代文婷

【摘要】在醫(yī)院精細(xì)化管理中，辦公室檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，是整個(gè)醫(yī)院協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運(yùn)行的有效保證。本文對(duì)規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容、辦公室檔案工作的發(fā)展方向、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義進(jìn)行論述分析。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院精細(xì)化管理；辦公室檔案；規(guī)范管理；內(nèi)容；發(fā)展方向；意義

辦公室檔案管理是醫(yī)院穩(wěn)定高效發(fā)展的重要保證，建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的檔案管理制度對(duì)于單位的發(fā)展極為重要。檔案是醫(yī)院發(fā)展的見(jiàn)證者、重大歷史事件的承載者，更是醫(yī)院各發(fā)展階段的凝練和體現(xiàn)者。如何利用檔案這一載體，反映醫(yī)院辦公室工作開(kāi)展情況。醫(yī)院辦公室檔案的規(guī)范化管理建設(shè)，就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，以適應(yīng)醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化運(yùn)行的需要。

一、規(guī)范辦公室檔案管理工作的主要內(nèi)容

（一）規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提是制發(fā)公文。大部分辦公室檔案的前身為公文。如何制定與規(guī)范發(fā)布公文，直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來(lái)辦公室檔案及其管理工作規(guī)范水平。提升制發(fā)公文的規(guī)范性，一是要增強(qiáng)規(guī)范意識(shí)，提高公文的質(zhì)量。嚴(yán)格遵照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，如規(guī)格尺寸統(tǒng)一的A4紙型。二是要確保字跡清晰，提高公文的保存性。無(wú)論公文是打印或草擬，要確保有清晰明了的字跡。三是要嚴(yán)格簽發(fā)手續(xù)，提高公文的準(zhǔn)確性。對(duì)公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是文種的使用要合理，格式擬定標(biāo)準(zhǔn)，在行文中避免簡(jiǎn)稱(chēng)及不規(guī)范的字，有助于運(yùn)用信息化檢索方式的實(shí)行。

（二）規(guī)范辦公室檔案管理工作的準(zhǔn)則是立卷歸檔。公文相似、重復(fù)及無(wú)序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對(duì)辦公室檔案價(jià)值使用的最大化及快捷檢索造成不利影響。文件的歸檔要運(yùn)用立卷歸檔作為規(guī)范辦公室檔案工作的準(zhǔn)則，延續(xù)我國(guó)對(duì)文書(shū)處理的實(shí)踐準(zhǔn)則，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)式的辦公室檔案工作甚至滿(mǎn)足信息化的要求。在實(shí)際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院頒布的關(guān)于《銷(xiāo)毀不歸檔文件辦法》，另外需處理好如下三項(xiàng)內(nèi)容：一需正確掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，只有達(dá)成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔。二需確立重點(diǎn)及合理分工。現(xiàn)實(shí)操作中應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，詳細(xì)問(wèn)題需詳細(xì)剖析。三需重視整體性的全宗維護(hù)。歸檔時(shí)不僅把握中心與主次，嚴(yán)格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進(jìn)入。讓完整的辦公室檔案文件為將來(lái)規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（三）規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障是案卷質(zhì)量。在實(shí)際操作中可看出，辦公室檔案的價(jià)值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到。立卷方式及裝訂案卷對(duì)規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。因此我們要重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標(biāo)化管理的檢索與劃分，有效管理其辦公室檔案。

二、辦公室檔案工作的發(fā)展方向

（一）做好辦公室檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是依法治檔。現(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類(lèi)別，直接影響著辦公室檔案工作的方式，需與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)變革，方可順應(yīng)時(shí)代新趨勢(shì)。辦公室檔案工作想持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路。新形勢(shì)下的辦公室檔案工作需對(duì)不同地方給予充分運(yùn)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。各部門(mén)也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)辦公室檔案制度，做到靈活有效地管理。

（二）增進(jìn)辦公室檔案工作目標(biāo)是運(yùn)用辦公室檔案。辦公室檔案的有效運(yùn)用是體現(xiàn)其自身價(jià)值的徑直辦法，搞好其開(kāi)發(fā)更是辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在。要增強(qiáng)辦公室檔案的有效開(kāi)發(fā)運(yùn)用，一方面需共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評(píng)定及保存辦公室檔案的同時(shí)，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以方便辦公室檔案使用者之需。另一方面需順應(yīng)時(shí)代變化的要求，把“死”辦公室檔案變“活”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其運(yùn)用的水平以促進(jìn)辦公室檔案工作健康發(fā)展。

三、規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義

如今辦公室檔案工作已成不可或缺的部分，它可提升工作品質(zhì)及效率，有助于將歷史保存并還原其真實(shí)性。規(guī)范式的辦公室檔案管理，更是衡量單位管理能力及成果的重要標(biāo)準(zhǔn)。它承載整個(gè)單位在發(fā)展進(jìn)程里所取得成績(jī)。辦公室檔案工作管理的好否，直接決定著醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本院整體發(fā)展情況。所以，規(guī)范好醫(yī)院辦公室檔案工作，提升其管理理念，勇于研究及體驗(yàn)新型辦公室檔案管理措施，將醫(yī)院的總體發(fā)展成果及情況如實(shí)具體地反映出來(lái)，有助于提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)辦公室檔案管理工作意識(shí)淡薄，實(shí)際工作中存在責(zé)任感低、宣傳力度不足等問(wèn)題，甚至出現(xiàn)辦公室檔案工作無(wú)用論等問(wèn)題，這影響著醫(yī)院的檔案工作管理理念，不利于醫(yī)院的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對(duì)辦公室檔案工作的管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代化管理?xiàng)l件下的辦公室檔案工作，擁有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書(shū)工作效率。唯有與時(shí)俱進(jìn)地將辦公室檔案工作管理規(guī)范化，方可順應(yīng)時(shí)代需求，為將來(lái)的辦公室檔案工作鋪平道路。辦公室檔案工作并非可有可無(wú)，特別是對(duì)當(dāng)今信息化下的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，更是推動(dòng)其機(jī)制朝著良性方向發(fā)展的有力基礎(chǔ)。所以，規(guī)范好辦公室檔案工作勢(shì)在必行。

【參考文獻(xiàn)】

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