郭珊

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。

1 企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)還較為淡薄

一是思想認(rèn)識(shí)模糊。部分企業(yè)沒(méi)有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí)，存在“檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”，互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí)，不知道為什么要開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作，怎樣開(kāi)展檔案管理。二是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。少數(shù)企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績(jī)，是得不償失的徒勞，存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動(dòng)性。重形式輕內(nèi)容，重晉級(jí)輕效能，晉升檔案管理級(jí)別大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查考評(píng)，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

1.2 檔案管理力量還較為薄弱

一是隊(duì)伍不穩(wěn)定。在基層企業(yè)，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動(dòng)頻繁，專(zhuān)業(yè)化程度不高，存在不懂不問(wèn)、不會(huì)不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在于：首先有的檔案員只會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí)，對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表，致使在用時(shí)用不上，不能很好地為企業(yè)工作服務(wù)。最后對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來(lái)，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。

1.3 檔案管理觀念還較為落后

一是管理方式陳舊。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位?；鶎悠髽I(yè)辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。

1.4 管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象

一是檔案門(mén)類(lèi)不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書(shū)、戶(hù)籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任感

一要提高認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。檔案主管部門(mén)要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。

2.2 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái)，企業(yè)及上級(jí)部門(mén)要從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們，鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專(zhuān)一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時(shí)，要考慮到保持檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性。二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要積極選送檔案干部參加檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學(xué)習(xí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法，一方面請(qǐng)檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專(zhuān)家上門(mén)指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能，以促進(jìn)企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，要及時(shí)通報(bào)，督促整改，力促規(guī)范。

2.3 規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要?jiǎng)?chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式，做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合；要把握時(shí)間要求，遵循各類(lèi)檔案的形成規(guī)律，適時(shí)收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類(lèi)檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實(shí)美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實(shí)行各種門(mén)類(lèi)、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開(kāi)，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備；要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開(kāi)展檔案借閱工作，對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

2.4 更新觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

一要提高科技含量。要積極應(yīng)用企業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí)，主動(dòng)了解單位工作動(dòng)態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，事后服務(wù)為超前服務(wù)。三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn)，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作之一，為了規(guī)范集團(tuán)檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)利用集團(tuán)檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好的為公司的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)、敢于創(chuàng)新、與企業(yè)發(fā)展同步，才會(huì)促進(jìn)企業(yè)檔案工作迅速的發(fā)展。endprint