羅達(dá)興

(浙江省二建建設(shè)集團(tuán)有限公司，浙江 嘉興 314201)

一在建火電廠，進(jìn)入了竣工資料的組卷階段，在其《項(xiàng)目文件管理實(shí)施細(xì)則》中有這樣的規(guī)定：“施工記錄及試驗(yàn)報(bào)告(作為驗(yàn)評(píng)文件的支撐性文件，放置于相應(yīng)的驗(yàn)評(píng)表后)”，那么他所提到的支撐性文件有哪些呢，其細(xì)則中羅列了34種之多，比如，中間交付驗(yàn)收交接表及重要工序交接記錄，定位測(cè)量放線記錄，建筑物垂直度，標(biāo)高測(cè)量記錄，混凝土配合比通知單，砂漿配合比通知單，砼澆筑通知單，混凝土攪拌記錄，高強(qiáng)度螺栓緊固情況匯總，直埋螺栓偏差記錄，混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告(含統(tǒng)計(jì)表)，混凝土強(qiáng)度評(píng)定記錄，土方回填試驗(yàn)報(bào)告(含土壤擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告)，其它材料試驗(yàn)報(bào)告等等。如此多的支撐性文件都放置于驗(yàn)收文件之后，且不說(shuō)做到一一對(duì)應(yīng)的難度，僅是在驗(yàn)收文件中找到這些支撐性文件，對(duì)查閱檔案的人，都會(huì)是難題?；诖?，下面探討這種一一對(duì)應(yīng)放置文件的諸多不合常理之處。

1 從支撐性文件的定義談文件放置

支撐性文件：是對(duì)驗(yàn)收文件構(gòu)成起到至關(guān)重要的作用的文件。作用既然有輕重之分，當(dāng)然就不能把所有起作用的文件都作為支撐性文件來(lái)使用，因而，把所有施工記錄及試驗(yàn)報(bào)告都作為支撐性文件來(lái)使用，勢(shì)必造成支撐性文件意義的盲目放大與濫用了。譬如一個(gè)重大施工方案，我們組織一場(chǎng)專家論證，形成一個(gè)指導(dǎo)性的文件作為方案的支撐，是必要的，有意義的，但如果把一個(gè)普普通通的會(huì)議紀(jì)要，或者一次施工單位內(nèi)部的討論記錄，亦做為方案通過(guò)的支撐，則有螳臂擋車，說(shuō)服力不足之嫌。再比如，一棟高樓，其內(nèi)在結(jié)構(gòu)的荷載計(jì)算，已經(jīng)足以支撐其自身的重量和抵御外在因素的影響，則沒(méi)必要再加注外部支撐來(lái)強(qiáng)化大樓的穩(wěn)定性和干擾大樓的簡(jiǎn)潔布局。

2 從驗(yàn)收文件產(chǎn)生的時(shí)間與特性談施工類文件的放置

驗(yàn)收是建筑工程在施工單位自行質(zhì)量檢查評(píng)定的基礎(chǔ)上，參予建設(shè)活動(dòng)的有關(guān)單位根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以書面形式對(duì)工程質(zhì)量達(dá)到合格與否做出確認(rèn)[1]，由此可見(jiàn),驗(yàn)評(píng)是施工接近尾聲的階段性文件，而施工記錄是施工技術(shù)類文件中獨(dú)立成型的施工進(jìn)行時(shí)的過(guò)程文件，先施工后驗(yàn)收正是這兩類資料形成的形像表述。這種工序先后的特質(zhì)也應(yīng)當(dāng)在組卷中先后得到呈現(xiàn)，有施工卷的鋪墊再到驗(yàn)收文件的總結(jié)，就水到而渠成地展現(xiàn)了整個(gè)單位工程的整體狀態(tài)。然而如前所述的，如果把眾多的施工記錄放到驗(yàn)收文件之后，會(huì)打亂了項(xiàng)目文件先后產(chǎn)生的順序。

同時(shí)，驗(yàn)收文件的排列也不應(yīng)被非屬性的文件打亂格局。火力發(fā)電廠土建工程質(zhì)量驗(yàn)收劃分為單位(子單位)工程、分部(子分部)工程、分項(xiàng)工程和檢驗(yàn)批[3]，也就是我們平常所說(shuō)的驗(yàn)評(píng)文件。這種明確的劃分，使驗(yàn)評(píng)文件成為了相對(duì)獨(dú)立的文件構(gòu)成體系。而施工記錄及試驗(yàn)報(bào)告是在施工過(guò)程中對(duì)工序自身的記錄，也兼具明顯的時(shí)間性與獨(dú)立性，也就是我們平常所說(shuō)的施工技術(shù)類文件。兩種具有明顯不同特征的文種，不分青紅皂白，一味地揉捏到一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的驗(yàn)收體系文件中，必然會(huì)使質(zhì)量驗(yàn)收體系劃分的清晰脈絡(luò)和規(guī)整條理受到影響，從而讓驗(yàn)評(píng)文件顯得臃腫和雜亂。

按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷[2]。組卷的目的是達(dá)到檔案的完整，條理，易查找。歷經(jīng)時(shí)間積淀的眾多類型的施工記錄文件，放置到工程進(jìn)行到一定時(shí)段或者尾聲才一蹴而就的驗(yàn)收文件之后，不僅顛倒了順序，而且還有著螞蟻吃大象的嫌疑。事實(shí)上，指向單一的驗(yàn)收文件，要吞噬為數(shù)龐大的施工記錄與試驗(yàn)報(bào)告類文件，以小搏大，著實(shí)捉襟見(jiàn)肘。像本文開篇所提到的中間交付驗(yàn)收交接表及重要工序交接記錄，建筑物垂直度，標(biāo)高測(cè)量記錄，混凝土強(qiáng)度評(píng)定記錄等等，要在驗(yàn)收文件中找到一一對(duì)應(yīng)的位置，恐怕并不容易。也就是說(shuō)驗(yàn)收文件的局限性并不能包容眾多的“支撐性文件”，更難做到與之一一對(duì)應(yīng)。如果免強(qiáng)放置在一起，讀者要在這種不對(duì)應(yīng)的搭配中找到某個(gè)施工記錄類的文件，其結(jié)果可想而知。

3 一 一對(duì)應(yīng)放置是個(gè)別驗(yàn)收資料的需要，不可放大到全局

那么，是不是施工技術(shù)類文件與驗(yàn)收類文件完全不能對(duì)應(yīng)放置呢？當(dāng)然不是。一一對(duì)應(yīng)是部分驗(yàn)收資料與支撐性文件的組卷排列形式，比如隱蔽類資料，在驗(yàn)收中起到明確的指向作用，而且在驗(yàn)收中這類施工記錄也起到了關(guān)鍵的畫龍點(diǎn)睛的作用，這類文件是可以一一對(duì)應(yīng)放置的。實(shí)踐中，這類文件往往在驗(yàn)評(píng)資料報(bào)審中作為了附件出現(xiàn)，有較明顯的支撐作用，可以說(shuō)這類施工類文件已與驗(yàn)收文件密不可分，像這樣的對(duì)應(yīng)組合，合情合理，當(dāng)然不用進(jìn)行拆分歸類。由此可見(jiàn)，組卷是嚴(yán)謹(jǐn)必要的歸組行為，而不是搞一刀切。

事實(shí)上，檔案管理者的知識(shí)局限性以及檔案管理人員的流動(dòng)性，必然會(huì)加劇無(wú)緒文件查找的難度，所以現(xiàn)實(shí)中迫切需要檔案的規(guī)范化構(gòu)成，從而形成檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理。順應(yīng)這種迫切的需要，我們國(guó)家針對(duì)檔案管理進(jìn)行了及時(shí)的規(guī)范與界定。下面我們分析相關(guān)的檔案規(guī)范中對(duì)組卷的要求。

4 從火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范談組卷的文件分置

《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》DL/T 241-2012中對(duì)組卷文件排列就做了具體分類，其規(guī)定中寫道：“8.4.3 單位工程文件,應(yīng)按單位工程綜合管理文件、施工記錄及相關(guān)試驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收文件順序排列[3]”?？梢?jiàn)單位工程文件已被檔案規(guī)范明確劃分為了管理類文件，施工技術(shù)類文件，驗(yàn)收類文件三類，特別值得指出的是施工記錄及相關(guān)試驗(yàn)報(bào)告是這三類文件的構(gòu)成之一，在這里檔案規(guī)范對(duì)此類文件獨(dú)立性作了鮮明的肯定，而不是驗(yàn)收文件的附屬品。把所有施工技術(shù)類文件作為支撐性文件放到驗(yàn)收文件中的做法，明顯違背了這一劃分規(guī)定。這就形同我們的檔案規(guī)范本為將單位工程資料塑造成一個(gè)完整的體形，有完美的上中下三個(gè)部分，卻被運(yùn)用者給腰斬為兩截，不僅使其失去了機(jī)能與比例的美，抑或是要把整個(gè)的軀干都給掏空了去。

本文開篇提到的實(shí)施細(xì)則，在這份細(xì)則中對(duì)支撐性文件羅列了34項(xiàng)之多，而我們的驗(yàn)評(píng)文件從檢驗(yàn)批到分項(xiàng)分部也有十幾種不同的類型，根據(jù)排列組合的數(shù)學(xué)原理，如果要做到一一對(duì)應(yīng)放置，那么排列組合的可能將會(huì)是一個(gè)龐大的數(shù)字，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，整個(gè)火力發(fā)電項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)諸多施工單位各有各的看法各有各的理解，豈不是要爭(zhēng)議不斷，混淆不清。正因?yàn)榇_定為支撐性文件的數(shù)量眾多，驗(yàn)收文件也數(shù)目巨大，不同類型的文件相互穿插不易于標(biāo)準(zhǔn)化管理，所以，應(yīng)該認(rèn)真去遵守和執(zhí)行。

5 造成這一誤區(qū)的原因

經(jīng)過(guò)筆者多次參予竣工資料編纂的了解，誤區(qū)其本質(zhì)是我們的檔案管理人員為了在檔案檢索中意圖方便，拿一份驗(yàn)收文件出來(lái)就想把所有的施工記錄與試驗(yàn)報(bào)告都一下就找到，拔出蘿卜帶出泥，希望一目了然，希望通過(guò)一份驗(yàn)收文件包羅所有過(guò)程文件。窺豹一斑，欲知全部森林，結(jié)果，犧牲了兩大類文件的完整性與獨(dú)立性，不僅組卷雜亂無(wú)章，而且增加了組卷的多余的工作負(fù)擔(dān)，甚至于造成有的文件成為了燈下黑，查找無(wú)影。

6 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，我們的檔案管理者應(yīng)當(dāng)提高自身的專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，早日走出單位工程組卷中眉毛胡子一把抓的誤區(qū)。重視檔案的規(guī)范化集成，尤其是要理清檔案構(gòu)造的條理，分門別類，井井有條地讓我們的檔案展現(xiàn)出微觀的細(xì)膩和宏觀的大氣；既體現(xiàn)科技的嚴(yán)謹(jǐn)，又體現(xiàn)文件的陣列性與豐富性；便于組織，便于查找，便于檔案保存期滿的篩選、注銷與繼續(xù)留存；決不能因一時(shí)圖省事，縱容了只為應(yīng)付檢查的短視行為。