曾琴仙

檢察檔案是按照最高檢有關規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、偵查資料、視聽資料及其他各種載體材料，是檢察機關發(fā)展過程及其依法履行檢察職能的原始記錄，在檢察工作的傳承和發(fā)展方面發(fā)揮著不可或缺的作用。近年來，隨著全面依法治國進程的加快，檢務政務公開的要求，檢察工作信息化水平不斷提升，加強檢察檔案管理信息化建設、強化檢察檔案管理的開發(fā)利用是新時期檢察機關檔案管理工作的重要任務，也是檢察事業(yè)發(fā)展的迫切需要。

1 基層檢察機關檔案管理工作的特點

1.1 連續(xù)性強，不可遺失

檢察檔案管理工作是一項保存檢察工作活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動的珍貴資料，特別是自偵、刑檢部門的相關材料是犯罪嫌疑人罪與非罪、此罪與彼罪的重要證據，同時，自偵檔案、刑檢檔案內的很多犯罪證據、證詞、指紋鑒定、醫(yī)學鑒定有時候只有一份，很可能是孤本，一旦丟失或損毀，將對后期此案的重新審查造成難以估量的困難和損失。因此，基層檢察機關的檔案管理工作尤其重要。

1.2 專業(yè)性強，使用頻繁

不同于一般的檔案整理工作，檢察機關檔案整理專業(yè)性強，上級院要求高，從檔案分類、保存年限、卷內目錄等方面都有詳細的要求，并隨著國家新法律的出臺隨時修訂更改。同時近年來，刑事案件高發(fā)、國家反腐敗工作呈壓倒性態(tài)勢，因此本單位、司法相關單位和律師借閱、復印頻繁，嚴格按照程序做好相關的借閱登記、歸還登記工作非常重要。

1.3 保管期限長、數量繁多

隨著黨的十八大以來，全面依法治國進程不斷深入，查辦貪污賄賂案件數量逐年增加、訴訟檔案數量不斷增多，并且根據《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。另外有些案件辦理時間長，前后案件或者犯罪嫌疑人呈現相關性，全部移交給當地檔案局不利于檢察工作的開展，這對檔案儲存的場所、設施、防火、防潮、保密等硬件條件和檔案的移交、整理、歸檔、借閱流程提出了很高的要求。

1.4 紙質檔案居多，但電子檔案并存

近三年來，隨著全國檢察機關統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)的不斷完善升級，各地基層院反貪部門、反瀆部門、偵監(jiān)部門、公訴部門、民行等業(yè)務部門都不同程度的運用統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)辦理案件。同時案件管理部門將公安部門移送過來的卷宗全部掃描作電子存檔，因此近三年來的電子檔案比較全面，但是之前的檔案基本是直接按照紙質卷宗整理歸檔。按照省檢察院的要求，各基層院辦公室將近10年以來的卷宗全部掃描作電子存檔，因此事實上，形成了電子檔案與紙質檔案并存的局面。如何探索一套能夠將統(tǒng)一業(yè)務系統(tǒng)內部業(yè)務部門檔案數據直接與檔案管理系統(tǒng)對接的保密通道，是檔案管理和技術部門必須協(xié)作解決的突出問題。

2 基層檢察機關檔案管理工作存在的問題及原因

2.1 重辦案，輕整理

近年來，刑事案件的發(fā)案率猛增，相應的公安機關每年報請批準逮捕和審查起訴的案件數量也呈爆炸性增長態(tài)勢，隨著新《刑事訴訟法》的出臺，這一問題進一步凸顯，因此每年檔案整理數量最多的公訴、偵監(jiān)部門疲于消化案件，難以抽出人手整理檔案，導致各部門檔案整理工作嚴重滯后于案件辦理工作，從而引發(fā)連鎖反應，導致司法行政管理局難以收齊各部門檔案，最終影響了集中歸檔進程。

2.2 重訴訟，輕文書

由于以辦案工作為主的單位性質和由此而長期形成的習慣，直接產生了重訴訟檔案，輕文書檔案的問題。在保管、移交、清退、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)，訴訟卷宗都比文書資料受到了較高的重視，除會計檔案外，多年來一些重要的文書檔案、人事檔案、基建檔案、照片檔案、實物檔案等歸檔不及時，查找困難，甚至無法查找，不僅浪費時間和精力，還帶來工作上的被動和不便。

2.3 專職少，兼職多

按檔案管理有關規(guī)定，應當配備1名專職檔案管理人員，由于單位長期嚴重缺編和案多人少矛盾突出，檔案管理人員長期由辦公室工作人員兼職擔任，各部門檔案收集和整理全部由內勤兼任，人事檔案由政治部工作人員兼任、基建檔案由基建專班工作人員兼任、會計檔案由會計人員兼任，這些人員日常工作非常繁忙，精力和時間都無法得到保證，在整理檔案時難免掛一漏萬，給檔案管理工作帶來收集難、整理難、借閱難、服務難的問題，特別是自偵檔案、人事檔案、基建檔案難以及時歸檔。

2.4 培訓少，變動頻

檔案專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員缺乏，造成檔案管理人員專業(yè)素質匱乏；檢察訴訟檔案是一種專業(yè)性十分強的檔案，既要精通檔案專業(yè)管理，也要對檢察專業(yè)有深入認識，否則容易造成與業(yè)務部門之間的溝通困難，隨著檔案管理的網絡技術、信息化管理手段和方法要求的日益提升，對檔案管理工作人員技術水平提出了更高要求，同時檔案管理人員變動頻繁，前后交接工作程序不嚴謹，導致檔案查找借閱難以找到當時的工作人員，無人可問；變動頻繁還造成檔案管理人員工作積極不強，責任意識淡薄的問題。

2.5 制度少，流程松

基層檢察機關由于案多人少矛盾突出，對檔案管理工作重視力度不夠，同時缺乏檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員，造成對上級檢察機關和檔案局的政策、制度落實不到位，本單位內檔案管理制度缺乏，亟待建立一套包含檔案移交、檔案歸檔、檔案保密、檔案管理、檔案借閱、檔案統(tǒng)計等內容的檔案管理體系。

2.6 重紙質，輕電子

近幾年來，人民群眾運用法律武器保護自己的合法權益的意識不斷增強，直接導致檢察案件數量大幅度上升，檔案數量也隨之急速增長，基層檢察院案多人少矛盾更加突出，有些基層檢察院業(yè)務部門人員平均年齡偏大，部分干警依然存在重紙質檔案、輕電子檔案的思想，即使把案件內容及時準確的錄入到了電腦中，既不備份也不存檔，一旦電腦出現故障、網絡出現問題，很容易損毀、丟失，造成不可挽回的損失。

3 基層檢察機關檔案管理工作問題的解決對策endprint

3.1 強化領導，提高認識

通過黨組會、院務會、全院干警大會等會議傳達學習高檢會【2016】11號《關于印發(fā)<人民檢察院訴訟檔案管理辦法>和<人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細則>的通知》等文件精神，成立由分管領導牽頭、辦公室負責、各部門協(xié)同配合的領導小組，司法行政管理局檔案管理人員和各部局內勤建立檔案管理QQ群、檔案管理微信群，保持檔案管理最新文件的及時學習傳達、檔案收集整理歸檔借閱的信息高效暢通。通過全院干警大會、各部門支部會（案件討論會）在全體檢察官和其他工作人員中進行檔案工作重要性、規(guī)范性的反復教育。抓住案件質量評查、半年工作檢查和年終工作總結等重要的時間節(jié)點，對檔案工作的重要性、規(guī)范性、保密性進行重復強調，對未按時移交、整理、借閱后未及時歸還的檔案進行專門提醒，提高檔案管理效率了。

3.2 完善制度，加強管理

沒有規(guī)矩不成方圓，基層院想要做好檔案管理工作，沒有一套完整的檔案管理制度，難以保證檔案管理工作的連續(xù)性、高效性。基層檢察機關要積極推進《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)的執(zhí)行和落實，并結合各基層檢察機關實際建立《檔案歸檔制度》、《檔案工作人員職責》、《檔案保密制度》、《檔案移交制度》、《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案人員更換（傳幫帶）制度》、《檔案考核制度》等檔案制度，明確規(guī)定檔案收集、整理、移送、歸檔、保管、借閱等各項管理規(guī)范和流程規(guī)范，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過科學的規(guī)章制度進行規(guī)范。

3.3 定崗專職，加強培訓

基層檢察機關案多人少矛盾突出，但仍可以將現有檔案管理人員相對固定，保持檔案管理工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性、專業(yè)性，結合檢察機關最低服務5年的工作年限，可適當考慮將檔案管理工作人員工作固定2至3年；在檔案人員需要變動的情況下，應提前半年到1年做好傳幫帶工作，確保檔案移交手續(xù)齊全、檔案實物與檔案資料無縫對接、檔案管理相關文件規(guī)定傳達到位、檔案管理水平達到專業(yè)化水平?；鶎訖z察院在人員編制相對較緊，短期內難以全部招錄檔案管理專業(yè)畢業(yè)的專職檔案管理人員的情況下，要組織檔案管理人員積極參加當地檔案管理部門組織的檔案管理培訓，參加考試并取得專業(yè)職業(yè)資格證書，提高檔案管理專業(yè)化水平和規(guī)范化程度。

3.4 強化硬件，電紙并存

基層檢察機關經費相對緊張，檔案管理硬件設施相對落后，隨著檢察檔案管理信息化要求的不斷提升，強化硬件成為亟待解決的問題?；鶎訖z察院可以將檔案管理硬件設施購買列入年度預算，根據實際情況購買電腦、全（半）自動掃描儀、除濕儀、打印機、監(jiān)控設備、消防設備等硬件設施，對于損壞、老化的檔案密集柜、保密柜、榮譽展示柜進行定期更換和維修，保持檔案硬件設施與時俱進。積極探索將統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)相關數據導入檔案管理軟件，提高檔案管理效率。

3.5 嚴格程序，方便辦案

在建立一套完整的檔案管理制度基礎上，更重要的是日常管理過程中的落實，特別是在檔案移交、借閱過程中，尤其要增強痕跡意識，在檔案借閱過程中，特別要將借閱人姓名、時間、借閱檔案犯罪嫌疑人名稱、罪名、歸檔時間、歸還時間要逐一填寫清楚，不可為節(jié)約時間而少填或漏填，避免出現日后查找困難的情況。

隨著司法體制改革的深入推進，監(jiān)察委改革的穩(wěn)步實施，基層檢察機關職能將發(fā)生新的變化、基層院檔案管理工作將面臨新的問題，筆者相信，只要不忘初心、牢記使命，堅持提高對檔案管理工作的重視程度，就一定能凝聚各部門力量，共同做好檔案管理工作。endprint