賴?yán)蛉?/p>
摘 要:檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的重要基礎(chǔ)工作。實施精細(xì)化檔案管理的最終目的是充分挖掘和利用檔案服務(wù)中的潛在價值,為精細(xì)化管理提供精確的數(shù)據(jù)和量化指標(biāo),提高企業(yè)的核心競爭力。本文分析當(dāng)前檔案專業(yè)管理的目標(biāo)及主要做法,提出了實現(xiàn)企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施,希望能夠為企業(yè)檔案管理工作的開展提供幫助。
關(guān)鍵詞:企業(yè);精細(xì)化;檔案利用
0 引言
隨著城市建設(shè)的不斷進(jìn)行,企業(yè)檔案是否精確、是否保存完整、是否有據(jù)可依等的要求越來越高。檔案管理不僅是對企業(yè)經(jīng)營的有效記錄,還能夠為企業(yè)經(jīng)營者和企業(yè)員工提供相應(yīng)的資料,幫助企業(yè)事務(wù)有效地開展起來。在這樣的背景下,精細(xì)化管理理念應(yīng)運而生,受到越來越多企業(yè)的重視和推廣。
1 專業(yè)管理的目標(biāo)描述
1.1 豐富收集內(nèi)容,做好檔案的收集工作
收集作為檔案工作的起點,亦是整個檔案工作得以開展的基礎(chǔ),還是確保檔案齊全,提高檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。收集做到:及時立卷,主動收集,更新觀念,掌握信息。除要及時接收本單位、部門的檔案外,還應(yīng)重點關(guān)注與本企業(yè)生存、發(fā)展相關(guān)的經(jīng)營、生產(chǎn)、技術(shù)改造等檔案材料,從而防止檔案內(nèi)容過于單調(diào)、檔案層次過于單一等弊端。
1.2 不斷加強和完善檔案編研工作
根據(jù)企業(yè)需要研究匯編檔案文獻(xiàn)內(nèi)容,為使用者提供包括編纂?yún)⒖假Y料、編制檢索工具等在內(nèi)的檔案信息服務(wù)工作。
1.3 建立信息資源聯(lián)網(wǎng)平臺,實現(xiàn)檔案信息資源共享
檔案的本質(zhì)是信息,若要實現(xiàn)其作用,必須在社會的大信息網(wǎng)絡(luò)背景下,這也是實現(xiàn)檔案室社會功能的最佳手段。盡快促使檔案信息在廣泛范圍內(nèi)得以交流,為其價值的實現(xiàn),創(chuàng)造應(yīng)有的物質(zhì)條件。盡快加入擴大公共信息網(wǎng),更加具有廣泛社會性,最大限度地發(fā)揮其社會功能。
1.4 認(rèn)真做好查、借閱檔案登記工作
在查、借閱登記時,一定要認(rèn)真負(fù)責(zé),按項目填寫清楚,這樣便于提供實際有效的線索,并確定是否有必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。
1.5 建立檔案跟蹤聯(lián)系制度
查、借閱檔案時,只有實踐,方能反映出其真實價值,產(chǎn)生一定的社會、經(jīng)濟效益。因此建立用戶跟蹤聯(lián)系制度成為了能夠及時獲取檔案利用信息的重要手段之一。檔案人員能夠主動上門服務(wù),清楚利用檔案后,產(chǎn)生的社會、經(jīng)濟效益的具體情況,從而在編研方面更加得心應(yīng)手。
2 專業(yè)管理的主要做法
2.1 電子檔案的借閱流程
2.1.1 若借閱人所在部門與其歸檔部門非同一部門:
2.1.2 若借閱人所在部門與其歸檔部門是同一部門:
2.1.3 若歸檔部門為空或歸檔部門即檔案管理部門(多為歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入造成):
具體操作步驟:借閱申請(檔案借閱人員):(1)檔案借閱人員點擊“檔案利用”—“我的借閱”,點擊“檔案借閱申請”,打開“借閱單”界面;(2)在“借閱單”界面搜索檔案界面;(3)檔案借閱人員檔案條目的尾部點擊“借閱”。待借閱檔案全部選定后,點擊“待借閱列表”,回到“借閱單”界面;(4)依次填寫證件名稱、證件號碼、借閱方式、申請權(quán)限、借閱期限等。將表單“本部門領(lǐng)導(dǎo)審核”給XX人審核,點擊“提交審核”。下面進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)審核流程。
2.2 實物檔案的借閱流程
借閱申請(檔案借閱人員):(1)檔案借閱人員部門領(lǐng)導(dǎo)在“借閱流程待辦任務(wù)”中審核辦理借閱表單(注意:“檔案管理部門審核”應(yīng)落實到具體個人)。如果檔案借閱人員部門領(lǐng)導(dǎo)審核不同意,借閱表單移交給檔案借閱人員;如果檔案借閱人員部門領(lǐng)導(dǎo)審核通過,借閱表單移交給檔案管理部門審核人員,從而進(jìn)入下一流程;(2)檔案管理部門審核人員點擊“工作助理”—“工作提示”,在“借閱流程待辦任務(wù)”中審核辦理借閱表單;(3)檔案借閱人員在協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)搜索界面搜索目標(biāo)檔案(可用普通搜索、高級搜索兩種方法),并在檔案條目的尾部點擊“借閱”;(4)檔案借閱人員在“借閱單”界面依次填寫:證件名稱、證件號碼、聯(lián)系方式、借閱方式、申請權(quán)限、借閱期限、利用目的、事由。全部填寫完成后,在“借閱審批”欄中將表單“本部門領(lǐng)導(dǎo)審核”給XX人(注意:審核人員不能是全局角色,而應(yīng)該落實到具體個人),點擊“提交審核”。至此,由檔案借閱人員操作的檔案借閱申請工作完成。
3 企業(yè)檔案精細(xì)化管理的實踐
為實現(xiàn)檔案工作管理的精細(xì)化,企業(yè)大多通過建立較為公正科學(xué)的監(jiān)督考核機制完成對檔案工作的評價。因為企業(yè)目前實行的考核管理屬于粗放式管理,大部分以定性為主,績效量化達(dá)不到一般水平,上述弊端給檔案收集、利用等環(huán)節(jié)帶來消極影響,甚至使得許多有用的檔案資源面臨流失的下場,嚴(yán)重偏離了檔案精細(xì)化管理的路線。監(jiān)督考核機制的建立應(yīng)當(dāng)以職責(zé)為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)定量分析為手段,通過績效進(jìn)行分配。監(jiān)督考核機制作為檢驗檔案是否擁有精細(xì)化管理成效的重要工具存在,其優(yōu)點毋庸置疑,但也有需要改進(jìn)的地方,譬如在“落實”、“可操作性”以及“實時性”等方面仍存在較多弊端,需要每一個檔案工作者盡心研究,努力實踐,最終實現(xiàn)世界服務(wù)企業(yè)的高速發(fā)展,精華檔案的充分利用。具體改進(jìn)措施方面:
(1)定期針對檔案工作召開專題會議,將檔案管理工作進(jìn)行合理部署;
(2)對相關(guān)人員的檔案管理意識進(jìn)行強化,包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門人員和檔案管理人員,充分認(rèn)識到此工作的重要性;
(3)健全檔案管理制度。以檔案法為依據(jù)將管理人員的職責(zé)、管理權(quán)限等規(guī)范化、具體化;
(4)加強檔案員的培訓(xùn)力度。提高其檔案管理業(yè)務(wù)專業(yè)化程度,增強對檔案管理流程的能力,充分提高工作效率。同時對相關(guān)人員的檔案管理意識進(jìn)行強化,包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門人員和檔案管理人員,充分認(rèn)識到此工作的重要性;
(5)加大檔案設(shè)施的資金投入力度,最大化地滿足檔案管理工作的需求,以便對檔案進(jìn)行保存、調(diào)閱等;
(6)加強檔案的編研工作,滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展。檔案編研的工作可以說是檔案信息深層次的開發(fā)。企業(yè)檔案管理部門需要積極從事檔案信息編研的工作,只有這樣才可以為企業(yè)提供便捷以及全面的檔案利用服務(wù)。在此過程當(dāng)中,一方面需要圍繞企業(yè)經(jīng)營管理的中心工作來進(jìn)行檔案編研。檔案編研材料在選題的過程當(dāng)中需要圍繞并且體現(xiàn)企業(yè)中心工作以及最為核心的業(yè)務(wù)活動,避免脫離業(yè)務(wù)工作選題,從而影響到檔案管理編研成果的實用性以及針對性。在檔案編研工作安排的時候,需要同企業(yè)的主營業(yè)務(wù)相適應(yīng)以及相協(xié)調(diào),了解企業(yè)精化檔案管理需求發(fā)展的趨向,從而針對性地進(jìn)行檔案編研的相關(guān)工作,讓檔案工作前移關(guān)口、延伸觸角,做到企業(yè)發(fā)展到哪里,檔案管理和檔案服務(wù)就延伸到哪里。另一方面是要處理好檔案利用以及檔案保密工作的關(guān)系,在此基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)編研材料利用的價值。工作人員既需要編研好檔案,利用好檔案資源,也需要保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密,避免因為保密而將檔案封存無法有效利用,也不能因為應(yīng)用檔案信息而出現(xiàn)失密問題以及泄密問題。
4 結(jié)語
綜上所述,在檔案工作中融入精細(xì)化管理的理念不僅是服務(wù)科研生產(chǎn)的現(xiàn)實需要,更是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。因此,每一個檔案管理人員都要樹立起高度的責(zé)任感和使命感,增加檔案管理意識,提高檔案管理能力,積極推行企業(yè)檔案的精細(xì)化管理理念,勇于探索、勇于實踐,在企業(yè)發(fā)展的道路上發(fā)揮中自身的價值,促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(11)
[2] 馮華.論檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理向精細(xì)化管理的轉(zhuǎn)變[J].華章.2013(34)endprint