吳法長

摘 要：醫(yī)療設備檔案管理是反映醫(yī)療設備管理水平的一種重要因素，也是醫(yī)院檔案管理的一項重要內容。醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理水平的高低會對醫(yī)院的醫(yī)療質量、經(jīng)濟效益、決策發(fā)展以及社會影響產(chǎn)生直接性的影響。

關鍵詞：管理；醫(yī)院；歸檔；醫(yī)療設備檔案

1 醫(yī)療設備檔案的作用

醫(yī)療設備檔案的作用主要體現(xiàn)在以下三方面：

其一，便于對醫(yī)院設備進行維修和保養(yǎng)。依托醫(yī)療設備檔案瀏覽設備的完好率、維修率、技術情況、報廢率以及利用率，以事先報告并敦促相關維修科室維修醫(yī)療設備。同時，要將設備運行情況歸入到設備檔案管理范疇；盡管存在一定難度，但如果能將其做到位即可實現(xiàn)醫(yī)療設備檔案管理服務范疇的延伸與拓展。比如部分科室為得到更多的短期效益，長期使用使用率較高的醫(yī)療設備，一旦其出現(xiàn)故障，其維修難度相當高。部分設備由于維修費用高被提前歸入到報廢范疇，導致醫(yī)院經(jīng)濟受損嚴重，病人診斷治療也會由此受到影響。

其二，通過建立醫(yī)療設備檔案，有助于做好醫(yī)療設備購置工作。依據(jù)功能，醫(yī)療設備可分成治療設備、診斷設備以及輔助設備。醫(yī)療服務的需求首先體現(xiàn)在設備檔案上，它是反映醫(yī)療需求的重要因素，可以為臨床科室是否需要進行設備更新提供借鑒。通過瀏覽設備檔案，可清晰的看到哪些可以設備暫時不購、哪些急需采購、哪些要停購等這些信息。設備檔案需充分發(fā)揮出自身具備的有效效用，借助現(xiàn)有的醫(yī)療設備檔案體系明確設備是否已購置，防止出現(xiàn)重復采購的情況，從而減少成本，推動醫(yī)院的發(fā)展。

其三，有助于增加醫(yī)院技術人員對設備檔案知識的了解。通過擴大對檔案知識宣傳的方式，醫(yī)療技術人員可進一步了解檔案相關知識、設備檔案的種類、范疇以及為社會提供服務的渠道。在使用設備時，要重視檔案資源潛在的知識價值，不斷積累并儲存原始資料，從而有助于儀器設備的正常運作，充分發(fā)揮出其效用。

2 醫(yī)療設備檔案的歸檔內容

醫(yī)療設備檔案的歸檔內容大致涵蓋了設備申購過程中產(chǎn)生的管理性文件、設備的隨機文件以及設備運行過程中累積的文件。一個完整的醫(yī)療設備檔案主要有以下內容：投標邀請書、開箱、維修記錄、招標公告、論證報告、隨機文件、設備轉讓、移交、報廢、中標公示、調試、合同、中標通知書、設備購置申請、招標報告表等這些資料。而那些享受國家免稅政策的進口設備既包含前文提及的資料，還涵蓋了海關免稅證明、質量保證書、報關單、商檢報告、機電設備進口證明以及外貿合同等。

3 醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理與歸檔的措施

3.1 強化歸檔意識，構建并完善設備檔案管理制度

其一，要實施標準化管理。目前，設備檔案管理正被逐步納入到醫(yī)療質量目標管理制度中，自檔案的整理、收集至最后的歸檔、傳至計算機，這整個流程都有嚴格的規(guī)定，卷內目錄、案卷目錄的書寫、檔案的編號、內容分類均滿足設備檔案的相關標準與規(guī)定。其二，制度化管理。檔案工作能否做到位，在很大程度上取決于制度建設。因此，要制定完善的設備檔案收集制度，從而保障檔案的完整性。同時，要構建完整設備檔案的借閱和使用權限制度，對設備檔案的查閱實施嚴格管控，堅決杜絕非技術人員在沒有通過批準的情況下瀏覽設備檔案信息，提高設備檔案的保密性與安全性。其三，科學化管理。檔案管理者需要具備現(xiàn)代化計算機的實際操作能力，并采取多元化的培訓方式優(yōu)化知識結構，來提升專業(yè)素質水平與技能水平；同時采取科學化管理的方式，來實現(xiàn)醫(yī)療設備檔案的資源共享與優(yōu)化整合。

3.2 強化力度進行收集人員隊伍建設，將檔案收集工作做到位

擁有一支業(yè)務水平過硬、政治覺悟高的收集人員隊伍是做好收集工作的首要條件。所以，要提高收集人員的責任感與事業(yè)心，醫(yī)院應注重收集人員的業(yè)務學習與理論教育，使其牢記收集工作的基礎知識，提高工作能動性，從而做好對信息進行收集、開發(fā)、研究工作。此外，檔案部門要積極主動的進行檢查與督促，以有效保障收集工作達到要求。

3.3 確定醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍

依照醫(yī)院當前的實際情況以及醫(yī)療設備檔案的相關管理規(guī)定，醫(yī)療設備檔案的歸檔工作主要包含以下兩方面內容，即：設備運行時累積的文件以及設備申購時產(chǎn)生的管理性文件，此類資料通常都是依據(jù)年度歸入到設備檔案中的。在設備申購至安裝使用這一整個流程中所產(chǎn)生的材料，設備管理人員均應積極的做好收集歸整工作，然后再送至醫(yī)院檔案室留存。與此同時，對相關材料進行復印，派發(fā)到使用科室手中，使設備操作者都知悉設備檔案的歸檔要求與內容，自覺的與檔案部門協(xié)調配合開展工作，從而將資料歸檔工作做到位。

3.4 制定法規(guī)，為收集工作的正常開展提供保障

要確保檔案事業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)健發(fā)展，必須依賴于法制與科學，二者缺一不可。對醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展而言，法制的基礎并不牢靠，法制建設面臨著較大的阻礙，我國迫切需要進行法制建設，不斷完善法制。由于封建社會的影響，人治思想在我國深入人心，人們早已習慣依據(jù)文件辦事、領導拍板、權大于法、政策變化迅速，有法不依、無法可依的問題經(jīng)常出現(xiàn)。尤須指出的是，目前很多基層醫(yī)院檔案管理工作依舊無法妥善的處理好的一些經(jīng)費問題以及一些業(yè)務問題等，這些均可從法律方面挖掘到根源。要想有效促進檔案事業(yè)的發(fā)展，一定要積極的走法制化道路，提高醫(yī)護人員的法制意識與法制觀念，引導并監(jiān)督醫(yī)護人員了解、運用和掌握法律。而在開展檔案工作過程中，要嚴格依照《檔案管理規(guī)范》與《檔案法》出臺與醫(yī)院實際相符的、可行性高的歸檔制度，為開展歸檔工作提供法律依據(jù)。通過制定歸檔制度，一方面能在制度層面確保檔案室能夠定期獲取到許多歸檔資料，進一步明確歸檔時間、范疇、材料的質量規(guī)定。另一方面，可以對醫(yī)護人員起到制約效果，為開展檔案收集工作提供保障。

3.5 加強信息化網(wǎng)絡建設

在開展醫(yī)院信息化建設工作過程中，重點強化設備檔案網(wǎng)絡管理，實現(xiàn)動態(tài)電子檔案，把所有科室的網(wǎng)絡連接起來，實現(xiàn)對科室醫(yī)療設備使用信息的全天候在線瀏覽。同時，各個科室要及時補充缺失的信息和沒有及時存檔的資料。借助固定資產(chǎn)電子臺賬，設備采購人員在采購新設備時能有章可循，從而能有效降低盲目采購問題的出現(xiàn)概率；設備維修人員可以此獲取到設備技術狀態(tài)等信息。通過信息化網(wǎng)絡，能大大提高相關人員的辦事效率及工作成效，減少資源的消耗量。此外，還可以實現(xiàn)資源的共享與共用，從而提升醫(yī)療設備檔案歸檔的效率。

3.6 醫(yī)院管理部門與檔案管理人員要做好立卷歸檔工作

目前，部分基層醫(yī)院依舊存在醫(yī)院管理部門和檔案管理人員溝通不到位、工作拖延嚴重的問題。經(jīng)過長時間的積累，一定會影響到醫(yī)院工作的正常開展。因此，一方面要重點抓好各項檔案管理制度建設工作；另一方面要出臺崗位責任制，責任到個人，確定檔案管理人員的工作職責，防止出現(xiàn)責任推諉的問題。此外，檔案管理人員需要及時與管理部門進行溝通，管理部門應針對立卷歸檔工作予以檢查與指導，綜合運用集中培訓和個別指導的手段，定期針對檔案管理人員進行培訓輔導，從而提升其檔案業(yè)務水平，確保立卷工作得以在規(guī)定時間內完成。

4 結語

檔案管理是信息管理的關鍵一環(huán)，在醫(yī)院管理、醫(yī)療等領域醫(yī)療設備發(fā)揮著十分重要的影響。隨著法制建設的日趨完善以及社會的高速發(fā)展，社會對醫(yī)療設備檔案管理提出的要求越來越高。領先的醫(yī)療設備是確保醫(yī)院臨床以及科研等工作得以正常有序發(fā)展的重要基礎，設備是否可以得到高效利用主要取決于醫(yī)療設備檔案的管理工作是否做到位。構建完善醫(yī)療設備檔案制度，實施高效管理，可以充分發(fā)揮醫(yī)療設備檔案的服務效用，不僅能為患者提供優(yōu)質的服務，而且能增加醫(yī)療設備創(chuàng)造的效益，改善醫(yī)療技術的水平，從而有利于推動醫(yī)院業(yè)務的發(fā)展。endprint