聶宏凱/吉林大學(xué)黨委組織部

陸 璐/吉林大學(xué)管理學(xué)院

干部檔案包含了干部個人信息、政治面貌、業(yè)務(wù)能力、行為表現(xiàn)、成果實績等重要內(nèi)容[1]，它是干部職稱評定、選拔聘用的憑證依據(jù)，應(yīng)作為重要的檔案資源被妥善保存。干部檔案管理問題愈發(fā)得到黨和國家的高度重視。2014年，中組部頒布了《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》，要求加強干部檔案工作[2]；2014年10月至2016年6月，中央組織部完成了對全國干部人事檔案的專項審核工作[3]，集中解決了干部檔案管理中普遍存在的問題。

具體到高校層面，高校干部檔案具有政治性、動態(tài)性、學(xué)術(shù)性和憑證性的特征。政治性既體現(xiàn)為在校黨委領(lǐng)導(dǎo)下對高校干部進行任用、考核、調(diào)動等，也體現(xiàn)為高校干部檔案主體具有強烈的紀律意識和道德意識，這些都在檔案材料中有充分反映；動態(tài)性主要指干部檔案的內(nèi)容是持續(xù)更新的，會隨著干部工作變動及時補充進來新的材料；由于高校干部的職業(yè)特性，學(xué)術(shù)性體現(xiàn)為干部檔案中的一部分材料真實反映了干部的學(xué)術(shù)研究水平和專業(yè)技術(shù)能力，而且這部分材料是干部檔案的重要組成部分；憑證性體現(xiàn)在高校干部檔案真實、完整地反映了干部的工作、學(xué)習(xí)、生活經(jīng)歷，具有憑證價值。

1 高校干部檔案管理中的問題

一是內(nèi)部問題。高校干部檔案管理內(nèi)部問題主要表現(xiàn)為檔案意識不強和檔案內(nèi)容缺失。檔案意識不強，首先表現(xiàn)為個別干部為謀求個人利益最大化，對個人年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、履歷、干部身份等重要信息進行涂改、替換或偽造，這種違法亂紀的行為嚴重損害了干部檔案的真實性和完整性。其次表現(xiàn)為有些干部沒有認識到干部檔案的重要性，不按規(guī)定正確填寫相關(guān)材料或不按時上交材料，甚至因工作單位變動直接“棄檔”。有些高校檔案部門平常疏于監(jiān)督和管控，檔案意識不強的問題短期內(nèi)難以改觀。檔案內(nèi)容缺失，主要表現(xiàn)為信息遺失、格式錯誤和信息錯誤，其中信息遺失包括證明學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍檔案遺失、證明工作經(jīng)歷的工作證明遺失、體現(xiàn)入黨歷程的入黨材料遺失和揭示工作變換的調(diào)轉(zhuǎn)材料遺失；格式錯誤包括紙張選擇錯誤、書寫材料選擇錯誤、審批流程不清等；一般來說，信息錯誤是由于有意識的造假或無意識的筆誤造成的，不管是有意為之還是無意為之，都會使檔案真的實性得不到保證。

二是外部問題。在信息時代，高校已然認識到檔案信息化的重要性與必要性，但在各種因素作用下，部分高校干部檔案仍停留在傳統(tǒng)人工收集整理的階段，繁重而瑣碎的工作占據(jù)了檔案人員大部分的工作時間，檔案檢索與調(diào)用困難重重，甚至檔案損壞的現(xiàn)象也會發(fā)生。一些高校雖然通過開發(fā)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建了干部檔案數(shù)據(jù)庫，但功能僅局限在簡單的數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計和輸出上，沒有充分發(fā)揮出信息管理系統(tǒng)的服務(wù)功能，極大地拖延了干部檔案信息化的進程。高校開展干部檔案管理缺乏充足的經(jīng)費支持，檔案人員只能利用老舊的設(shè)施設(shè)備完成低水平的整理保管工作，難以真正挖掘干部檔案的價值。長期以來，高校干部檔案處于封閉管理的狀態(tài)中，雖然在一定程度上維護了檔案內(nèi)容的真實性和安全性，但卻不能為高校干部職稱評定、選拔聘用提供服務(wù)，且不容易讓干部認識到檔案的重要性。

2 實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的策略

2.1 樹立全程管理和前端控制理念

紙質(zhì)和電子檔案的增多對高校干部檔案規(guī)范化管理來說是一個挑戰(zhàn)。為了從源頭上保證干部檔案的真實有效，應(yīng)當引入全程管理和前端控制的概念。全程管理和前端控制主張文件在形成之時就被納入管理范圍，并且對文件從形成到保存或銷毀的整個過程都實施有效的監(jiān)督保護。

全程管理來源于文檔一體化思想，建立在“大文件”觀的基礎(chǔ)上[4]，注重文件各個階段的管理，從而提升整體質(zhì)量。從全程管理的觀點出發(fā)，高校干部檔案的收集、整理、保管和服務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)當被重點關(guān)注。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要注重收集工作，在工作中要注意確保檔案的完整性；對于電子檔案來說，不僅要收集文件本身，相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)當收集，這樣既能反映電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和來源等方面的基本信息，還能發(fā)掘信息價值。紙質(zhì)檔案的整理工作十分繁瑣，檔案工作人員不僅要完成分類、排序、標碼、裝訂、目錄等流程，還要定時更換檔案裝具。電子檔案管理對部分環(huán)節(jié)進行了簡化，其重點部分是著錄，著錄能夠有效應(yīng)對電子檔案的頻繁復(fù)制和遷移，保證電子檔案的真實性，并且為后續(xù)的檢索工作打下基礎(chǔ)。高校干部檔案具有保密性，因此檔案庫房需要配置完備的硬件設(shè)施，切實起到妥善保護干部檔案實體的重要作用；電子檔案管理則應(yīng)注意系統(tǒng)安全建設(shè)，避免因黑客、病毒攻擊造成信息泄露。高校干部檔案的服務(wù)功能直接體現(xiàn)在提供查閱和調(diào)用上，借閱者按相關(guān)規(guī)定提出申請，辦理手續(xù)后可查閱或調(diào)用檔案。前端控制以文件生命周期理論為基礎(chǔ)[5]，將電子文件的管理要求都反映在系統(tǒng)設(shè)計階段中。從前端控制的角度出發(fā)，高校檔案管理部門要掌握有關(guān)電子文件管理的法律標準，熟悉各個流程的運轉(zhuǎn)原理，向系統(tǒng)設(shè)計者提出具體的要求。全程管理和前端控制雖然擁有不同的理論基礎(chǔ)，核心思想也不盡相同，但二者可以相互補充，共同維護高校干部檔案的完整與安全。

2.2 確保檔案的真實性、完整性和可靠性

真實性、完整性和可靠性無疑是檔案管理的核心要素。真實性、完整性和可靠性一方面體現(xiàn)在檔案在形成過程中是真實可靠的，另一方面體現(xiàn)在檔案形成后沒有被篡改。

在高校干部檔案的形成過程中，必須樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、制定嚴明的標準規(guī)范，以實事求是作為基本工作原則，從源頭上杜絕虛假檔案和問題檔案?！陡刹咳斡脳l例》中明令禁止“涂改干部檔案”和“在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等方面弄虛作假”等行為[6]，干部監(jiān)督小組存在的目的就是對檔案涂改和涉嫌造假的行為進行核實查處，用實際行動踐行“三嚴三實”，牢固樹立“四個意識”。統(tǒng)一電子檔案格式也是有效的方法之一，結(jié)構(gòu)科學(xué)、合理有效的檔案格式可以減少格式轉(zhuǎn)化的流程，能為長期保存創(chuàng)造有利條件。國家公布的標準規(guī)范是最重要的參考資料，密鑰、電子簽名等技術(shù)的應(yīng)用不僅可以節(jié)約技術(shù)成本，還能最大限度地防止檔案被篡改。在檔案形成后，對檔案進行鑒別審核是重要環(huán)節(jié)。要堅持對每份檔案進行仔細鑒別，及時發(fā)現(xiàn)問題并予糾正，一旦發(fā)現(xiàn)存在弄虛作假的情況就必須嚴肅追責(zé)。對于難以鑒別的內(nèi)容，如出生年月、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、黨員材料等信息，可以通過調(diào)查走訪、全方位調(diào)取證明材料等方式，進行對比研究，做出正確判斷。如遇干部檔案中的信息不一致情況，應(yīng)要求干部本人出具書面說明，由高校組織部門進行進一步核查；如是干部重要信息記載不一致的，要根據(jù)有關(guān)政策審核確認；如經(jīng)過調(diào)查沒有原始依據(jù)材料且按照現(xiàn)有政策難以認定的，要結(jié)合檔案記載情況綜合研判確定。

2.3 規(guī)范管理制度與加強信息化相結(jié)合

信息化是高校檔案部門為了應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的變革和順應(yīng)學(xué)科發(fā)展的需要而采取的有效舉措。信息不僅僅是指對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，還指依靠信息技術(shù)構(gòu)建干部檔案管理系統(tǒng)，對高校干部檔案進行科學(xué)管理和充分開發(fā)利用。實踐中，將加強干部檔案管理制度建設(shè)與信息化手段結(jié)合起來，不僅可以縮短工作時間、提高工作效率，還能有效保護紙質(zhì)檔案，也方便隨時對檔案材料進行動態(tài)更新。

第一，制定詳細的管理計劃。在前期管理階段，要加強對電子檔案形成部門的管理，明確人員權(quán)限管理范圍，細化人員的操作規(guī)程、訪問權(quán)限和質(zhì)量標準；在中期管理階段，完善檔案的接收范圍、整理規(guī)則和鑒定標準尤為重要；在后期管理階段，主要做好檔案的移交、保管以及提供利用等工作。第二，構(gòu)建協(xié)調(diào)溝通機制。電子檔案形成于高校不同的部門，經(jīng)移交歸檔才進入高校檔案部門；按照全程管理和前端控制的理念，高校檔案部門應(yīng)承擔(dān)起全面的管理責(zé)任，因此構(gòu)建協(xié)調(diào)溝通機制可以幫助檔案形成部門明確其工作職責(zé)，達到提高工作效率和質(zhì)量的最終目的。第三，推進信息化建設(shè)。推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化是最基本的要求；為確保電子檔案的原始狀態(tài)和證據(jù)效力，元數(shù)據(jù)也應(yīng)被納入管理體系，可通過系統(tǒng)限定、用戶限定等方式捕獲隱含在檔案內(nèi)部和管理背景中的元數(shù)據(jù)，并作為重要文件加以維護。第四，健全激勵機制。當前高校檔案人員流動性較強，這不利于實現(xiàn)高校人事檔案的規(guī)范化管理。必須采取有效措施，如健全針對檔案人員的激勵機制，提高檔案人員的待遇，并健全培訓(xùn)與再教育體系。第五，鼓勵開發(fā)利用。實現(xiàn)高校干部檔案規(guī)范化管理的最終目的不是為了保管好檔案，只有發(fā)掘檔案的價值，才能避免形成“死檔案”[7]，這就要求高校檔案部門要規(guī)劃好檔案開發(fā)利用工作，特別是要平衡好保密與開發(fā)利用之間的關(guān)系。

注釋與參考文獻：

[1]于艷茹,徐成凱.高校干部檔案管理探析[J].沈陽大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版）,2017,19(02):158-160.

[2]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設(shè)問題思考[J].檔案時空,2015(04):34-36.

[3]全國干部人事檔案專項審核基本完成[EB/OL].[20178/4/1].http://renshi.people.com.cn/n1/2016/1204/c139617-28922940.html.

[4][5]鄭伽.電子文件的全程管理與前端控制的比較研究[J].北京檔案,2017(10):19-22.

[6]高玲玲.從嚴從實加強干部檔案工作[J].山西檔案,2016(03):46-48.

[7]何宗哲.新公共服務(wù)視角下高校干部人事檔案服務(wù)水平的提升路徑研究[D].廣西大學(xué),2016.