張肖會(huì)，宋崢嶸，王佳瑩，吳 麗

(江蘇省科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所 江蘇南京210042)

2017年 10月 18日，中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)在北京隆重召開。在十九大報(bào)告中，習(xí)近平總書記對(duì)我國(guó)發(fā)展新的歷史方位做出了新的重大政治判斷，指出“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”，并且進(jìn)一步指出“我國(guó)社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾”。這些定位和判斷具有深刻內(nèi)涵和重大意義。對(duì)于檔案工作來講，新時(shí)代檔案工作也應(yīng)服務(wù)于社會(huì)主要矛盾的發(fā)展變化，著力為民便民，拓展檔案服務(wù)功能，更好地滿足人民對(duì)美好生活的向往。新時(shí)代的發(fā)展對(duì)科技檔案工作提出了很多新的要求，也使其面臨更多的挑戰(zhàn)。當(dāng)前突出的矛盾主要表現(xiàn)為社會(huì)迅猛發(fā)展與檔案事業(yè)發(fā)展相對(duì)滯后之間的矛盾。下面就新時(shí)代科技檔案工作現(xiàn)存的主要矛盾、主要問題、面臨的新挑戰(zhàn)以及步入新常態(tài)科技檔案工作的新出路和新發(fā)展展開討論。

1 科技檔案工作現(xiàn)存的主要問題

1.1 相對(duì)于社會(huì)及信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，科技檔案事業(yè)的發(fā)展相對(duì)滯后

當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)并不斷發(fā)展壯大，信息化產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)廣泛普及，信息化已融入到我們生活的方方面面，與生活息息相關(guān)。信息化的快速發(fā)展正在深刻影響并逐漸改變著社會(huì)的面貌，引領(lǐng)和推動(dòng)著全世界的深刻變革。世界各國(guó)都非常重視信息化的發(fā)展，許多國(guó)家把信息化建設(shè)作為國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展的重點(diǎn)。我們黨和國(guó)家也高度重視信息化建設(shè)，并把信息化發(fā)展提到了很高的地位。中共中央辦公廳國(guó)務(wù)院辦公廳2014年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中指出，“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)?！?016年 12月 23日的全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，陳世炬強(qiáng)調(diào)，“不斷增強(qiáng)檔案科技創(chuàng)新能力和實(shí)力，推動(dòng)檔案工作和信息網(wǎng)絡(luò)深度融合，實(shí)現(xiàn)檔案工作向數(shù)字化時(shí)代的轉(zhuǎn)型升級(jí)?！?017年 12月27日，在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上李明華指出：檔案信息化建設(shè)全面提速。以上足以看出國(guó)家對(duì)檔案工作的重視以及當(dāng)前檔案工作發(fā)展中相對(duì)滯后的問題。而相比于其他檔案的信息化發(fā)展，科技檔案的信息化更加滯后?？萍紮n案的信息化滯后主要表現(xiàn)在[1-2]：①有的地方科技檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用等仍然是人工錄入各種信息，工作量非常大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)差錯(cuò)；②軟硬件設(shè)施的配備跟不上，而且功能比較單一，不能完全滿足工作需要，另外對(duì)軟硬件的管理缺乏有效機(jī)制；③科技檔案管理人員對(duì)檔案信息技術(shù)不甚了解，信息化技術(shù)在科技檔案領(lǐng)域得不到及時(shí)有效的應(yīng)用，這也是致使科技檔案的信息化進(jìn)程緩慢的因素之一[3]；④當(dāng)前科技檔案的信息化產(chǎn)品未能與目前科技檔案的信息化需求實(shí)現(xiàn)良好對(duì)接，科技檔案信息化產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)不過硬，產(chǎn)品質(zhì)量不高，在這方面優(yōu)秀的企業(yè)更是少之又少；⑤由于一系列原因?qū)е聶n案從業(yè)人員并非是出身于檔案相關(guān)專業(yè)，對(duì)檔案的管理和服務(wù)缺乏專業(yè)認(rèn)識(shí)。

1.2 重保管、輕利用，不能滿足檔案利用需求的多元化、個(gè)性化

總體上講，科技檔案部門仍缺乏服務(wù)意識(shí)，“重保管、輕利用”[4]，僅僅是滿足領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的檔案利用需求，還未能面向滿足社會(huì)各個(gè)層面和人民群眾的利用需求。檔案工作的不被重視、邊緣化，造成檔案人員的服務(wù)意識(shí)相對(duì)淡薄，較少關(guān)注檔案的專業(yè)性、系統(tǒng)性和學(xué)術(shù)性。這也間接造成了科技檔案管理人員的被動(dòng)性，在需求面前被動(dòng)服務(wù)，尚不具備服務(wù)的主動(dòng)性。當(dāng)然，造成這一現(xiàn)狀還有其他一些原因：例如科技檔案管理人員雖然是對(duì)所接收的科技檔案有保管的責(zé)任和義務(wù)，但是對(duì)檔案的利用和服務(wù)不具有發(fā)言權(quán)，檔案到底是開放還是不開放，如何開放不是檔案管理人員說了算；另一方面，目前仍然缺乏對(duì)科技檔案開放的推進(jìn)機(jī)制和開放管理機(jī)制。檔案的開放會(huì)面臨各種各樣的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門也會(huì)存在不想冒險(xiǎn)、不想擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的想法和觀念，這也造成檔案的開放之路將會(huì)很漫長(zhǎng)?？萍紮n案一般都是機(jī)關(guān)內(nèi)部或者單位內(nèi)部的檔案，國(guó)家對(duì)這些檔案還沒有開放的要求，這也使得這些檔案成為死檔案，得不到有效的開發(fā)和利用。對(duì)于科技檔案如何實(shí)行開放和共享利用，如何促進(jìn)檔案作用的發(fā)揮，如何使檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)，也需要慎重思考。

1.3 檔案管理先進(jìn)理念及技術(shù)與實(shí)際檔案工作無法有效銜接

對(duì)檔案管理先進(jìn)的技術(shù)和理念的研究主要集中在高?？蒲袡C(jī)構(gòu)，而真正從事實(shí)際檔案工作的是基層的檔案工作者，而高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的研究人員與檔案工作者之間很少有交集或交流，這就使得檔案工作者一般接觸不到先進(jìn)的檔案管理技術(shù)、設(shè)備及理念，對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)止于表面的感性認(rèn)識(shí)，沒法通過專業(yè)性、系統(tǒng)性研究達(dá)到對(duì)檔案的理性認(rèn)識(shí)，科研人員也無法真正了解檔案工作的實(shí)際需求，這就使得一些先進(jìn)的理念和技術(shù)不能及時(shí)應(yīng)用到實(shí)際中；再有就是研究的先進(jìn)技術(shù)與實(shí)際工作不能實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接。而對(duì)于檔案工作本身，由于從事實(shí)際檔案工作的人員接觸不到更先進(jìn)的思想和理念，對(duì)于檔案工作只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱等，無法真正認(rèn)識(shí)到檔案本身的價(jià)值，對(duì)檔案的深度挖掘和開發(fā)利用更是無從談起。高校科研機(jī)構(gòu)的研究者由于缺乏實(shí)際檔案工作經(jīng)驗(yàn)，可能在某些方面也會(huì)使得他們的研究存在片面性和不易操作性。

1.4 科技檔案資源到底要不要數(shù)字化

科技檔案最本質(zhì)、最基本的價(jià)值在于它是生產(chǎn)力的存在形式，是構(gòu)成第一生產(chǎn)力的重要因素，也是一種潛在的生產(chǎn)力；這就使得科技檔案不僅有使用價(jià)值，還對(duì)社會(huì)發(fā)展有推動(dòng)作用[5]?？萍紮n案資源的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求和舉措。傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀。為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)[6]。檔案管理的“雙軌制”是指紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)存在。在整個(gè)設(shè)計(jì)過程中形成的文檔在歸檔時(shí)，同時(shí)把紙質(zhì)檔案和電子文件交于檔案室。檔案人員要對(duì)兩套檔案同時(shí)進(jìn)行復(fù)核驗(yàn)收。隨著信息時(shí)代的不斷更新變化，紙質(zhì)和電子兩種方式共存的情況存在相對(duì)的重復(fù)性和繁瑣性，最終將會(huì)演變?yōu)閱我坏膯诬壷乒芾?。?guó)家檔案局印發(fā)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》[7]中指出：“在有條件的部門開展電子檔案單套制(即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存)、單軌制(即不再生成紙質(zhì)檔案)管理試點(diǎn)?！彼?，檔案資源到底要不要數(shù)字化，到底是單軌制還是雙軌制，都應(yīng)根據(jù)檔案工作實(shí)際情況、檔案管理的實(shí)際情況來進(jìn)行客觀的衡量，既不要一味地脫離實(shí)際單純搞數(shù)字化，亦不能否定在一定階段或一定條件下科技檔案資源數(shù)字化的重要性和必要性。

2 對(duì)策研究

2.1 從管理、法規(guī)、技術(shù)等不同維度加快科技檔案事業(yè)的發(fā)展

為了適應(yīng)并引領(lǐng)科技檔案工作新常態(tài)，改進(jìn)并完善科技檔案的管理體制，為科技檔案管理體制注入活力，加強(qiáng)科技檔案事業(yè)與社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的融合，從而促進(jìn)科技檔案事業(yè)的發(fā)展。制定或完善相關(guān)法律規(guī)范來保障科技檔案工作規(guī)范性，也保證科技檔案本身的完整性、真實(shí)性。另外，鼓勵(lì)并支持對(duì)檔案技術(shù)的研發(fā)及應(yīng)用，在技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上強(qiáng)化科技檔案本身的質(zhì)量提升以及內(nèi)容優(yōu)化。

2.2 加強(qiáng)科技檔案研究機(jī)構(gòu)與科技檔案工作人員的聯(lián)系和溝通

支持并鼓勵(lì)科技檔案先進(jìn)技術(shù)的研究開發(fā)，并把企業(yè)、高?？蒲袡C(jī)構(gòu)的先進(jìn)檔案技術(shù)研究成果應(yīng)用到檔案事業(yè)的發(fā)展中去。搭建平臺(tái)，通過培訓(xùn)等建立合作機(jī)制或?qū)嵱?xùn)基地，促進(jìn)科研機(jī)構(gòu)的檔案研究者和從事實(shí)際檔案工作的人員交流溝通，使得科技檔案技術(shù)相關(guān)研究的開展有的放矢，推動(dòng)檔案先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備和理念在實(shí)際檔案工作中的應(yīng)用，促進(jìn)檔案工作科學(xué)有效地開展。

2.3 加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)

為了更好地適應(yīng)和引領(lǐng)檔案工作的新常態(tài)，確保檔案工作更好地有序開展，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力勢(shì)在必行。加強(qiáng)檔案工作者的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案工作者的服務(wù)意識(shí)、法律意識(shí)、安全意識(shí)等，使其能夠運(yùn)用檔案先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，了解檔案技術(shù)前沿、檔案先進(jìn)工作思路和理念等；提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，提升檔案工作者的管理和服務(wù)能力，保障檔案工作的健康發(fā)展。

2.4 將科技檔案管理與科技管理結(jié)合起來

科技檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利于開發(fā)利用[8]?？萍紮n案的管理是科技管理的重要組成部分，科技管理離不開科技檔案的管理[9-10]。為了真正發(fā)揮科技檔案的作用，并保證科技檔案工作的有效性，將科技檔案的管理與科技管理結(jié)合起來，使科技檔案工作融入到科技管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，在科技管理的不同環(huán)節(jié)保證科技檔案收集的及時(shí)性、完整性，從而更好地為科技管理服務(wù)，更好地發(fā)揮憑證、查考作用和科技儲(chǔ)備作用。

3 結(jié) 語(yǔ)

新時(shí)代科技檔案部門和科技檔案工作還面臨不少困難和挑戰(zhàn)，如何滿足新時(shí)代的新要求與人民群眾的新期待和需求，是我們應(yīng)該重點(diǎn)考慮和解決的問題。首先，需要進(jìn)一步提高檔案工作者的創(chuàng)新能力，特別是在檔案工作理念、方法、手段上的創(chuàng)新[11]。二是進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)能力，特別是服務(wù)的主動(dòng)性、精準(zhǔn)性和高效性[12]。三是進(jìn)一步提高檔案安全管控能力，特別是要解決檔案?jìng)鹘y(tǒng)安全問題和科技進(jìn)步帶來的非傳統(tǒng)安全問題。四是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。在正確認(rèn)識(shí)新時(shí)代的基礎(chǔ)上，積極面對(duì)新時(shí)代對(duì)科技檔案工作提出的新挑戰(zhàn)，結(jié)合科技檔案工作實(shí)際積極謀劃科技檔案工作的新發(fā)展和新出路。