盧念國

摘 要：對世界各國而言，其國內(nèi)企事業(yè)單位均在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮著極為重要的推動作用。尤其是事業(yè)單位，其不僅是我國社會發(fā)展的動力源泉，更是保障人民生活質(zhì)量的重要力量。因此，為確保我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，進(jìn)而維護(hù)社會的和諧與穩(wěn)定，作為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者，便應(yīng)務(wù)必對自身的文書檔案管理工作給予足夠的重視，與此同時(shí)，為切實(shí)提升單位文書檔案管理工作的工作效率，并盡可能減少工作失誤，作為單位的文書檔案管理人員，還應(yīng)積極運(yùn)用信息技術(shù)手段來推動文書檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，如此方能確保單位文書檔案管理工作的有序開展并積極發(fā)揮文書檔案的積極作用，從而促進(jìn)我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；文書檔案管理

隨著社會的不斷發(fā)展，各類先進(jìn)的信息技術(shù)也逐漸也運(yùn)用到了社會各大領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)程中并起到了有效的推動作用。對此，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也應(yīng)積極運(yùn)用信息化的管理手段與方式，如此方有利于文書檔案工作信息化建設(shè)的普及與推廣。尤其是在如今這樣的大數(shù)據(jù)視野下，文書檔案因其本身信息存儲量大，加之儲存的時(shí)間周期也極為漫長，故而唯有積極運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化技術(shù)，方有利于單位文書檔案作用的進(jìn)一步發(fā)揮，進(jìn)而滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下，社會對單位文書檔案管理工作的要求與挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案信息化管理的意義

目前，無論是國內(nèi)事業(yè)單位或普通企業(yè)，其對自身的文書檔案管理工作均是以人工管理為主，然而這樣的管理方式，不僅需要管理者付出極大的勞動量，且勞動效率也尤為低下。而隨著信息時(shí)代的到來，信息技術(shù)在文書檔案管理領(lǐng)域的運(yùn)用，不僅推動了單位文書檔案的信息化建設(shè)，且針對單位于發(fā)展過程中所產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)，僅是通過一次錄入操作便可實(shí)現(xiàn)多次的開發(fā)利用。與此同時(shí)，針對錄入后的數(shù)據(jù)，單位內(nèi)部均能基于單位的信息平臺而獲取自身想要的數(shù)據(jù)資料，如此不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，更極大提升了事業(yè)文書檔案的管理效能[1]。此外，傳統(tǒng)的文書檔案管理，其之所以管理效率低下還有一重大體現(xiàn)便是在檔案目錄的查找方面，而隨著信息化手段的逐漸普及，其不僅讓事業(yè)文書檔案的目錄查找變得十分便捷，且借助各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)功能，還實(shí)現(xiàn)了即時(shí)的查詢與搜索，并可利用多樣化的查找方式，來進(jìn)一步提升事業(yè)文書檔案的檢索效率，如模糊查詢、分類查詢、組合查詢等。當(dāng)然，不同部門有與之相對應(yīng)的使用權(quán)限，如此既能確保單位文書檔案的保密性，又能進(jìn)一步減輕相關(guān)工作人員的工作量。最后，基于信息技術(shù)的事業(yè)文書檔案管理，還將有利于提升文書檔案資源的利用效率，如基于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，便可實(shí)現(xiàn)對文書檔案資源的借閱記錄，以便相關(guān)管理人員及時(shí)催還，從而有效實(shí)現(xiàn)了對檔案的借閱與催還管理，進(jìn)而保證了高效的文書檔案管理效能。

2 事業(yè)文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中的問題

2.1 檔案信息化的觀念還有待進(jìn)一步強(qiáng)化

文書檔案作為事業(yè)單位的重要信息資源，其無論是資源的準(zhǔn)確性與完整性都將對單位產(chǎn)生重大影響。然而當(dāng)前，許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者卻并未認(rèn)識到檔案信息化的重要性，以至于其在面對文書檔案管理工作時(shí)，通常是將其視為邊緣工作而未能設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)或部門來進(jìn)行故那里，這便導(dǎo)致了單位信息化建設(shè)程度的落后，加之受傳統(tǒng)檔案管理思想觀念的影響，致使單位的文書檔案并未得到良好的運(yùn)用，如此必將阻礙單位的有效發(fā)展。

2.2 尚未構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其長年累月積累下來的文書檔案資料也是日益增多，繁多的文書檔案資料不僅極大增添了管理人員的管理壓力，且隨著時(shí)間的推移，檔案自然老化現(xiàn)象的出現(xiàn)更是讓管理人員無力確保其完整性。對此，若單位尚不關(guān)注對自身文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)，則勢必難以解決以上問題。

2.3 文書檔案信息化管理人才較為缺失

傳統(tǒng)的事業(yè)文書檔案管理工作通常是采用“一本帳”的管理方式，然而這種落后的管理思想與手段，勢必?zé)o法滿足現(xiàn)代化的發(fā)展要求。雖然，隨著信息技術(shù)的不斷普及，其在文書檔案管理工作的運(yùn)用將有助于事業(yè)文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，然而由于信息化管理人才方面的缺失，使得當(dāng)前的文書檔案管理工作仍不能與信息化時(shí)代的要求相匹配，從而嚴(yán)重影響了單位文書檔案資源的有效運(yùn)用，并阻礙了事業(yè)單位的有效發(fā)展[2]。

3 大數(shù)據(jù)視野下的事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)對策

3.1 強(qiáng)化信息化檔案管理觀念，提高人員綜合素質(zhì)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位的文書檔案管理人員，其文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不滿足時(shí)代發(fā)展的要求，加之大部分的檔案管理人員并未認(rèn)識到自身乃是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部不同部門人員的紐帶與橋梁，因而在實(shí)際的工作過程中，也未能起到有效的牽引作用。甚至有部分檔案管理人員，在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的電腦知識[3]。目前，國內(nèi)針對檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升。對此，為切實(shí)改善這樣的管理現(xiàn)狀，作為單位領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)首先建立起運(yùn)用信息化技術(shù)的意識，并將之滲透至單位各部門，尤其是文書檔案管理部門，應(yīng)首要讓其意識到推動文書檔案信息化建設(shè)的重要性，以增強(qiáng)單位文書檔案管理人員的工作責(zé)任心。其次則是針對事業(yè)單位的文書檔案管理人員，應(yīng)務(wù)必提高其對現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用能力，如此方有利于事業(yè)單位文書檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，進(jìn)而積極發(fā)揮文書檔案資源的優(yōu)勢，從而推動事業(yè)單位的有效發(fā)展。

3.2 建設(shè)與開發(fā)文書檔案數(shù)字化平臺，實(shí)現(xiàn)文書檔案資料數(shù)字化處理

傳統(tǒng)的文書檔案資料，因其均是紙質(zhì)的材料，故而對檔案管理人員而言，無論是針對檔案的查閱或檢索，均以一件及其繁瑣之事。對此，為有效解決這樣的檔案利用矛盾，我們更應(yīng)基于大數(shù)據(jù)的視野來充分發(fā)揮信息化管理技術(shù)的優(yōu)勢，以實(shí)現(xiàn)對文書檔案資料的數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子的形態(tài)，以便更好的開發(fā)及利用，繼而切實(shí)提升單位文書檔案管理工作的效率。

3.3 強(qiáng)化文書檔案的安全化管理，合理規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

事業(yè)文書檔案管理工作的重點(diǎn)在于保證檔案信息的安全。而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，雖極大地提升了檔案信息資源的信息化程度，并有效提高了檔案管理工作的服務(wù)效能。然而值得注意的時(shí)，目前，由于我國大多數(shù)從業(yè)者并未能完全掌握新信息技術(shù)的使用，加之在技術(shù)應(yīng)用層面存在明顯的短板，致使當(dāng)前的信息化文書檔案管理工作存在著一系列的安全隱患，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，由于缺乏相應(yīng)的保護(hù)系統(tǒng)，致使信息化文書檔案容易被外界由后臺侵入，并能隨意篡改其中內(nèi)容；其次，互聯(lián)網(wǎng)黑客與網(wǎng)絡(luò)病毒活動的日益猖獗，也對信息化檔案的安全性造成了一定影響。最后，文書檔案管理相關(guān)的從業(yè)人員，其本身的職業(yè)素養(yǎng)便不高，加之缺乏一定的網(wǎng)絡(luò)安全意識，從而極易造成各類數(shù)字化媒體載體出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。對此，相關(guān)部門應(yīng)針對上述問題提出相應(yīng)的改進(jìn)策略：如，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)提升其安全防范意識；加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新病毒查殺軟件；做好檔案信息資源的備份工作，從而最大限度的規(guī)避資源安全風(fēng)險(xiǎn)。

總之，在如今這樣的大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位唯有對自身文書檔案工作的信息化建設(shè)給予足夠重視，方能切實(shí)提升事業(yè)文書檔案管理的工作效率。與此同時(shí)，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)環(huán)境，方有利于實(shí)現(xiàn)對文書的文書檔案資源的網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢、開發(fā)以及利用，如此方能切實(shí)提升事業(yè)單位文書檔案資源的利用效率，繼而維護(hù)單位的發(fā)展和諧與穩(wěn)定。

參考文獻(xiàn)

[1]李劍峰.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子：上中旬， 2014（17）：187-187.

[2]盧艷.淺析事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高[J].中國科技投資，2013（Z4）：47-47.

[3]王舒雅. 試論事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題與對策[J].教育：文摘版：00354-00354.endprint