劉璟琦

摘 要：在檔案管理工作中，電子檔案和紙質檔案都是十分重要的檔案形式，二者有其獨特的優(yōu)勢和缺陷，惟有將電子檔案和紙質檔案有機結合到一起，取長補短，才能保證檔案管理工作的科學高效開展，檔案的作用也能夠最大化的發(fā)揮出來。本文將對電子檔案與紙質檔案整合管理的必要性、具體要求和管理模式加以探討和分析，以期全面提高檔案管理水平，從而促進檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

關鍵詞：電子檔案；紙質檔案；整合管理

隨著科學技術的蓬勃發(fā)展，給檔案管理工作注入了源源不斷的生機和活力，如今電子檔案已經廣泛應用于各行各業(yè)之中，給我國行業(yè)和產業(yè)的發(fā)展提供了可靠的支持和保障，與此同時也帶來了一些新的問題。最為顯著的就是電子檔案容易遭受病毒和木馬的攻擊，面臨著較高的安全風險，恰恰說明了紙質檔案的不可替代性，因此必須將電子檔案與紙質檔案加以整合，充分發(fā)揮二者的優(yōu)勢，彌補各自的弊端，進而為檔案管理工作的順利開展奠定堅實的基礎。

1 電子檔案與紙質檔案整合管理的必要性

在很長的一段時間里，紙質檔案一直是檔案管理的主要形式，可是這種管理模式對檔案管理人員有著較強的依賴性，檔案信息的采集、分析、處理、保管都需要檔案管理人員來實施，如果檔案管理人員的素質不高或能力不足，將無法保證信息的準確性和真實性。而且紙質檔案占據空間大，對保管環(huán)境的要求高，紙張容易腐蝕和風化，無法長時間的留存下來，這些都給檔案管理工作增加了難度。

在信息時代背景下，現(xiàn)代信息技術的應用給各行各業(yè)的生產和管理帶來了新的氣象，尤其是在檔案管理方面，構建信息管理平臺，運用計算機設備和檔案管理軟件實施檔案管理工作，不僅檔案管理效率更高，檔案信息也能得到科學合理的利用，在保存方式上也更為方便快捷，這是電子檔案的突出優(yōu)勢。但是電子檔案的缺陷也比較明顯，由于電子檔案保存在網絡環(huán)境中，當黑客攻擊網絡時會竊取和破壞這些檔案信息，造成無法想象的嚴重后果，所以電子檔案不是十全十美的。

檔案管理的重要性不言而喻，檔案能夠為人們提供便捷化的信息服務，為相關工作的開展提供有力的依據，極大的推動了社會經濟的發(fā)展步伐。鑒于電子檔案和紙質檔案各有所長，在檔案管理工作中應注重二者的整合管理，致力于將電子檔案和紙質檔案的優(yōu)勢充分挖掘出來，確保檔案管理的科學性和有效性以及檔案的安全性和完整性，在此情況下檔案也能更好的為人們提供服務。

2 電子檔案與紙質檔案整合管理的具體要求

（1）同步歸檔。電子檔案與紙質檔案的審核和歸檔應盡量保持同步，嚴格遵循檔案管理的相關要求，確保各項工作都能夠保質保量的開展，在對電子檔案和紙質檔案審核完成后，要及時進行歸檔工作，將電子檔案保存在硬盤中，并在歸檔后有所標記，以便于檔案的查閱和使用。

（2）同步整理。企業(yè)中電子檔案和紙質檔案眾多，這兩種檔案在管理上有很大的差異性，如何能確保兩種檔案都能夠及時的歸檔，就要求檔案管理人員采取同步整理的方法，在編號上采取一致措施，確保信息規(guī)則一致，這樣能夠避免兩種檔案管理方法不一而出現(xiàn)混亂。促進電子檔案與紙質檔案同步整理完成，從而全面提高檔案管理工作效率，確保電子檔案與紙質檔案的實際利用價值得到最大程度的發(fā)揮。

（3）同步鑒定。對于電子檔案的鑒定最理想的情況是用計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預定的保管期限表判斷保管期限；紙質檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

（4）同步利用。在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質檔案時，可按同一檔號提供紙質檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質檔案的磨損，有利于紙質檔案的長期保存。從實質講，電子檔案與紙質檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

3 電子檔案與紙質檔案的整合管理模式

從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，電子檔案和紙質檔案的整合管理已經成為了一種必然趨勢，促使檔案管理發(fā)揮出了更大的價值，但是電子檔案和紙質檔案的結合并不是隨意而為的，需要有完善的工作機制，以保證檔案管理能夠規(guī)范穩(wěn)定的開展。除了要制定標準嚴謹?shù)臋n案管理制度，為檔案管理工作提供指導依據以外，還要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，傳授檔案管理人員先進的管理思想和管理技術，提高他們的業(yè)務能力，同時對檔案管理人員進行嚴格的監(jiān)督和管理，從根源上防范違規(guī)操作的發(fā)生，這些都能夠進一步提高檔案管理的實效性，避免檔案信息的遺失和泄漏。更為關鍵的是，還要積極研究和創(chuàng)新檔案管理模式，消除電子檔案和紙質檔案在管理方式上的差異，使之協(xié)調配合，優(yōu)勢互補，推進檔案管理工作的高效開展。

在電子檔案與紙質檔案整合管理過程中，雙套制與雙軌制是比較常用的檔案管理模式，受到檔案管理人員的高度重視。雙套制在檔案管理工作中的合理應用，能夠對電子文件制作紙質拷貝，也能夠實現(xiàn)紙質檔案的數(shù)字化，從而促進檔案管理效率的提升。雙套歸檔方式下，能夠將同一文件的電子版本與紙質版本共同進行存儲和利用，為檔案資源的進一步開發(fā)利用提供極大的便利。而雙軌制是指在文件生成與運轉過程中實現(xiàn)電子檔案與紙質檔案的共存，并能夠隨著業(yè)務流程而運轉。在檔案管理工作中，雙軌制與雙套制相比，更為全面化、深入化，一定條件下雙軌制包含了雙套制。一般情況下，具備辦公自動化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境下，大多采用雙軌制文件管理模式，而在其它條件下，則可能實行雙套制管理模式。就檔案管理工作的實際情況來看，以上兩種管理模式的應用，都以電子檔案與紙質檔案的整合管理為基本前提，以全面提高檔案管理工作效率。

4 結語

隨著檔案形式種類的逐漸增多，由于電子檔案的優(yōu)越性，在企業(yè)檔案中的比例逐漸的提升，檔案管理人員要做好電子檔案相關數(shù)據的采集、處理、歸檔，保障電子檔案安全管理。同時，也要加大對企業(yè)中紙質檔案的管理，將二者有效結合，提高整理、歸檔方法的科學合理，并提高檔案的利用率，增強服務水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效的信息服務，實現(xiàn)檔案的實質作用。

參考文獻

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