陳飛君

寧波市城市建設(shè)檔案館

城建檔案在線接收采用的“前端控制＋全程管理”模式，是“互聯(lián)網(wǎng)＋政務(wù)服務(wù)”背景下創(chuàng)新的一種檔案接收服務(wù)模式，即城建檔案管理部門向建設(shè)單位提供建設(shè)工程檔案管理報送平臺，在線跟蹤、指導(dǎo)、審核、接收，辦理系統(tǒng)中完成的項目工程報建、上傳、組卷、移交等工作，是一種“不見面審批”的網(wǎng)上審批服務(wù)新模式。

1 推行在線接收的背景

1.1 審批制度改革深化

自實行建設(shè)工程檔案“聯(lián)合驗收”容缺受理，檔案驗收的內(nèi)容精簡、時限縮短，而檔案驗收環(huán)節(jié)在辦事流程中又相對靠后，這就造成了檔案收集難度加大，驗收時間也無法保證的局面。如沿用“事后檢查”的老方法，建設(shè)工程竣工后在某一固定的時間內(nèi)集中歸檔，這顯然是無法及時完成檔案驗收工作的。因此，怎樣才能快速、有效地驗收檔案，給城建檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

1.2 信息化技術(shù)迅速發(fā)展

建設(shè)工程檔案收集、管理、移交等過程中，各個版式不同的電子文件已經(jīng)可以通過軟件自動轉(zhuǎn)換；“互聯(lián)網(wǎng)＋GIS”、BIM等信息化手段也正在逐漸推廣，建設(shè)工程電子文件已經(jīng)能按歸檔要求做到對資料實時采集、規(guī)范管理。

1.3 法律法規(guī)依據(jù)日漸成熟

2019年國務(wù)院發(fā)布的《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》第十二條明確規(guī)定：除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

1.4 城建檔案事業(yè)的內(nèi)卷化

城建檔案的核心是“檔案”，城建檔案在建筑工藝、信息技術(shù)、規(guī)劃技術(shù)的發(fā)展變革中都不占技術(shù)優(yōu)勢，只能被動等反饋。技術(shù)上的失語，導(dǎo)致出現(xiàn)“內(nèi)卷化”苗頭。因此，城建檔案要打破被動狀態(tài)，積極參與到現(xiàn)實變革中去。

2 推行在線接收存在的困難

2.1 軟件系統(tǒng)自身不成熟，還在不斷完善和研發(fā)中

現(xiàn)在社會信息化發(fā)展迅速，電子產(chǎn)品升級換代也是越來越快，檔案在線接收軟件能否保持最佳狀態(tài)，檔案管理平臺、數(shù)據(jù)采集平臺、數(shù)據(jù)遷移平臺是否穩(wěn)定可靠，檔案信息是否存在安全漏洞等問題，一直是城建檔案推行在線接收中存在的最大問題。尤其是安全問題，城建檔案信息中含有很多城市建設(shè)信息、有些是隱秘和機密信息，若系統(tǒng)被病毒入侵或黑客攻擊，則會出現(xiàn)信息泄露、盜用、竊取等情況，給建設(shè)工程造成巨大損失。

2.2 未形成完整、統(tǒng)一的電子檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

城建檔案在線接收工作是一項還處于起步階段的工作，各個環(huán)節(jié)的適用規(guī)范還在研究、制定中。不同的行政區(qū)域、不同的電子文件檔案的形成、收集、存儲、歸檔要求等各不相同?，F(xiàn)有的紙質(zhì)檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)、操作指導(dǎo)等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不適合繼續(xù)使用，不光建設(shè)單位不能確定自身檔案是否符合歸檔要求，有時不同的檔案審核人給出的審核意見也存在不同。

2.3 檔案信息共享不夠，數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一

一些跨區(qū)域、跨部門的政府部門、城建檔案業(yè)務(wù)機構(gòu)資源共享意識不強，提供的信息聯(lián)動服務(wù)不夠，數(shù)據(jù)交換格式和應(yīng)用開發(fā)接口不統(tǒng)一，現(xiàn)在的“互聯(lián)網(wǎng)＋”政務(wù)服務(wù)只是搭建了互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，沒有發(fā)揮出真正的實際意義。

2.4 缺少專業(yè)的工程檔案管理人員

城建檔案在線接收平臺是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搭建的，要求檔案管理人員具備多方知識，但很多企業(yè)因?qū)n案重視度不高，往往辦公設(shè)備配置簡單，檔案管理人員也以兼職居多，這使得檔案數(shù)字化很難實現(xiàn)，缺乏在線報送的基礎(chǔ)。

3 推行在線接收的應(yīng)對措施

3.1 提升軟件管理功能

3.1.1 優(yōu)化存儲體系架構(gòu)

建設(shè)工程從立項到竣工，時間跨度長，涉及檔案數(shù)量大、內(nèi)容廣，為方便建設(shè)單位辦理建設(shè)工程檔案驗收、移交服務(wù)事項，必須提供隨時隨地可以登錄的固定的在線窗口，系統(tǒng)對建設(shè)單位提供具有賬號管理、項目登記及申報、電子文件在線收集、在線檔案整理、工程驗收申報、檔案移交、在線咨詢等檔案連續(xù)管理功能的平臺，城建檔案管理機構(gòu)在線對申報的電子檔案進行審核、接收，且在數(shù)據(jù)中心后臺留足數(shù)據(jù)空間。

3.1.2 具備全周期監(jiān)管功能

歸檔文件的質(zhì)量主要取決于建設(shè)項目的原生電子文件的形成質(zhì)量，對建設(shè)項目的進程進行“前端控制”“全過程管理”是保障歸檔文件質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，軟件系統(tǒng)除了具備自動對原生電子文件進行“四性檢測”“價值鑒定”等常規(guī)檔案管理功能外，還應(yīng)增設(shè)預(yù)歸檔節(jié)點提醒，原生電子文件自動歸檔提示。

3.1.3 安全底線保障

電子檔案的推廣給檔案管理帶來了更多的安全風(fēng)險，上傳信息至儲存空間隨時都可能被木馬病毒、黑客入侵，導(dǎo)致信息內(nèi)容被更改、復(fù)制甚至是文件丟失。因此，在線接收電子檔案過程中要實時檢測、實時預(yù)警、實時保全，逐步應(yīng)用非對稱加密區(qū)塊鏈，對檔案資料定期進行在線、離線、近地、異地等備份，對備份檔案定期開展軟硬件讀取檢測和災(zāi)備恢復(fù)演練，保障電子檔案安全。

3.1.4 開發(fā)數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)建設(shè)項目各審批部門的審批文件及數(shù)據(jù)共享

在線接收是工程建設(shè)項目全流程的其中一個動態(tài)過程，是推進政府職能轉(zhuǎn)變和深化“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境的重要內(nèi)容。其項目全流程的性質(zhì)決定了流程過程中不同時間點會有不同的主體參與，這就使得城建領(lǐng)域政府各主管部門合作成為可能，落實到具體處就是信息的共享及全部生命周期內(nèi)合作，即實現(xiàn)建設(shè)項目各審批部門的審批文件及數(shù)據(jù)共享。

3.2 調(diào)整、縮減檔案接收范圍

隨著建設(shè)工程項目審批制度改革，審批、驗收事項流程也都發(fā)生了很大變化，有的審批事項被取消，有些被合并辦理，業(yè)務(wù)流程的變化導(dǎo)致建設(shè)工程電子檔案也產(chǎn)生變化。因此，要根據(jù)工程項目實際情況，及時調(diào)整、縮減、重塑建設(shè)工程項目電子檔案歸檔范圍。

3.3 改進電子簽章方式

目前各地使用的電子簽章方式主要是以U-KEY為載體的CA證書，除了制證、認證、檢驗手續(xù)較煩瑣，還大多不支持數(shù)字移動設(shè)備。要學(xué)習(xí)借鑒電子商務(wù)領(lǐng)域已經(jīng)較為成熟的人臉識別、指紋識別等生物識別技術(shù)應(yīng)用，探索在移動設(shè)備進行個人身份的鑒定，完成建設(shè)工程電子文件簽批工作，改進電子文件的應(yīng)用體驗。

3.4 完善電子檔案管理制度

要開展建設(shè)工程檔案在線接收，必須建立可操作的統(tǒng)一、完整的電子檔案管理制度，細化技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)，制作跟蹤系統(tǒng)操作指南，這是開展城建檔案在線接收、電子文件歸檔工作的前提，也是城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展過程的必要保障。

3.5 培養(yǎng)復(fù)合型城建檔案管理人員

建設(shè)工程檔案在線接收不是簡單的電子檔案收集、歸檔。檔案管理人員要在思想上接受、重視新生事物，在行動上學(xué)習(xí)數(shù)字化軟件及應(yīng)用操作。政府主管部門要與企業(yè)建立多渠道溝通方式，加大系統(tǒng)試點、推廣的宣傳工作，讓企業(yè)更新觀念，了解檔案發(fā)展的方向及推廣電子檔案的重要性；定期舉辦在線服務(wù)跟蹤平臺、檔案大數(shù)據(jù)等專業(yè)知識培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理員的業(yè)務(wù)能力。