文·張淑春 魯娜

當今世界已邁入信息時代，信息化給人們的生產(chǎn)、生活、思維、學習都帶來了巨大影響。新技術(shù)與教育的融合不斷深入，教育事業(yè)發(fā)展已離不開信息化的道路。學校檔案信息化建設既是順應時代潮流、應對時代挑戰(zhàn)的必然，也是破解自身教育發(fā)展問題的迫切需要。

一、學校檔案信息化建設是一項重要的基礎工作

學校檔案信息化建設是教育信息化的一個重要組成部分。要把學校的教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的、反映學校歷史面貌的、對學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表等不同形式的歷史記錄，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄形式發(fā)展為信息化的方式，學校檔案的信息化建設是教育信息化的前提和基礎。

在中學的檔案主要有黨政檔案、教學檔案和學生檔案三大類。

一是學校黨政檔案。學校政治工作、思想教育、行政管理財務會計等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學校執(zhí)行黨的路線，特別是執(zhí)行教育方針、政策情況的依據(jù)，是了解學?；厩闆r的第一手材料。

二是教學檔案。教學檔案是記載和反映本校教育工作、教學實踐、科技研究、課外活動和實驗設備等方面的真實情況，具有保存價值的的文件材料。

三是學生檔案。學生檔案是中學生在校學習過程中形成的，能夠反映學生成長情況的材料，都歸入學生檔案。學生檔案是學校對學生進行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)。

教育信息化需要有學校電子政務為支點，學校建立了統(tǒng)一的電子政務平臺，有了統(tǒng)一的學校政務內(nèi)網(wǎng)和政務外網(wǎng)，才能實現(xiàn)學校黨政檔案、教學檔案和學生檔案數(shù)據(jù)的共享，從而實現(xiàn)我國教育事業(yè)的信息化。

二、當前學校檔案信息化建設的任務

計算機技術(shù)在我國普及應用已經(jīng)30多年了，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在各項工作中得到廣泛應用。學校各個部門建起了各自的應用系統(tǒng)，有辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、財務管理應用系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)、黨務工作系統(tǒng)、學籍管理系統(tǒng)、食堂管理應用系統(tǒng)等等，形成了校園的各種信息管理。這些系統(tǒng)（或功能）是隨著各部門工作需要，各自在不同時期建設的。建設時由于沒有的統(tǒng)一管理和電子文件歸檔標準，形成的電子（檔案）數(shù)據(jù)無法有序共享。為了加快教育信息化的步伐，學校檔案信息化就需要進行下列建設。

一是明確工作目標，建立統(tǒng)一的學校政務內(nèi)網(wǎng)和政務外網(wǎng)，建設完善統(tǒng)一的學校電子檔案管理。整合 、清理 、規(guī)范各應用系統(tǒng)（或功能），完成學校內(nèi)部信息系統(tǒng)整合清理，初步建立學校信息資源目錄體系，初步實現(xiàn)學校各部門原信息系統(tǒng)（或功能）的互聯(lián)互通。

二是“審”“清”結(jié)合，清除消除校內(nèi)“僵尸”信息系統(tǒng)。通過信息系統(tǒng)審計，掌握各部門信息系統(tǒng)數(shù)量、名稱、功能、使用范圍、使用頻度、審批部門、審批時間、經(jīng)費來源等。完成對系統(tǒng)使用與實際業(yè)務流程長期脫節(jié)、功能可被其他系統(tǒng)替代、所占用資源長期處于空閑狀態(tài)、運行維護停止更新服務，以及使用范圍小、頻度低的“僵尸”信息系統(tǒng)的清理工作。

三是推進整合，加快學校部門內(nèi)部信息系統(tǒng)整合，共享學校電子檔案。推動分散隔離的信息系統(tǒng)加快進行整合。整合后按要求分別接入學校電子政務內(nèi)網(wǎng)或國家電子政務外網(wǎng)的數(shù)據(jù)共享交換平臺。將分散的、獨立的信息系統(tǒng)整合為一個互聯(lián)互通、業(yè)務協(xié)同、信息共享的“大系統(tǒng)”。實現(xiàn)各部門政務數(shù)據(jù)基于本校信息共享網(wǎng)站的共享服務。

四是設施共建，提升學校統(tǒng)一網(wǎng)絡支撐能力。完善學校的政務內(nèi)網(wǎng)和政務外網(wǎng)，健全管理體制機制，繼續(xù)推進學校網(wǎng)建設，拓展網(wǎng)絡覆蓋范圍，逐步滿足業(yè)務量大、實時性高的網(wǎng)絡應用需求。加快推進教育信息化的任務落實。

五是構(gòu)建目錄，開展學校政務信息資源目錄編制和已存電子檔案信息數(shù)據(jù)大普查。逐步構(gòu)建全校統(tǒng)一、動態(tài)更新、共享校核、權(quán)威發(fā)布的學校政務信息資源目錄體系。

六是完善標準，加快構(gòu)建學校政務信息共享標準體系。依托國家電子政務相關(guān)的標準體系，建立健全學校政務信息資源數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)質(zhì)量、目錄分類與管理、共享交換接口、共享交換服務、多級共享平臺對接、平臺運行管理、網(wǎng)絡安全保障等方面的標準，推動標準應用工作。