文 / 景鑫

信息化技術的發(fā)展在給檔案工作帶來巨大變革的同時，也對數字檔案的完整性、真實性帶來了巨大的挑戰(zhàn)?，F今數字檔案資源的保存已經成為檔案部門亟待解決的問題。[1]目前我國對電子檔案資源的保存進行了積極的探索與研究，涉及電子檔案資源的管理、技術、政策、法律等方面。[2-3]現階段我國很多檔案館針對電子檔案資源保存問題制定了一系列策略，但相關策略往往只是針對局部問題缺乏系統(tǒng)性，有些甚至忽略電子檔案資源長期保存規(guī)劃，因此很難滿足電子檔案資源保存的現實需求。[4]電子檔案資源的長期保存是一項復雜的系統(tǒng)性的工程，需要檔案部門在信息化背景下根據現實需求，在宏觀上科學規(guī)劃，在微觀上精益求精，構建適合長期發(fā)展的電子檔案資源保存體系。鑒于此，本文擬對電子檔案資源保存策略進行研究，試圖為學術界深入研究電子檔案資源的保存提供理論參考。

一、電子檔案資源保存的現狀

電子檔案資源的保存是一個復雜的體系。它需要針對性的政策支持、協(xié)調統(tǒng)一的管理標準以及復雜的網絡技術支持。就當前我國電子檔案資源保存現狀來看，在政策、管理標準，技術支持等方面仍存在著不少問題。

（一）政策缺乏針對性

電子檔案資源不同于傳統(tǒng)的紙質檔案資源，在保管、查閱、共享上更為高效、快捷。但是由于電子檔案出現較晚，我國對于這類資源保存的政策制定缺乏一定的針對性。這主要體現在作用點和作用域上。[5]電子檔案資源的保存涉及服務、研究、合作等眾多領域，且自身具備較強的動態(tài)性，這也意味著在政策制定上必然面臨著范圍廣、作用域大的問題。另外，制定的政策需要經過可行性、合理性以及可變性等驗證，這也導致所制定的政策無法與實際的工作保持同步。[6]電子檔案資源保存的復雜性決定了檔案保存的每一個環(huán)節(jié)都需要具體的政策進行指導。然而我國電子檔案資源保存的規(guī)范絕大多數只是局限于電子檔案的歸檔環(huán)節(jié)，而并未明確電子檔案后續(xù)保存的規(guī)范標準，造成政策制定缺乏針對性，在實際電子檔案資源保存中缺乏相應的政策指導。

（二）標準缺乏統(tǒng)一協(xié)調性

從國外電子檔案資源保存的現狀來看，已經形成了較為規(guī)范的管理體系，在電子檔案信息安全、數據交換、存儲格式等方面均出臺了相關標準，且內容覆蓋面廣。[7]我國在電子檔案資源保存方面現存的標準僅局限在技術參數的選取和檔案保管環(huán)境方面，標準內容覆蓋面窄，不具備通用性，各標準之間無法實現有效的統(tǒng)一協(xié)調。通過研究發(fā)現，電子檔案資源保存標準的系統(tǒng)性和協(xié)調性決定了檔案資源是否能夠實現長期保存。標準的制定需要經過多層面的商討，包括研究規(guī)劃層面、機構設置層面以及經驗交流層面。只有這樣，才能確保所制定的標準具備協(xié)調性，避免因各部門標準不統(tǒng)一而影響電子檔案資源保存工作。從檔案管理層面來看，協(xié)調統(tǒng)一的管理標準將對后期檔案的管理和使用起到決定性作用，不同階段、不同環(huán)節(jié)的標準是相互配套、相互協(xié)調的，各標準之間不能出現脫節(jié)或矛盾對立。就電子檔案資源保存標準而言，在具體標準制定時應當以全行業(yè)、全方位為著力點，實現同領域、同行業(yè)之間的協(xié)調性。電子檔案資源保存的管理標準并不是簡單意義上的疊加，而應當是具備一定的集合程度?，F階段我國檔案學專家對電子檔案資源保存標準進行了大量的研究，但是并未形成統(tǒng)一的框架協(xié)議，且對框架的內容并未達成共識。

（三） 應用技術單一

電子檔案資源的保存需要大量的技術支持。在信息化背景下網絡技術的發(fā)展成為推動電子檔案發(fā)展的關鍵，電子檔案資源的保存也會隨著信息技術的發(fā)展而產生越來越強的依賴性和敏感性。通常情況下，電子檔案資源的保存周期要遠遠大于存儲載體所使用的時間，因此存儲載體技術的落后必然嚴重影響電子檔案資源的保存。目前我國電子檔案資源保存的載體主要包括光學載體、磁性載體以及半導體載體。每種類型的載體因其材料不同在性質方面也有所差異，應用的領域范圍也不一樣。

信息化背景下，新技術、新方法不斷涌現，利用新的技術方法來處理舊式文件格式的電子檔案必然導致格式不匹配、軟件不兼容等問題。這也將會嚴重影響電子檔案資源的存儲和利用。因此，如何保證新舊技術之間的兼容性和延續(xù)性，成為當前檔案部門解決電子檔案資源長期保存所面臨的技術挑戰(zhàn)。

二、電子檔案資源保存的策略要求

電子檔案資源保存策略關乎檔案管理部門能否實現電子檔案的長期、高效保存，因此電子檔案資源保存策略在制定時必須滿足可行性、有效性和可變性要求。

（一）可行性

檔案部門在制定電子檔案資源保存策略時，應當根據現實情況做到三點：（1）以信息技術的發(fā)展趨勢為基礎，結合信息化背景的大環(huán)境，從檔案館自身實際情況出發(fā)，一方面在技術策略制定上要滿足現有館藏數量以及館藏類型，另一方面從檔案長期保存角度出發(fā)，充分考慮信息化技術的發(fā)展給電子檔案資源的長期保存所帶來的潛在風險；（2）在國內現有的研究基礎上，大膽借鑒國外電子檔案資源保存的成熟經驗。在技術選擇上應當以長期保存為前提，例如在數據格式選擇上，應盡可能地選擇當前主流格式，這可有效降低技術變革所帶來的風險；（3）技術行業(yè)標準的制定應當符合國家檔案局所規(guī)定的行業(yè)標準，如《版式電子文件長期保存格式需求》等，這可避免檔案館在技術升級過程中增加額外的成本。

（二）有效性

檔案部門所制定的保存策略必須是有效和可靠的，策略內容應當以書面形式明確化，確保策略實施的有效性，具體應做到：（1）以電子檔案資源長期保存為前提，充分考慮電子檔案保存過程中可能出現的風險，將可能出現的風險控制在技術策略可控范圍之內；（2）需要考慮到技術策略在實施過程中可能涉及的不同的部門，確保不同部門之間能夠協(xié)調配合，從而保證技術策略能夠有效執(zhí)行。

（三） 可變性

電子檔案資源的保存既會受到信息技術不斷發(fā)展的影響，又會受到國家政策、法規(guī)變化的影響，因此電子檔案在實現長期保存的過程中充滿了各種不同的風險。鑒于此，在策略制定過程中應當以外部環(huán)境變換為對象，當外部環(huán)境發(fā)生變換時，需要進行同步策略升級。需要注意的是，在升級過程中不能對電子檔案的真實性、可用性以及完整性等造成損壞，簡單來說就是在升級的同時實現“向下兼容”。

三、電子檔案資源保存體系的構建

電子檔案資源的長期保存需要多方面因素共同作用。建立科學的檔案資源保存體系既能夠有效提高檔案管理部門的管理效率，又可確保電子檔案的完整性和真實性，實現電子檔案的長期保存。

（一）建立電子檔案保存標準體系

電子檔案資源的長期保存需要一套科學的管理標準體系，而加強管理標準體系框架頂層設計能夠有效解決電子檔案資源長期保存標準內容覆蓋不足的問題。針對標準體系頂層設計需要做到：（1）以電子檔案資源保存的實際情況為著力點，對整個標準體系的框架進行構想規(guī)劃；（2）比較不同體系框架之間的差異，加強不同職能部門之間的聯(lián)系，在標準制定過程中積極征求和參考多方意見，積極調研不同區(qū)域電子檔案管理的實際情況，盡可能確保標準體系的通用性，擴大體系標準的覆蓋面；（3）在實際運行過程中對體系標準不斷更新和完善。總而言之，標準體系的覆蓋內容是電子檔案標準體系建立的關鍵，電子檔案資源的長期保存應當從國家層面出發(fā)，加強電子檔案信息化保存體系的頂層設計和規(guī)劃。另外，針對我國電子檔案保存標準規(guī)范缺乏協(xié)調性問題，應當以我國電子檔案保存的實際情況為基礎，積極參考和借鑒國外的成功案例，根據自身需求制定全面、統(tǒng)一、協(xié)調的標準規(guī)范。在標準制定初期，嚴格規(guī)范檔案部門標準不統(tǒng)一、區(qū)域間標準不統(tǒng)一等問題，逐步完善我國電子檔案保存的標準內容。

（二）建立技術安全保障體系

電子檔案資源保存所涉及的技術眾多，每種技術都有其優(yōu)缺點，且不同技術之間適用范圍、使用成本等也各有差異，因此電子檔案資源在實際保存過程中單一技術手段必然無法滿足現實需求。電子檔案資源具有非結構化特點。遷移與仿真是電子檔案資源長期保存中的兩種十分常用技術。通過仿真技術可以有效解決非結構化電子檔案的讀取問題，遷移可以將電子檔案轉換為通用格式進行存儲。當然仿真技術會因為軟件版本的不同而造成軟件之間的兼容性問題，遷移容易導致部分電子檔案信息丟失。鑒于兩種技術的特點，可先利用遷移技術將非機構化電子檔案轉換為通用格式進行保存，在技術實施中盡可能地減少遷移次數，保證檔案信息的完整性，再借助仿真技術對所保存電子檔案資源的硬件進行模擬測試，提高電子檔案的可讀性。實施這種多技術并用策略可有效降低電子檔案保存的技術難度和成本。

（三）完善監(jiān)控體系

電子檔案在長期保存中會因為各種外在因素而導致資源的損壞或丟失，因此需要完善監(jiān)控體系，實時了解電子檔案的保存狀況。具體需要做到兩點。（1）電子檔案的常規(guī)檢測。常規(guī)檢測主要是針對電子檔案保存的信息包和載體，在實際檢測中根據實際情況設定檢測周期以及被檢測檔案的抽樣比例。一般情況下，電子檔案在經過格式、載體、系統(tǒng)遷移等技術處理之后，為了避免檔案數據信息的丟失都需要進行常規(guī)檢測，從而確保電子檔案的完整性和可用性。（2）技術環(huán)境監(jiān)控。電子檔案資源的保存涉及各種不同的軟硬件技術，而每種不同的技術所需要的環(huán)境各有差異，當技術環(huán)境發(fā)生變化時所采用的技術策略也將不同。因此，檔案部門應當完善對技術環(huán)境的監(jiān)控，例如當社會主流存儲格式發(fā)生發(fā)生變化時，就需要借助遷移技術對現存的電子檔案格式進行批量轉換。針對這種情況，檔案部門應當對行業(yè)技術標準、技術發(fā)展更新狀況等技術環(huán)境進行監(jiān)控，及時評估采用過時存儲格式的風險。