文·呂冬梅

實(shí)物檔案是高校檔案的重要組成部分，是學(xué)校的重要財(cái)富。隨著社會(huì)的發(fā)展和認(rèn)知，實(shí)物檔案越來越受到人們的重視，作為對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行日常管理和保護(hù)的工作人員，我們深刻地感受到了實(shí)物檔案在現(xiàn)實(shí)生活中的發(fā)展趨勢(shì)和困境。本文結(jié)合山東財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探討研究高校實(shí)物檔案管理如今存在的問題和解決對(duì)策，提出了加強(qiáng)和改進(jìn)學(xué)校實(shí)物檔案管理工作思路，希望對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案規(guī)范化管理建設(shè)起到推動(dòng)作用。

一、高校實(shí)物檔案及其規(guī)范化管理的意義

（一）高校實(shí)物檔案

高校實(shí)物檔案，是學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校發(fā)展有紀(jì)念意義和保存價(jià)值的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、名人字畫、禮品、印信、照片、徽章等物品及其它有保存價(jià)值的實(shí)物。雖然“實(shí)物檔案究竟是不是檔案”這一問題在學(xué)術(shù)界仍舊尚未定論，但在實(shí)際管理中，越來越多的高校都已經(jīng)設(shè)置了實(shí)物檔案這一類目。這說明相當(dāng)一部分檔案工作者對(duì)實(shí)物檔案的典型性、特殊性、珍貴性以及它豐富的研究和利用價(jià)值有所認(rèn)識(shí)，在實(shí)踐中表明了實(shí)物檔案的地位。那么管理好這一部分檔案就是檔案人面臨的工作和任務(wù)。

（二）高校實(shí)物檔案規(guī)范化管理的意義

實(shí)物檔案是高校文書檔案的重要補(bǔ)充，它直觀地反映了學(xué)校各個(gè)方面的工作取得的進(jìn)展和業(yè)績，不僅具有較高的保存和利用價(jià)值，而且具有良好的社會(huì)教育功能。

1.保存和利用價(jià)值。實(shí)物檔案作為高校一些特定文件材料的補(bǔ)充與寫照，原始地、直觀生動(dòng)地記錄了檔案信息，與這些文件材料共同刻畫了一個(gè)事件的完整過程，是檔案記載的特殊表現(xiàn)形式和必要補(bǔ)充。實(shí)物檔案作為特殊的檔案保存，可以和其他資料共同發(fā)揮作用，以備后期查看和學(xué)習(xí)。

2.社會(huì)教育功能。實(shí)物檔案是高校發(fā)展情況的歷史踏印，也是高校開展活動(dòng)的榮譽(yù)勛章。由于其特殊的存在形式，像是現(xiàn)代的“文物”，具有一定程度的鑒賞性。規(guī)范管理實(shí)物檔案，不僅可以豐富高校檔案資源，同時(shí)也是建立學(xué)校校史館、博物館的前提條件。它在直觀地反映高校的業(yè)務(wù)能力水平的同時(shí)，也給予我們一定的動(dòng)力和信心，更加積極地去建設(shè)和開展高?；顒?dòng)。

二、以山東財(cái)經(jīng)大學(xué)實(shí)物檔案管理為例引申實(shí)物檔案管理中存在的問題

（一）山東財(cái)經(jīng)大學(xué)實(shí)物檔案的現(xiàn)狀

山東財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館成立以前，即原山東經(jīng)濟(jì)學(xué)院檔案室和原山東財(cái)政學(xué)院檔案室，存有部分字畫、領(lǐng)導(dǎo)題詞、禮品、照片等實(shí)物檔案收集，但由于諸多限制，檔案室收集的實(shí)物檔案有限，在管理上缺乏重視，導(dǎo)致實(shí)物檔案亂存亂放，毫無章法可循。

山東財(cái)經(jīng)大學(xué)檔案館成立后，實(shí)物檔案的搜集整理工作逐步得到重視。2015年7月，學(xué)校出臺(tái)了《山東財(cái)經(jīng)大學(xué)實(shí)物檔案暫行管理辦法》，對(duì)學(xué)校實(shí)物檔案的收集、管理和利用起到了推動(dòng)作用。通過努力，近年來共征集以下有紀(jì)念意義物品：有關(guān)校慶的領(lǐng)導(dǎo)及名人題字、題詞、書法繪畫合冊(cè)、郵冊(cè)、?；铡灥刃c紀(jì)念物品；有關(guān)教學(xué)及管理方面的成果獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌；二十世紀(jì)八九十年代的明信片、校徽及60年代教職工代表大會(huì)代表證、紀(jì)念書簽等；校友提供的50年代至60年代的學(xué)籍卡及照片；收集原山東經(jīng)濟(jì)學(xué)院（包括山東省財(cái)貿(mào)干部學(xué)校）停用印章及原山東財(cái)政學(xué)院停用印章幾百余枚；學(xué)校有紀(jì)念意義的大型活動(dòng)的視頻；其他等。

由于歷史原因，我校實(shí)物檔案收集、整理、保管、利用都還處在起步階段，在實(shí)物檔案的收集方面不能實(shí)現(xiàn)數(shù)量的確保和質(zhì)量的甄別，原有的實(shí)物檔案也沒有具體的規(guī)范借鑒，在信息化處理方面仍舊處于較低水平，實(shí)物檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)需要升級(jí)，管理人員缺乏技術(shù)培訓(xùn)，保存實(shí)物檔案的硬件設(shè)施方面也存在不足。學(xué)校從科學(xué)的管理細(xì)則，到硬件設(shè)施的保管，都需要進(jìn)一步探索和完善。

（二）山東財(cái)經(jīng)大學(xué)實(shí)物檔案管理存在的問題

實(shí)物檔案屬于學(xué)校財(cái)富，由檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何部門、個(gè)人不得把實(shí)物檔案據(jù)為己有。但目前高校實(shí)物檔案的管理還存在不少問題，結(jié)合理論知識(shí)與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)整理如下：

1.相關(guān)人員不夠重視實(shí)物檔案管理工作。一方面，領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)認(rèn)為高校的實(shí)物檔案管理是輔助性的，甚至是無關(guān)緊要的，致使在檔案管理方面的人、財(cái)、力等資源投入嚴(yán)重不足，直接影響實(shí)物檔案的及時(shí)收集、妥善保管和高效率利用。另一方面，檔案工作人員更注重文字檔案的收集、整理與保管，并沒有花費(fèi)相應(yīng)的時(shí)間和精力去管理實(shí)物檔案。加之實(shí)物檔案種類、形態(tài)各異，收集、整理、歸類、登記起來有一定難度——有些實(shí)物檔案長期處于無人管理的混亂狀態(tài)，任其長年累月灰塵蒙面，致使其幾時(shí)獲得、從何獲得等有效信息無從查考；還有些榮譽(yù)物品則存放于科室或個(gè)人手中，時(shí)過境遷，造成損毀或丟失。

2.高校實(shí)物檔案管理欠缺高技術(shù)專業(yè)人才。由于歷史原因，當(dāng)前擔(dān)任高校實(shí)物檔案管理的工作人員普遍存在著業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、年齡偏大等問題，高學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的工作人員嚴(yán)重稀缺，這使得實(shí)物檔案管理工作缺乏創(chuàng)新，循規(guī)蹈矩，管理方式缺乏新鮮血液的注入。另外，高校檔案工作人員對(duì)于如何利用電子科技管理實(shí)物檔案、提高檔案的信息服務(wù)效率方面缺乏系統(tǒng)的理論知識(shí)，無法與時(shí)俱進(jìn)。更甚至于，有些檔案管理人員在接手實(shí)物檔案后消極怠工，不注重管理實(shí)物檔案，也不愿依據(jù)實(shí)際情況制定出一套簡便、快速的實(shí)物檔案接收查詢方案，致使實(shí)物檔案管理失范，服務(wù)效率低下。

3.實(shí)物檔案質(zhì)量良莠不齊，開發(fā)利用時(shí)猶如大海撈針。一方面，部分檔案館盲目收集實(shí)物檔案，只注重?cái)?shù)量而忽略了質(zhì)量，致使一些有價(jià)值的實(shí)物檔案被埋沒于眾多實(shí)物檔案中，造成實(shí)物檔案魚龍混雜，利用率難以提高。譬如，對(duì)于在實(shí)物檔案中占比較多的榮譽(yù)證書的管理，工作人員大多不制定規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，不經(jīng)篩選分類直接堆到一個(gè)地方，待真正需要利用時(shí)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力進(jìn)行查詢挑選。而一些獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案常年被堆積在角落中，利用價(jià)值很低。另一方面，在實(shí)物檔案的保存方面，因其載體形式多樣，材質(zhì)各不相同，與紙質(zhì)類的檔案保管大相徑庭。它既具有紙質(zhì)檔案的共性，同時(shí)又捎帶點(diǎn)文物的性質(zhì)，因此存放條件相對(duì)要求較高。從占地面積、到實(shí)物檔案長期保存所需要的溫度、濕度、光照、氧氣含量等外在環(huán)境條件，都提出了不小的挑戰(zhàn)。然而大多數(shù)學(xué)校未有配套的硬件設(shè)施，因此實(shí)物檔案的壽命大大縮減，實(shí)物檔案的保存形同虛設(shè)。

三、關(guān)于改進(jìn)高校實(shí)物檔案管理的建議

（一）增強(qiáng)高校實(shí)物檔案歸檔意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)層級(jí)要高度重視實(shí)物檔案管理工作，重視實(shí)物檔案的集中統(tǒng)一管理，從政策辦法的頒布到經(jīng)費(fèi)的批示撥款，各個(gè)方面創(chuàng)造出有利于實(shí)物檔案管理發(fā)展的輿論環(huán)境，充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的熱情和積極性。同時(shí)，檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的職業(yè)培訓(xùn)，明確檔案管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)，真正落實(shí)檔案管理工作人員會(huì)管理檔案，有邏輯地管理檔案。

（二）提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。對(duì)于專業(yè)素養(yǎng)較低的工作人員，我們要對(duì)其進(jìn)行新技術(shù)新方法的教育和培訓(xùn)，不能讓其落后于時(shí)代的發(fā)展。尤其是一些老同志，由于其具有實(shí)物檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，我們可以向其發(fā)出建議征詢，尋找本部門管理實(shí)物檔案過程的難處，并結(jié)合實(shí)際設(shè)計(jì)真正接地氣的實(shí)物檔案管理體系。與此同時(shí)，引進(jìn)高端的專業(yè)技術(shù)人才，充分提升部門的專業(yè)素質(zhì)。

（三）完善實(shí)物檔案規(guī)范管理制度和細(xì)則，設(shè)置實(shí)物檔案庫房和配套設(shè)施。進(jìn)一步修訂實(shí)物檔案管理辦法，加強(qiáng)現(xiàn)有實(shí)物檔案規(guī)范管理，從實(shí)物檔案的保管篩選，到后期保管年限以及分類，都有章法可循。其次，防止實(shí)物檔案二次傷害，為實(shí)物檔案的長期保管利用奠定基礎(chǔ)。這就需要有適合實(shí)物檔案的存放齊全的硬件設(shè)施，從能夠容納大小、形態(tài)各異的實(shí)物檔案裝柜到溫濕度適宜的庫房，并具備一定的防火防水等自然災(zāi)害的長久安全保存的條件。只有增加實(shí)物檔案保存所需的相應(yīng)的配套設(shè)施，才能保證檔案工作者更好的管理利用學(xué)校的實(shí)物檔案，使實(shí)物檔案發(fā)揮其最大效益，記載過去，啟迪將來，讓高校實(shí)物檔案得到妥善保管和充分利用。

社會(huì)在不斷地發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)實(shí)物檔案的重視思想也在逐步蘇醒，我們應(yīng)具有前瞻的眼光，在問題的萌芽階段就給予一定的引導(dǎo)，及時(shí)采取措施，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，做一個(gè)領(lǐng)先的典范，為檔案管理引領(lǐng)方向。