文/ 李篤臣 海陽市城市規(guī)劃管理處 山東海陽 265100

1、工程檔案管理概述

工程檔案管理是整個工程建設(shè)過程最基礎(chǔ)的工作，主要是通過對工程建設(shè)的每一細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，并且收集確認(rèn)工程建設(shè)過程中的重要資料。一般來說，在工程建設(shè)前要通過立項、審批、用地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)等環(huán)節(jié)，隨后是工程的監(jiān)理、施工、竣工、驗收等部分，然而這些過程細(xì)節(jié)都需要進(jìn)行真實、完整、準(zhǔn)確的詳細(xì)記錄，為項目預(yù)算和工程質(zhì)量管理等具體實施提供參考材料，例如在工程建設(shè)的設(shè)計、施工物資和材料應(yīng)用及檢測中，每一項設(shè)計結(jié)果和資料記錄都會影響項目預(yù)算和工程的質(zhì)量。同樣，通過對工程建設(shè)中的所使用的材料的詳細(xì)記錄，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時的調(diào)整或變更，而且還能為施工積累經(jīng)驗。

2、工程檔案對建設(shè)工程質(zhì)量的作用

2.1 工程質(zhì)量的體現(xiàn)。在現(xiàn)階段，建設(shè)工程量化、精細(xì)化管理為建設(shè)工程質(zhì)量的評估提出了一個更加明確的體系。這一體系的建成與工程檔案管理有著密不可分的關(guān)系。在量化指標(biāo)的推動下，工程建設(shè)中不僅僅需要觀摩施工現(xiàn)場，還要結(jié)合施工的實際與圖紙、設(shè)計方案分析，對數(shù)據(jù)進(jìn)行量化處理審核。這時，工程檔案的作用就得到突顯。檔案中精細(xì)的數(shù)據(jù)與工程中的數(shù)據(jù)相對比，幫助管理人員發(fā)現(xiàn)施工中出現(xiàn)的問題。尤其是在一些隱性工程中，檔案更起到難以替代的作用。因此，工程檔案的管理直接影響著工程施工管理，影響施工質(zhì)量。

2.2 是建設(shè)工程重要組成部分。在建設(shè)工程中工程檔案貫穿于項目確定、決策以及施工等各個環(huán)節(jié)，工程檔案中涵蓋項目設(shè)計、施工預(yù)算以及現(xiàn)場勘測等與項目息息相關(guān)的所有資料，這些資料的整理和歸檔為建筑項目施工提供重要的參考。如果在施工中沒有對工程檔案進(jìn)行完善記錄，那么建設(shè)工程項目將無法順利施工。并且施工檔案中詳細(xì)記錄施工質(zhì)量、施工進(jìn)度等必須因素，如果沒有施工檔案的管理，施工成本將無法得到控制。因此在建設(shè)工程施工中工程檔案是保證施工質(zhì)量的基礎(chǔ)和前提，作為建設(shè)工程的組成部分具有重要影響。

2.3 工程建設(shè)檔案建設(shè)質(zhì)量。這一點很重要的意義就是：在施工當(dāng)中很多道工序是隱蔽的、看不到的，這些工程在完工以后從表面是看不到的，也很難檢查到，而工程檔案就成為評價這些工程質(zhì)量和內(nèi)容的唯一依據(jù)，誰也替代不了工程檔案發(fā)揮的作用。以現(xiàn)代管理科學(xué)為出發(fā)點，工程建設(shè)檔案的質(zhì)量與工程建設(shè)質(zhì)量息息相關(guān)，如果保證了工程檔案的質(zhì)量，就說明工程管理規(guī)范、工程管理人員專業(yè)素質(zhì)高等，那么相應(yīng)的建設(shè)工程整體質(zhì)量也會較高。

3、做好建設(shè)工程中的檔案管理的措施

3.1 關(guān)注項目中檔案的創(chuàng)建

在工程建設(shè)中，從前期準(zhǔn)備開始直至竣工驗收之后，需要結(jié)合工程的實際情況，將檔案分成不同的部分科學(xué)創(chuàng)建。筆者認(rèn)為，工程中可以結(jié)合工程準(zhǔn)備、施工階段以及竣工階段單個部分進(jìn)行最為合理。在工程準(zhǔn)備階段，需要嚴(yán)格控制檔案資料的管理，將檔案設(shè)計文件、施工圖以及施工檔案等等嚴(yán)格控制，為后期建設(shè)夯實基礎(chǔ)，提升質(zhì)量。在施工階段，重點關(guān)注材料、設(shè)備等的收集以及施工階段質(zhì)量管控工作，保證后期出現(xiàn)質(zhì)量問題之后能夠及時發(fā)現(xiàn)并有據(jù)可循。在竣工階段，需要控制好工程總結(jié)、工程驗收以及工程評估的內(nèi)容，科學(xué)記錄。如，施工方檔案資料自查與監(jiān)理內(nèi)容記錄。通過分不同階段科學(xué)管理檔案，提升檔案的完整性，為后期的質(zhì)量控制提供可靠的依據(jù)。

3.2 積極開展檔案知識培訓(xùn)

對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其成為掌握現(xiàn)代科技知識和現(xiàn)代管理知識的復(fù)合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學(xué)到的知識結(jié)合企業(yè)的實際情況制定出適合企業(yè)的檔案管理方法對企業(yè)全員進(jìn)行培訓(xùn)，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，才是提高企業(yè)檔案管理水平的重要手段。

3.3 強化對檔案的宣傳和利用

一是檔案管理部門要積極開展多種形式的宣傳活動，如開設(shè)檔案相關(guān)課程、辦展覽等，普及檔案的重要性，宣傳檔案利用的優(yōu)點，以直觀的方式使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到利用工程檔案能夠解決很多問題。二是建立閱覽室，簡化查閱手續(xù)，提供優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢服務(wù)。三是充分利用現(xiàn)代化手段，建立方便快捷的數(shù)字檔案，通過檔案信息化達(dá)到資源共享。

3.4 加強檔案管理隊伍建設(shè)

做好檔案管理離不開人員。想要提升檔案管理的質(zhì)量，就需要科學(xué)控制人員需求，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，使人員素質(zhì)與檔案控制需求相適應(yīng)，繼而確保檔案建設(shè)與整體需求相適應(yīng)。因此，在工程建設(shè)中，一方面需要借助公共平臺，提升工程管理人員的基本素質(zhì)，培養(yǎng)工程建設(shè)人員的法律意識；另一方面有必要結(jié)合工程實際情況，對工程檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，可以結(jié)合網(wǎng)課模式等。通過隊伍素質(zhì)的提升，推進(jìn)工程質(zhì)量的提升。

3.5 檔案管理科學(xué)化增強

由于科技的發(fā)展，工程建設(shè)過程中，檔案的形成不再是人工填寫，而是依據(jù)現(xiàn)場的檢測結(jié)果，利用計算機編制而成，提高了數(shù)據(jù)、圖表的準(zhǔn)確度及清晰度。通過掃描技術(shù)，形成數(shù)字檔案，建立信息化檔案。充分利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案利用率，加強了對紙質(zhì)檔案的保護。更有利于工程檔案對工程質(zhì)量的監(jiān)管作用。

結(jié)語：

工程檔案能夠真實地反映出建筑項目施工中的真實情況，所以必須加強對工程檔案信息的重視，這要求在開展工作中應(yīng)當(dāng)發(fā)揮檔案管理人員的積極性，提高對工程檔案的管理。建設(shè)工程質(zhì)量在一定層面上與工程檔案管理的質(zhì)量密不可分，所以必須加強檔案管理建設(shè)，提高建筑工程施工質(zhì)量，為城市建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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