1 引言

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。計算機技術(shù)的快速發(fā)展使我們步入了信息化的時代，無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷顯示其強大的作用，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。所謂檔案信息化，就是在責(zé)任部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。

2 中型企業(yè)的檔案管理一般現(xiàn)狀

以軟件和信息技術(shù)服務(wù)業(yè)為例，一般以從業(yè)人員100人及以上，且營業(yè)收入1000萬元及以上的為中型企業(yè)。在這個領(lǐng)域，中型企業(yè)不如大型企業(yè)有規(guī)范化的企業(yè)管理制度和流程，與小微企業(yè)相比已經(jīng)穩(wěn)定發(fā)展了一段時間，在企業(yè)商業(yè)運營、研發(fā)生產(chǎn)、員工管理等各方面積累了很多有價值的資源及經(jīng)驗，如果不加以整理利用，對企業(yè)、員工、社會來說都是損失。但是由于檔案工作的性質(zhì)，企業(yè)發(fā)展初階段一般都對檔案管理工作不太重視，對于中型企業(yè)來說，或多或少會存在以下問題，因此建立和規(guī)范企業(yè)檔案管理體系的需求比較迫切。

2.1 重視觀念差，制度不完善

隨著市場經(jīng)濟體制的逐步建立和不斷完善，企業(yè)為了在競爭中取勝，以體制、機制、機構(gòu)的變革，應(yīng)對市場的風(fēng)云變幻。在這個過程中，企業(yè)注重的是直觀的經(jīng)濟效益，看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營直接相關(guān)的部門或機構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、歸檔、利用工作，檔案通常處于“說起來重要，抓起來次要，忙起來不要”的狀態(tài)。企業(yè)檔案管理的意識薄弱，對重要文件、資料和憑證的歸檔沒有引起足夠的重視，就難以制定行之有效的管理辦法。企業(yè)形成的文件材料千差萬別，檔案工作如果未納入到有關(guān)人員的崗位職責(zé)和工作范圍，沒有一個明確的收集上交制度，與日常工作脫節(jié)，檔案散落在各個部門工作人員手中，檔案部門收集力度不夠，檔案資料也未按制度整理編纂成系統(tǒng)，使用時很不方便，甚至容易造成文件材料的遺失，給企業(yè)造成不必要的損失。平時沒有好好的積累，很多時候沒有起到應(yīng)該起到的作用，因此更加得不到重視。

2.2 管理方式落后，信息化程度低

隨著信息化發(fā)展，企業(yè)ERP逐漸普及。但由于“成本-收益”觀念影響，企業(yè)OA、財務(wù)、人力資源及業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)展較快，而檔案系統(tǒng)受重視程度不夠，很多企業(yè)還停留在以紙質(zhì)文檔為主的手工收集整理水平。當(dāng)前檔案的保存方式、載體有了革命性發(fā)展，出現(xiàn)了電子文件、圖片、聲音、視頻等多種新的檔案種類，管理方式的革新卻存在滯后性。傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要，計算機利用率低，缺乏企業(yè)適應(yīng)性強的檔案管理系統(tǒng)，檢索、查找、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)都靠手工操作，費時費力，造成資源浪費，特別是企業(yè)發(fā)展規(guī)模逐漸擴大，檔案實行綜合管理后，室藏案卷數(shù)迅速增加，靠簡單的檢索工具進行手工操作，準(zhǔn)確率難以提高，出現(xiàn)利用者心急，查找者心慌，久而久之形成檔案利用條件差，使用效率低的狀況，從而利用者無甚積極性，對檔案更不重視。而業(yè)務(wù)部門容易出現(xiàn)將部分文件資料留在本部門“雪藏”以備日后所用而不歸檔的情況，檔案的利用進入逐漸受到冷落的惡性循環(huán)。

2.3 人員專業(yè)素質(zhì)欠缺，檔案利用層次待提高

檔案工作是一項十分專業(yè)的系統(tǒng)工程，檔案人員不僅要掌握檔案管理理論，還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點的一些工程技術(shù)方面的知識，有了較廣博的知識面，才能對多方位的工作應(yīng)對自如。實際工作中，檔案管理人員多為兼職，專業(yè)培訓(xùn)機會較少，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)限制造成檔案的深度加工環(huán)節(jié)薄弱。檔案信息資源難以快捷、準(zhǔn)確地提煉出有效的信息以供利用。不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，一方面由于素質(zhì)的不到位，另一方面編研意識的缺乏，造成檔案的編研工作難以為繼，檔案無法得到很好的利用。這是導(dǎo)致檔案工作在有的企業(yè)沒有地位，可有可無的主要的原因。

3 檔案管理信息化的重要性與

企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、宣傳、管理和發(fā)展，需要檔案工作的支撐與保障。維護企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)自身素質(zhì)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的，沒有檔案支撐，企業(yè)的基礎(chǔ)就不牢靠，企業(yè)的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會受到影響。建立檔案工作，對提升企業(yè)整體管理水平、維護自身利益、規(guī)避市場風(fēng)險、保持健康發(fā)展具有重要意義。隨著信息科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)統(tǒng)計影響著各行各業(yè)的發(fā)展，檔案管理與大數(shù)據(jù)統(tǒng)計科學(xué)有著天然密不可分的聯(lián)系。檔案的有效利用，對企業(yè)甚至社會來說都是可貴的財富?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子公文、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序的數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。社會信息化導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，檔案部門必須改變傳統(tǒng)管理方法，利用信息化手段對檔案進行管理利用。企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化，需要實現(xiàn)以下三點：一，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化；三，檔案信息高度共享和深加工利用。

3.1 檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化

隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，以手工操作為主的文件管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，越來越多的企業(yè)使用ERP系統(tǒng)，重要文件被傳輸上網(wǎng)，借助計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)，文件登記流轉(zhuǎn)在電子流程中運轉(zhuǎn)。這些文件經(jīng)過企業(yè)業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，進入系統(tǒng)前又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。與紙質(zhì)文件相比，這樣形成的電子檔案的流轉(zhuǎn)利用程度高得多。

3.2 檔案信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

接收、流轉(zhuǎn)、存儲和利用的標(biāo)準(zhǔn)需要統(tǒng)一。制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

3.3 檔案信息高度共享和深加工利用

檔案是經(jīng)過鑒別整理加工而成的有一定系統(tǒng)性、有參考價值、應(yīng)予以保存的信息，是人類智慧與腦力勞動的結(jié)果。檔案信息資源能否有效配置和合理共享在很大程度上決定了所能創(chuàng)造的價值和效益。堅持檔案資源與未來發(fā)展相銜接的原則，從實用角度強化信息的標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一工作，不斷豐富、擴充檔案信息資源，在保證檔案材料的齊全、完整的基礎(chǔ)上，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，保證檔案的高度共享和有效利用。

4 檔案信息化人才的培養(yǎng)

從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。

作者簡介

李玥（1983-），女，滿族，北京市人，中級，研究生，研究方向：檔案管理學(xué)。endprint