文·張光明

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案已由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向信息化﹑數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。本文對(duì)傳統(tǒng)檔案管理三種模式，即集中式﹑分散式和集中分散結(jié)合式進(jìn)行利弊分析，由此引申到信息化背景下的高校檔案管理，并以青島大學(xué)綜合檔案館為研究對(duì)象進(jìn)行實(shí)例分析。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理模式分析

高校檔案管理模式是高校管理檔案的一系列流程，它包括檔案的收集﹑建檔﹑整理﹑宣傳﹑利用等工作。健全的檔案管理方式能夠規(guī)范檔案排布，方便檔案查詢和利用，促進(jìn)檔案事業(yè)良性發(fā)展。[1]在管理過程中，高校通過結(jié)合本校條件和特點(diǎn)，設(shè)置健全的檔案管理機(jī)構(gòu)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作制度并配備專業(yè)的檔案工作人員，能使檔案更好地在高校治理中發(fā)揮作用。傳統(tǒng)模式是高校管理檔案的重要途徑，它以紙質(zhì)檔案媒介管理為核心，通過反映檔案的歷史原貌，促進(jìn)檔案的合理開發(fā)和利用。傳統(tǒng)高校檔案管理模式主要有三種，即集中管理模式﹑分散管理模式和集中分散結(jié)合管理模式。[2]

（一）集中管理模式

集中管理模式是通過獨(dú)立的高校檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)校內(nèi)檔案進(jìn)行管理，在檔案的建設(shè)﹑教學(xué)和科研項(xiàng)目實(shí)行權(quán)力集中的管理。[3]高校通常會(huì)設(shè)置獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全校的檔案工作，它直屬于學(xué)校而不依附任何部門，級(jí)別和一般科室同級(jí)。這種模式適用于規(guī)模較大，建校時(shí)間較長(zhǎng)，參與管理程度高的學(xué)校。

集中管理模式的集約化程度高，在實(shí)際運(yùn)營(yíng)操作過程具有獨(dú)立的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。首先，集中管理模式可以提高效率，節(jié)約成本，采用集中管理模式的高校一般配有專職的管理人員和專門的檔案管理場(chǎng)所，通過一系列程序化的流程增加工作的專業(yè)性，節(jié)省成本并避免資源的浪費(fèi)，從而大幅提高檔案管理過程中的效率；其次，集中管理模式也方便檔案的開發(fā)和利用，通過對(duì)檔案的集中管理使檔案更好地發(fā)揮宣傳和教育作用。但隨著檔案數(shù)量的逐年增加，集中化管理對(duì)高校硬件和軟件的要求也相應(yīng)提升，為了解決日益緊張的人﹑地資源稀缺的問題，高校只能投資建設(shè)更大的場(chǎng)館﹑招聘新的人員，增加成本支出；同時(shí)，集中管理還存在著巨大的安全隱患，由于所有檔案放在一起管理，很多檔案資源涉及高校核心內(nèi)容，一旦泄露對(duì)高校將帶來不良影響；最后，集中管理模式不利于各部門對(duì)檔案的開發(fā)和利用，由于檔案管理部門對(duì)檔案的統(tǒng)一保管，而其他院部在檔案形成之初就要上交，所以其他院部在利用檔案時(shí)就會(huì)面臨一系列的申請(qǐng)程序，繼而影響各部門利用檔案宣傳和學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。

（二）分散管理模式

分散管理模式是指由檔案室掌控檔案流程和目錄，而其他部門和院系具體負(fù)責(zé)保存本部門的檔案和材料，[4]如黨委辦公室保存黨委檔案，教務(wù)處﹑學(xué)工處保存教師和學(xué)生檔案。在此情況下檔案室的級(jí)別較低，一般依附于黨委辦公室﹑校長(zhǎng)辦公室，作為下一科室存在。

該模式的優(yōu)點(diǎn)在于減少資源的占用﹑方便檔案管理。首先，采用分散管理模式的高校能夠減輕檔案管理部門的負(fù)擔(dān)，其只要做好檔案的分類和統(tǒng)計(jì)工作，而其他部門負(fù)責(zé)檔案的具體管理，從而減少了資金投放，使檔案保管更加靈活；同時(shí)，各科室在利用檔案宣傳時(shí)也更加簡(jiǎn)潔高效，單獨(dú)一個(gè)部門處理即可，減少檔案在相關(guān)部之間轉(zhuǎn)移的風(fēng)險(xiǎn)。該模式的缺點(diǎn)是檔案管理工作具有不專業(yè)性，缺少專門的檔案工作人員指導(dǎo)，檔案無法得到充分利用；其次，由于檔案資源分布在各個(gè)部門導(dǎo)致檔案的完整性遭到破壞，涉及多部門的檔案由于受制于科室分布，不利于在全校層面上推廣和利用檔案資源；最后，因檔案的保管期限各有不同，檔案室需要依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定期檢查，而分散式的管理模式則不利于檔案的統(tǒng)一鑒定或者銷毀。

（三）集中分散結(jié)合模式

集中分散的模式是指由檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行整體把控，在實(shí)際操作過程中由檔案形成部門負(fù)責(zé)具體檔案的收集和整理，但其只能保存一定時(shí)間，超過一定時(shí)間后需將本部門的檔案全部移交至校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。[5]相比較分散管理模式，集中分散結(jié)合模式下檔案管理部門的權(quán)限相對(duì)較大，多是與其他院部平級(jí)的機(jī)構(gòu)，但人員設(shè)置上相較于集中管理模式要少。

集中分散模式的優(yōu)點(diǎn)在于管理靈活，便于綜合控制，同時(shí)方便對(duì)檔案的利用，但是該模式對(duì)高校的管理能力要求高。因?yàn)楣芾頇?quán)限不明確，很多檔案的存放位置具有不確定性，這對(duì)校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的宏觀調(diào)控能力有更高的要求；而檔案實(shí)施保管時(shí)的過度分散又會(huì)對(duì)檔案的完整性和安全性帶來較大挑戰(zhàn)，使校級(jí)檔案管理工作的難度增大，所以這種模式一般是從分散模式到集中模式的過渡存在形式。

二、信息化背景下高校檔案管理模式分析

高校檔案信息化的管理模式是通過信息技術(shù)手段，將學(xué)校管理過程中形成的各類檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，從而充分發(fā)揮電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，突破空間的限制，實(shí)現(xiàn)高校檔案和其他資源的有效融合。

信息化高校檔案管理模式主要包括五個(gè)部分：網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層﹑信息數(shù)據(jù)層﹑應(yīng)用系統(tǒng)層﹑信息服務(wù)層和虛擬大學(xué)層，每一層級(jí)呈現(xiàn)逐漸遞進(jìn)關(guān)系。[6]網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，它為檔案的信息化處理提供網(wǎng)絡(luò)支持；信息數(shù)據(jù)層是高校檔案信息化處理的核心內(nèi)容，它相當(dāng)于一個(gè)涵蓋所有檔案信息的大數(shù)據(jù)，所有紙質(zhì)信息經(jīng)過處理會(huì)變成電子信息存儲(chǔ)于信息數(shù)據(jù)層，并為信息的傳輸和數(shù)據(jù)的交流做鋪墊；應(yīng)用系統(tǒng)層是大數(shù)據(jù)和外部交流的中介，該層級(jí)包括OA系統(tǒng)（自動(dòng)化辦公系統(tǒng)）﹑數(shù)字圖書館﹑數(shù)字檔案館等各類管理系統(tǒng)，通過這類系統(tǒng)使包括檔案信息的高校資源能夠以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)在高校管理者面前；信息服務(wù)層是高校的主要用戶界面，主要是為校內(nèi)的非管理人員使用，各類人群通過它查詢校內(nèi)資源，從而實(shí)現(xiàn)校內(nèi)外資源的有效銜接；虛擬大學(xué)層是高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的頂層，它是一個(gè)將信息服務(wù)層和應(yīng)用系統(tǒng)層融合的綜合服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，一般通過學(xué)校官方平臺(tái)的形式對(duì)外展示，既方便校內(nèi)管理人員操作，也便于校外人員查詢。

三、信息化背景下的青島大學(xué)檔案建設(shè)探究

信息化背景下檔案建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，但每個(gè)學(xué)校自身的條件和特點(diǎn)不同，適用的檔案管理方式也千差萬別。本文以青島大學(xué)為例，探討當(dāng)前青島大學(xué)電子檔案建設(shè)需要加強(qiáng)的措施。

（一）構(gòu)建合理的權(quán)限體系

從宏觀上看，青島大學(xué)檔案館對(duì)電子檔案具有歸檔﹑查閱﹑檢索﹑整理和利用﹑銷毀檔案的權(quán)限，但是文件收集﹑整理的過程是由其他院部具體負(fù)責(zé)的，而電子文檔上交至檔案室后其他院部對(duì)電子文檔的后續(xù)事宜便沒有任何規(guī)定，所以筆者建議構(gòu)建院部和檔案館之間的合理的權(quán)限體系，從而形成完整的檢索制度。具體而言，為提升電子檔案文件的可靠性，文件生成機(jī)構(gòu)在收集﹑整理完畢后必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至檔案室并將電子檔案錄入檔案信息庫(kù)，此后對(duì)電子文件再無控制權(quán)限，從而防止文件存放兩處造成信息不對(duì)等，特別是電子檔案的可操作性非常強(qiáng)，稍微的格式修改就會(huì)對(duì)文件造成無法彌補(bǔ)的損害；對(duì)于普通用戶而言，其只有查閱和按規(guī)定復(fù)制的權(quán)限，絕對(duì)不可以在文件上做任何電子標(biāo)注，從而增加高校電子文件的權(quán)威性。

（二）設(shè)置電子文件收集整理標(biāo)準(zhǔn)

青島大學(xué)原由幾所高校合并組建，在學(xué)校成立初期文件歸檔部門各自為政，“信息孤島”現(xiàn)象層出不窮，后期雖頒布相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化文件，[7]但是多針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，缺少電子文件的歸檔材料標(biāo)準(zhǔn)。畢竟電子文檔的載體形式不同于紙質(zhì)載體，所以在文件的設(shè)置上應(yīng)當(dāng)單獨(dú)處理，綜合檔案館應(yīng)編制電子檔案的文件著錄，并對(duì)電子文件系統(tǒng)進(jìn)行著錄的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)。具體來說，綜合檔案館首先應(yīng)當(dāng)頒布電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化文件，制定電子文件著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，明確電子文件的歸檔范圍，規(guī)范電子文件存儲(chǔ)格式，并在此基礎(chǔ)上對(duì)電子文件系統(tǒng)進(jìn)行著錄標(biāo)準(zhǔn)的信息數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)，如設(shè)計(jì)歸檔文件的內(nèi)容﹑收集時(shí)間﹑文件出處﹑主要責(zé)任人等相關(guān)材料，在院部操作過程中如出現(xiàn)材料不符合系統(tǒng)設(shè)計(jì)的歸檔著錄標(biāo)準(zhǔn)，便無法將電子文件輸入信息數(shù)據(jù)層，從而使各部門在文件的收集和整理過程中按照文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，防止出現(xiàn)電子文件格式不統(tǒng)一﹑材料不齊的狀況。

（三）加強(qiáng)電子檔案安全性建設(shè)

因?yàn)殡娮游募陌踩员燃堎|(zhì)檔案脆弱，所以需加強(qiáng)電子文件的安全性能建設(shè)。首先要加強(qiáng)系統(tǒng)安全保障建設(shè)，針對(duì)保存場(chǎng)所要加強(qiáng)系統(tǒng)主機(jī)安全建設(shè)，使存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的機(jī)房能夠符合服務(wù)器的運(yùn)行要求；通過安裝高性能的電源保證數(shù)據(jù)不會(huì)因?yàn)橥蝗粩嚯姸?；?gòu)置性能好的軟硬件材料使主機(jī)運(yùn)行良好，防止因外部機(jī)器帶來的問題。其次，學(xué)校需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)層的建設(shè)，通過設(shè)立最新的網(wǎng)絡(luò)防火墻，使檔案室專用網(wǎng)絡(luò)與學(xué)校的普通校園網(wǎng)隔離，并配合相應(yīng)的防毒軟件使網(wǎng)絡(luò)安全無憂。再次，針對(duì)信息數(shù)據(jù)層要建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)管理和備份，以防校園系統(tǒng)崩潰時(shí)能夠恢復(fù)原來的檔案數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)服務(wù)器可采用磁盤陣列技術(shù)，保護(hù)電子文件的真實(shí)﹑完整﹑有效性，提高電子文件的可信度。[8]最后，保證應(yīng)用系統(tǒng)層的安全，通過建立可靠的入網(wǎng)訪問控制，并對(duì)重要信息設(shè)置訪問許可的方法，從而在保障服務(wù)功能時(shí)限制不同權(quán)限對(duì)系統(tǒng)的訪問和查看，從而最大程度保證檔案信息的安全。

（四）方便用戶的網(wǎng)上查詢工作

隨著高校電子檔案的普及，學(xué)校應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開沒有私密的公開文件，對(duì)于需要申請(qǐng)查看電子檔案，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)適時(shí)開通網(wǎng)上申請(qǐng)渠道，方便用戶查詢。筆者以一個(gè)校外人的身份登陸青島大學(xué)官網(wǎng)查詢時(shí)發(fā)現(xiàn)，針對(duì)公開的項(xiàng)目，綜合檔案館基本實(shí)現(xiàn)了信息公開。但是針對(duì)可申請(qǐng)公開的項(xiàng)目，檔案館雖有公開界面，卻采取了網(wǎng)絡(luò)屏蔽措施使外網(wǎng)用戶無法登陸界面查詢信息，這就導(dǎo)致了必須登陸青島大學(xué)內(nèi)網(wǎng)才能查詢信息；而更多情況則是若需查詢此類信息，必須是親自前往青島大學(xué)檔案館并出示身份證和相關(guān)介紹信后才能公開。筆者建議對(duì)有些信息的查詢工作，可以在用戶通過互聯(lián)網(wǎng)上傳身份證件并說明正式理由，由檔案館的后臺(tái)工作人員審核之后進(jìn)行辦理，如符合相關(guān)規(guī)定則對(duì)申請(qǐng)者的申請(qǐng)進(jìn)行處理，如不符合相關(guān)規(guī)定則需分情況：對(duì)于確實(shí)不符合公開條件的申請(qǐng)應(yīng)向其說明理由，對(duì)于因證件不符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)五日內(nèi)向其告知一次性補(bǔ)正，并開通用戶熱線，以增加辦事效率，減少學(xué)校和查詢者的負(fù)擔(dān)。

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