張?zhí)K燕

城市規(guī)劃是城市化建設(shè)中的一個重要方面，城市規(guī)劃中會產(chǎn)生許多文獻資料，這就要涉及到城市規(guī)劃檔案管理工作。城市規(guī)劃檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展是一項事關(guān)政府管理工作質(zhì)量和效率的大事，因此，這就要求檔案部門在日常管理中，正視城市規(guī)劃檔案管理工作的重要性以及其中存在的問題，并通過檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展提高檔案利用率，以推動城市化建設(shè)快速發(fā)展。

一、我國城市規(guī)劃檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.制度有待完善

隨著我國城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，許多地方在城市規(guī)劃中產(chǎn)出的檔案數(shù)量和種類越來越多。城市規(guī)劃檔案管理是一項長期而復(fù)雜的工作，這項工作要想順利開展，必須要在制度完善、人手充足的環(huán)境中進行。不過，受計劃經(jīng)濟管理思想和環(huán)境影響，許多城市的規(guī)劃部門都沒有實權(quán)，城市檔案管理制度建設(shè)也相對滯后，一些地方至今尚未建立完善的規(guī)劃管理檔案制度。如一些規(guī)劃管理單位的領(lǐng)導(dǎo)干部都對檔案管理工作存在錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為文書檔案管理工作無法給單位帶來直接效益，所以不必在這一方面花費太多的時間和精力。受此影響，城市檔案管理隊伍建設(shè)和管理工作也是漏洞百出。

2.硬件設(shè)施落后，信息網(wǎng)不完善

城市規(guī)劃檔案是城市發(fā)展規(guī)劃的記錄和憑證，也是城市規(guī)劃管理工作的基礎(chǔ)。在信息時代，許多企事業(yè)單位的檔案管理工作，在檔案收集、運轉(zhuǎn)、存儲、查閱等方面，都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化、智能化，單位的檔案整理和利用率也得以提高。不過，由于檔案信息化管理意識不強，檔案經(jīng)費有限，許多城市規(guī)劃管理單位的檔案管理硬件設(shè)施都不完善，不先進。如許多地方的紙質(zhì)城市規(guī)劃檔案數(shù)量過多，但是檔案室規(guī)模不大，因此檔案都出現(xiàn)了脹庫現(xiàn)象。此外，許多檔案室都缺少信息化管理設(shè)備和軟件，檔案室防火防盜、防光防潮設(shè)施也殘缺不全。一些地方雖然在城市規(guī)劃檔案管理方面已經(jīng)邁出了信息化建設(shè)的第一步，但是，由于檔案信息化建設(shè)缺少行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案信息化管理流程過于形式化，檔案檔號錯誤、案卷標(biāo)題混亂、目錄不規(guī)范等問題較為常見。

3.管理隊伍的綜合素質(zhì)有待提高

城市規(guī)劃檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和特殊性，隨著城市發(fā)展，城市規(guī)劃檔案管理難度也會不斷加大。大數(shù)據(jù)時代的城市規(guī)劃檔案管理工作，已不再局限于紙質(zhì)檔案裝訂、修復(fù)、檔案管理，檔案管理人員必須在檔案精細(xì)化輸出、檔案高度共享等方面做得更好，這也給檔案管理部門的管理水平、檔案人員的綜合能力提出了較高的要求。不過，從實際情況來看，許多城市規(guī)劃部門的檔案管理工作都不夠規(guī)范化，由于在人力資源引進和管理上缺少嚴(yán)格的制度和標(biāo)準(zhǔn)，一些檔案管理人員的綜合素質(zhì)根本無法滿足檔案管理工作的要求，城市規(guī)劃檔案管理效能也較低。

二、城市規(guī)劃檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展途徑

1.健全檔案管理制度

進行制度創(chuàng)新，用完善的制度來管理檔案和檔案人員，是促使事業(yè)單位檔案管理工作順利開展、取得實效的關(guān)鍵。因此，在我國社會改革發(fā)展大潮沖擊下，城市規(guī)劃部門要與時俱進，將“創(chuàng)新”放在檔案管理工作的首位，從實際出發(fā)，淘汰老化的城市規(guī)劃檔案管理條例，完善城市規(guī)劃檔案管理規(guī)章制度，聚焦城市規(guī)劃檔案收集、整理、分類、排列、鑒定、查閱各個鏈條，制定適應(yīng)檔案管理發(fā)展實際的規(guī)劃檔案管理制度，包括檔案管理保障制度、激勵制度和評價制度，就城市規(guī)劃檔案管理要求、規(guī)范和流程作出明確規(guī)范，以促使城市規(guī)劃檔案管理朝著精細(xì)化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。與此同時，完善檔案人員管理制度，使每個管理人員都有相應(yīng)的責(zé)任，并嚴(yán)格制度落實，要求檔案管理部門、管理人員嚴(yán)格按照制度辦事，認(rèn)真制定檔案管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范化。

2.加大資金投入，提高硬件設(shè)施水平

由上述可知，資金投入有限，經(jīng)費不足，是影響城市規(guī)劃檔案管理質(zhì)量的主要原因之一。鑒于此，在今后的發(fā)展中，城市規(guī)劃部門的領(lǐng)導(dǎo)干部要給予規(guī)劃檔案管理工作以高度關(guān)注和大力支持，要樹立檔案現(xiàn)代管理思想，正視城市規(guī)劃檔案管理之于城市發(fā)展的重要性，轉(zhuǎn)變對城市規(guī)劃檔案管理工作的錯誤認(rèn)識。然后，將規(guī)劃檔案管理納入到單位全年工作計劃中去，根據(jù)單位實際，制定和實施完善的“公文處理實施辦法”，突出城市規(guī)劃檔案管理工作的地位，并逐步加大規(guī)劃檔案管理工作投入，建設(shè)條件良好的檔案室，并為檔案室配備完善的硬件設(shè)施，為城市規(guī)劃檔案管理提供良好的條件。在此基礎(chǔ)上，從財政撥款中提取檔案管理專項基金，緩解檔案管理經(jīng)費緊張的狀況，并圍繞規(guī)劃檔案管理中心工作整合資源，為城市規(guī)劃檔案管理提供資金和人力支持。

3.走檔案信息化管理之路

在信息時代，檔案信息化管理是企事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢。在城市規(guī)劃的文件信息量較大，檔案脹庫現(xiàn)象嚴(yán)重的情況下，城市規(guī)劃管理部門一方面要加快城市規(guī)劃檔案整理和更新步伐，將檔案按照重要性、時間順序等分類，及時清理不需要的文件。一方面要順應(yīng)信息化發(fā)展潮流，開發(fā)、使用先進的檔案管理智能化軟件系統(tǒng)，建立檔案信息庫，統(tǒng)一檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案收集、錄入、管理、查詢、檢索、貢獻信息化，實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案資源的高度共享。需要注意的是，城市規(guī)劃檔案信息化管理是一個新生事物，許多城市規(guī)劃管理部門在此方面都缺少經(jīng)驗，為了避免城市檔案信息化管理的重復(fù)性和盲目性，城市規(guī)劃管理部門要按照國家標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定長期發(fā)展目標(biāo)，強化檔案管理制度執(zhí)行。惟其如此，才能實現(xiàn)城市規(guī)劃檔案管理目標(biāo)。

4.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在現(xiàn)代管理中，人是管理的核心。具體到城市規(guī)劃檔案管理工作中，人是檔案管理創(chuàng)新、發(fā)展的根本。新時期的城市規(guī)劃檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有著本質(zhì)區(qū)別，這也要求城市規(guī)劃管理部門重視和加強城市規(guī)劃檔案管理隊伍建設(shè)，引進一批既懂檔案管理又接受過計算機專業(yè)教育的檔案人才，同時立足于單位人事管理制度進行制度化、人性化管理，提高檔案管理人員的薪酬待遇，關(guān)心他們的生活，營造良好的工作氛圍，用優(yōu)厚的待遇和良好的用人環(huán)境留人。然后，實施檔案人員素質(zhì)提升工程，開展檔案管理崗位技能培訓(xùn)，開展包括自然科學(xué)、人文科學(xué)、圖書學(xué)、情報學(xué)、信息管理學(xué)科知識學(xué)習(xí)活動，并聘請專業(yè)人士來單位舉辦講座、進行指導(dǎo)，為檔案人員接受繼續(xù)教育、在職教育、資格認(rèn)證培訓(xùn)提供平臺和機會，以提高檔案人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。城市規(guī)劃管理檔案部門、檔案人員則要樹立創(chuàng)新和主動服務(wù)意識，認(rèn)真總結(jié)檔案創(chuàng)新管理經(jīng)驗，積極借助現(xiàn)代管理手法不斷提高檔案服務(wù)水平。

簡而言之，在經(jīng)濟和社會發(fā)展新時期，城市規(guī)劃檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展是社會發(fā)展的要求，不過城市規(guī)劃檔案管理還存在一些問題。這也要求城市規(guī)劃管理部門樹立科學(xué)管理思想，借助城市規(guī)劃檔案管理制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為城市規(guī)劃檔案管理工作打好基礎(chǔ)，同時關(guān)注檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，以提高城市規(guī)劃檔案管理效率，進而為城市規(guī)劃管理工作提供良好的檔案服務(wù)。