喜憂參半，總體情況不容樂觀。由于項(xiàng)目建設(shè)單位檔案意識淡薄，很多項(xiàng)目檔案管理不善，存在文件材料形成不準(zhǔn)確、歸檔不齊全、整理不系統(tǒng)等問題。但也有些項(xiàng)目具有規(guī)范管理意識，項(xiàng)目一上馬管理層就著手抓項(xiàng)目的檔案管理，確保檔案工作進(jìn)度與項(xiàng)目進(jìn)度同步，如浙江舟山液化天然氣（LNG）接收及加注站工程項(xiàng)目（以下簡稱“舟山LNG項(xiàng)目”），該項(xiàng)目采用“1+N”工作法管理檔案，取得較好成效。本文試就這一做法進(jìn)行介紹，旨在為其他項(xiàng)目做好檔案管理提供借鑒與參考。

1 “1+N”工作法簡介

“舟山LNG項(xiàng)目”檔案管理運(yùn)用“1+N”工作法管理檔案，“1+N”工作法即“項(xiàng)目+各參建單位”“項(xiàng)目檔案+各參建單位形成的檔案”“目標(biāo)項(xiàng)目+無數(shù)工作節(jié)點(diǎn)”?！绊?xiàng)目+各參建單位”就是在項(xiàng)目檔案管理中建立管理網(wǎng)絡(luò)、明確崗位要求，并要求各參建單位依法依規(guī)履約；“項(xiàng)目檔案+各參建單位形成的檔案”就是各參建單位圍繞項(xiàng)目檔案建立，完成合同約定的項(xiàng)目檔案形成、積累、收集、整理歸檔、數(shù)字化和安全管理工作；“目標(biāo)項(xiàng)目+無數(shù)工作節(jié)點(diǎn)”就是圍繞目標(biāo)項(xiàng)目把握工作節(jié)點(diǎn)、抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做到工作范圍無死角、全流程跟蹤服務(wù)。項(xiàng)目檔案管理需要抓住的工作節(jié)點(diǎn)包括圖紙會審、技術(shù)交底、進(jìn)度計(jì)劃安排、設(shè)計(jì)施工變更、材料工序報(bào)審、施工記錄、第三方檢測、分部分項(xiàng)完成情況、中間結(jié)構(gòu)驗(yàn)收、單位工程交工驗(yàn)收等。筆者認(rèn)為，“1+N”工作法是管理項(xiàng)目檔案的有效方法。

2 “1+N”工作法運(yùn)用分析

“舟山LNG項(xiàng)目”檔案管理運(yùn)用“1+N”工作法的核心是樹立全員規(guī)范管理意識，在項(xiàng)目檔案管理的全過程緊緊圍繞項(xiàng)目檔案這個(gè)“1”，組織管理好“N”，多個(gè)參與者各司其職，采取“N”個(gè)控制手段，把握“N”個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和工作節(jié)點(diǎn)，開展規(guī)范有效的管理。

2.1 做好準(zhǔn)備工作

一是領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)心。早在項(xiàng)目籌備期間，建設(shè)單位新奧（舟山）液化天然氣有限公司積極聽取相關(guān)部門的建議，加強(qiáng)與政府職能部門溝通，并多次與市檔案局聯(lián)系，就項(xiàng)目的檔案管理內(nèi)容、人員配備相關(guān)要求等進(jìn)行接洽、咨詢；項(xiàng)目啟動后，根據(jù)項(xiàng)目管理需要制定項(xiàng)目檔案管理方案，組織人員通過實(shí)地考察、比較篩選，綜合各方面因素，確定管理到位、經(jīng)驗(yàn)豐富、人員專業(yè)的舟山市定海蘭臺檔案事務(wù)所負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理。

二是管理層上心。新奧（舟山）液化天然氣有限公司相關(guān)職能處室圍繞項(xiàng)目管理創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程的總體目標(biāo)，認(rèn)真履行職責(zé)，盡心盡責(zé)辦事，主動尋求專家意見，協(xié)商最佳工作方案，并做到上情下達(dá)，工作落實(shí)到位；下情上報(bào)，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持。事務(wù)所進(jìn)場后更是及時(shí)定目標(biāo)、抓落實(shí)，為發(fā)揮事務(wù)所的專業(yè)優(yōu)勢和管理經(jīng)驗(yàn)營造良好氛圍。

三是參與者用心。無論是項(xiàng)目檔案管理的承辦部門還是協(xié)辦部門，都認(rèn)真對待每一件事，從管理方案、管理制度的擬定到具體事項(xiàng)及相關(guān)細(xì)節(jié)的斟酌與推敲，都是如此。比如在起草《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》時(shí)，各參與單位和建設(shè)單位各承辦部門把職責(zé)明確到每一個(gè)崗位、每一個(gè)人員；同時(shí)也規(guī)定了事務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的具體事項(xiàng)，如對于建設(shè)單位，要跟蹤項(xiàng)目文件的形成、積累、收集、歸檔整理及數(shù)字化、建立數(shù)據(jù)庫和安全管理等情況；對于各參建單位，要指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查并驗(yàn)收其檔案工作；等等。

2.2 推進(jìn)制度建設(shè)

新奧（舟山）液化天然氣有限公司在事務(wù)所進(jìn)場后著手推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)。一是建立項(xiàng)目檔案管理體系。在建設(shè)單位建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上要求各參建單位明確項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人、檔案員和文控人員，嚴(yán)格把控項(xiàng)目文件形成的原始性、齊全性、系統(tǒng)性等。二是相繼出臺管理文件。如在廣泛征求總公司、各參建單位和建設(shè)單位各職能部門意見后印發(fā)《浙江舟山液化天然（LNG）接收及加注站工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)施細(xì)則》，針對跟蹤過程中施工檔案資料出現(xiàn)的種種情況出臺《項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查考核辦法》，通過檢查考核的辦法來確保各參建單位的項(xiàng)目施工檔案資料形成的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性等。三是實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)與檢查的日?；⒅贫然?。對公司各工作部門和各項(xiàng)目參建單位的檔案管理專（兼）職人員進(jìn)行每年3次以上的系統(tǒng)性業(yè)務(wù)培訓(xùn)和專題業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及項(xiàng)目檔案形成的要求，提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量意識，同時(shí)對各參建單位形成的檔案采用不定期抽查及月度、季度檢查考核的辦法，督促各參建單位的項(xiàng)目施工檔案資料形成的質(zhì)量達(dá)標(biāo)。

2.3 規(guī)范日常管理

舟山市定海蘭臺檔案事務(wù)所取得“舟山LNG項(xiàng)目”的項(xiàng)目檔案全程跟蹤管理服務(wù)資格后，全程跟蹤規(guī)范管理。一是指定一名常駐人員協(xié)助建設(shè)單位綜合部進(jìn)行項(xiàng)目檔案日常管理工作，如日常的收文登記、各個(gè)部門定期的資料接收、項(xiàng)目前期文件的歸檔整理及預(yù)立卷等。二是委派人員參加工地每周監(jiān)理例會，及時(shí)掌握各施工單位的施工進(jìn)度情況及需要解決的施工問題等，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展督促項(xiàng)目檔案的及時(shí)形成、補(bǔ)充、反饋、閉合等。三是在組織月度、季度檢查考核的同時(shí)，不定期增派人員到各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件檢查工作，根據(jù)檢查結(jié)果反饋檢查意見，督促施工單位的施工資料與工程建設(shè)進(jìn)度同步。四是每個(gè)月向建設(shè)單位遞交項(xiàng)目檔案管理月報(bào)，匯報(bào)當(dāng)月工作成果及下月工作計(jì)劃，使項(xiàng)目檔案全程跟蹤服務(wù)有計(jì)劃性和針對性。

3 幾點(diǎn)體會

第一，較高的檔案意識是運(yùn)用“1+N”工作法的基礎(chǔ)。一個(gè)項(xiàng)目的建成需要政府各級各部門的支持和項(xiàng)目各參建單位的努力，項(xiàng)目檔案的建立來源于政府各級各部門和項(xiàng)目各參建單位的文件資料。在往來文件中，建設(shè)單位各部門如辦公室、合同管理部門、工程管理部門、設(shè)備采購部門等，相關(guān)參建單位如設(shè)計(jì)單位、各標(biāo)段施工單位、監(jiān)理單位等，其產(chǎn)生的文件都是項(xiàng)目檔案重要組成部分。要做好項(xiàng)目檔案管理，就要讓項(xiàng)目文件材料形成的每個(gè)單位、每個(gè)部門明確文件形成的要求，讓每一個(gè)經(jīng)手文件材料的人員都有較高檔案意識。

第二，權(quán)責(zé)明確的管理體系是運(yùn)用“1+N”工作法的前提。任何工作要實(shí)現(xiàn)有效管理，必須要依托職責(zé)分明的管理體系。項(xiàng)目在實(shí)施過程中與嚴(yán)格按照“五制”（項(xiàng)目法人制、投資資本金制、招投標(biāo)制、合同管理制和工程監(jiān)理制）建立管理體系，如把檔案管理納入監(jiān)理工作制度，明確規(guī)定監(jiān)理單位不僅對項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，還應(yīng)審查各施工單位的歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性，督促施工單位按時(shí)歸檔；再如，把工程檔案管理納入招投標(biāo)和合同管理制度。在招標(biāo)文件、合同中要明確規(guī)定施工、監(jiān)理單位需要提交的檔案套數(shù)、質(zhì)量要求、移交時(shí)間以及相關(guān)的違約責(zé)任，如要求扣押一定比例的保證金等。要確保各單位各部門權(quán)責(zé)明確、各司其職，如建設(shè)單位要明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)解決工程檔案管理中碰到的難點(diǎn)問題，再確定工程檔案的主管部門，可以是辦公室也可以是工程部，然后確定該部門一位同志負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目文件的系統(tǒng)管理，最后由每一部門負(fù)責(zé)人指定一人作為各部門工程文件的管理者，各參建單位也指定一人作為資料員，這些部門和人員組成整個(gè)工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

第三，日常的規(guī)范管理是運(yùn)用“1+N”工作法的關(guān)鍵。項(xiàng)目檔案是隨項(xiàng)目進(jìn)度同步形成與建立的，日常管理的規(guī)范與否直接決定了項(xiàng)目檔案質(zhì)量的好壞。把握日常管理時(shí)機(jī)，能夠確保工程檔案歸檔的及時(shí)性。一是把握計(jì)量支付關(guān)。在工程計(jì)量時(shí)，除工程實(shí)體驗(yàn)收合格外，監(jiān)理和建設(shè)單位還應(yīng)審核相關(guān)施工資料是否完整、準(zhǔn)確、有效，以及組卷是否科學(xué)、規(guī)范，只有監(jiān)理和建設(shè)單位項(xiàng)目檔案管理部門責(zé)任人簽字，才能進(jìn)行計(jì)量支付。二是把握交、竣工驗(yàn)收關(guān)。交、竣工驗(yàn)收階段竣工資料基本形成，建設(shè)單位要抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，組織力量對各參建單位的竣工資料進(jìn)行系統(tǒng)審核，檢查各單位檔案數(shù)量是否與合同相符，歸檔文件材料與建設(shè)工程實(shí)體是否相符，是否準(zhǔn)確、完整、有效，竣工圖編制是否符合要求、分類是否科學(xué)、整理是否規(guī)范，封面填寫是否整潔與美觀，歸檔說明和檢索工具是否完備。對未能及時(shí)整理編目的單位要集中力量進(jìn)行指導(dǎo)，督促其抓緊整理，對不符合規(guī)范要求的單位應(yīng)要求其限期整改完善。