楊淑英

摘 要：工程項目檔案管理是對工程建設(shè)管理過程中形成各種各樣形式的歷史記錄管理，是各種檔案管理業(yè)務(wù)活動的總稱。其管理的對象是項目檔案，管理的主要內(nèi)容包括項目檔案的形成、收集、整理、歸檔、驗收、存儲、提供和使用。建設(shè)項目檔案管理水平的高低直接影響著建設(shè)項目的發(fā)展，國家重點項目檔案管理水平的高低，制約著國家建設(shè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工程項目；業(yè)務(wù)規(guī)范

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）22-0094-02

1 工程項目檔案管理學(xué)術(shù)研究和宏觀管理的現(xiàn)狀

工程質(zhì)量的真實記錄和反映是工程檔案管理的關(guān)鍵，也是工程使用與維護的基礎(chǔ)。因此，國際、國內(nèi)一些知名企業(yè)常常把項目檔案作為項目質(zhì)量的內(nèi)容，并一直堅持不懈。然而歐美國家對該工作的經(jīng)驗總結(jié)和理論研究主要是納入項目質(zhì)量管理體系，而不是檔案管理的理論體系。一個重要的原因是在重點項目建設(shè)方面中國政府占主導(dǎo)地位，歐美國家則是以企業(yè)和社會為主導(dǎo)。

理論研究方面，歐美國家文件管理的理論基礎(chǔ)是“文件生命周期理論”；上世紀(jì)末，弗蘭克阿普沃提出“文件連續(xù)體理論”。在我國，學(xué)術(shù)界對建設(shè)項目檔案管理的研究也在不斷深入。目前國內(nèi)研究現(xiàn)狀的特點是：（1）文獻(xiàn)作者多為建設(shè)項目單位的一線檔案工作者，重經(jīng)驗輕理論；（2）集中于對項目檔案管理的制度及體制方面的研究；（3）研究成果多以某一方面為主題，它具有分散性，不整合研究，缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)和深入的技術(shù)研究。

2006年國家檔案局和國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》。2012年，國家檔案局又開展了建設(shè)“全國建設(shè)項目檔案管理示范工程”（簡稱“示范工程”）的活動。隨著國民經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，建設(shè)項目從投資規(guī)模、科技水平、建設(shè)速度等方面不斷對檔案管理提出了新的要求。檔案管理部門及科研教學(xué)部門重視和加強對建設(shè)項目檔案工作的深入調(diào)查與分析，為建設(shè)項目檔案工作的政策制定提供了新的依據(jù)和經(jīng)驗，也促進(jìn)了工程項目檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范不斷完善。

2 工程項目檔案管理的內(nèi)涵

工程檔案是指在項目立項、審批、勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等過程中應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種載體材料，如文字、圖紙、表格、視頻等。它是工程項目的直接產(chǎn)物，是從項目籌備到項目終結(jié)的所有真實記錄，也是基本建設(shè)項目管理的重要組成部分。建立和加強項目檔案管理是工程建設(shè)管理的需要，也是國家和有關(guān)部委的共同要求。工程項目檔案質(zhì)量達(dá)到規(guī)定要求，是建設(shè)項目竣工驗收順利完成的前提。以高速公路行業(yè)為例，高速公路工程往往是國家的重點工程，其特點是綜合性強、專業(yè)門類多、技術(shù)相對復(fù)雜、質(zhì)量安全要求高、施工周期長，投資額大。在高速公路建設(shè)和后續(xù)運營管理的各個環(huán)節(jié)，都會形成大量的檔案文件。這些檔案文件真實地記錄了高速公路項目的建設(shè)發(fā)展歷程，是非常重要的信息資源。

檔案管理是對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供使用等過程的管理活動。其管理的對象是檔案文件，其服務(wù)的對象是檔案用戶。要解決的基本矛盾是檔案的無序性、分散性、雜質(zhì)性、量大性、孤立性狀況以及與社會檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專項和廣泛利用的要求之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平應(yīng)該滿足日益增長的社會需求。正是這一矛盾的解決促進(jìn)檔案管理水平的提升。

檔案管理模式為檔案的有序管理提供了一種方法，也方便了檔案在以后的使用，保證了檔案功能的發(fā)揮。我國工程檔案的管理模式主要有三種：分散式管理模式、集中式管理模式和信息化資源管理模式。國家提出的“集中統(tǒng)一原則”主要針對的是黨政機關(guān)所形成的檔案，但是對不同領(lǐng)域的項目檔案管理模式?jīng)]有一個統(tǒng)一的規(guī)定和要求。項目檔案管理模式應(yīng)因地制宜，其共同特點是堅持“項目法人責(zé)任制、招標(biāo)投標(biāo)制、項目監(jiān)理制、合同制”，以“項目責(zé)任制”為主要指導(dǎo)思想，要求協(xié)調(diào)一致，并按照“誰負(fù)責(zé)施工，誰負(fù)責(zé)”的工作原則，各盡其責(zé)，分散與集中相結(jié)合。

3 工程項目檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范

業(yè)務(wù)規(guī)范是大量存在的、反復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)活動中的業(yè)務(wù)處理規(guī)定，是由科學(xué)方法所制定而成的操作規(guī)程。檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范是開展檔案工作的重要依據(jù)和基本前提。它為檔案管理的各個方面的工作提供了標(biāo)準(zhǔn)和要求，可以使檔案管理統(tǒng)一完整、有序便捷，還可以使檔案管理經(jīng)濟高效。檔案管理業(yè)務(wù)簡單概括為收集、存放、保管、利用。因此，業(yè)務(wù)規(guī)范的制定主要圍繞以下四個環(huán)節(jié)：

3.1 工程檔案的收集

這一環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)規(guī)范特點是：第一，檔案收集與項目建設(shè)進(jìn)程的同步性；第二，檔案收集的完整性，即確保文件資料及各個單位工程檔案的成套性，第三，檔案收集的及時性，應(yīng)及時掌握工程設(shè)計方案及施工方案的變更，跟蹤變更完成程序，檢查設(shè)計變更和竣工圖簽章的記錄。

3.2 工程檔案的存放

檔案存放時應(yīng)注意做好整理和鑒定。工程檔案從散亂無序狀態(tài)到井井有條，后期的整理工作必不可少，整理后的檔案應(yīng)井然有序，邏輯分明。為了便于以后的使用，需要對已完成的檔案進(jìn)行再鑒定，并圍繞檔案的內(nèi)容、特征進(jìn)行進(jìn)一步的整理和鑒定。檔案整理涉及的內(nèi)容包括分類、編目、排列、合并，進(jìn)而確定檔案涉秘的程度、使用的范圍、使用的期限等，以實現(xiàn)工程檔案安全保管和有效使用。同時檔案整理也具有時效性，對工程檔案的問題應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)、及時反映、及時解決。檔案整理人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，掌握檔案形成的專業(yè)特征、內(nèi)容特征和基本的形成規(guī)律。使檔案整理的高度專業(yè)化、制度化。在信息化的今天，檔案整理應(yīng)盡可能實現(xiàn)信息化，這也是優(yōu)質(zhì)檔案整理的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 工程檔案的保管工作

檔案保管的安全性是建立在人防、物防、技防三結(jié)合的體系之上， 搞好工程檔案管理保管工作，以減少自然災(zāi)害對檔案實體和人為事故對檔案信息的破壞，從而盡可能延長檔案的使用壽命。搞好工程檔案管理保管的工作人員，首先要增強檔案工作者的責(zé)任意識，牢固樹立檔案安全責(zé)任重于泰山的理念；其次是相應(yīng)安全設(shè)施的配備；再次是要采取有效的防范措施。

3.4 工程檔案的使用

這包括對工程檔案的充分利用和對內(nèi)對外提供服務(wù)，以及工程檔案的匯編、研究和統(tǒng)計工作。工程檔案的使用具有以下特點：第一，檔案的形成、收集、利用應(yīng)同時進(jìn)行，在工程實施過程中被利用頻率較高，這就要求檔案工作者要全面、深入地了解項目實施情況和檔案內(nèi)容，及時準(zhǔn)確地提供信息服務(wù)，確保建設(shè)項目的順利進(jìn)行；第二，項目檔案在項目建設(shè)過程中使用率高，重復(fù)使用情況普遍；第三，項目試運行階段和驗收過程中文件使用量大；第四，竣工驗收檔案的查閱利用率高。

4 提高項目檔案管理工作水平的建議

4.1 建立有效的項目檔案組織結(jié)構(gòu)

項目檔案工作包含在整個建設(shè)項目工作進(jìn)程中，所有承包單位和分包單位應(yīng)明確各項工作的目的和職責(zé)。項目負(fù)責(zé)人和項目經(jīng)理都應(yīng)知道工作內(nèi)容和工作方式。檔案工作者從項目檔案綜合管理部門到項目某一具體部門都應(yīng)能夠明確界定自己的職責(zé)范圍和工作內(nèi)容，工作網(wǎng)絡(luò)不但應(yīng)涵蓋整個工程建設(shè)的各個方面，還應(yīng)涵蓋各個單位工程的具體內(nèi)容，從而保證了工作網(wǎng)絡(luò)的有效性。

4.2 建立和完善項目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系

嚴(yán)格遵守國家對建設(shè)項目的檔案管理的系統(tǒng)規(guī)定。根據(jù)國家檔案管理行業(yè)政策和業(yè)務(wù)規(guī)范，嚴(yán)格組織檔案管理人員、工程技術(shù)人員、工程監(jiān)理，結(jié)合本工程項目專業(yè)特點和施工條件環(huán)境，制定出工作制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。根據(jù)不同地區(qū)、不同行業(yè)、具體建設(shè)項目情況不同，需要根據(jù)地方單位和建設(shè)項目的實際情況制定實施措施。例如，云南省制定了《云南省重點建設(shè)項目檔案檢查實施辦法》等。

4.3 建立有效的監(jiān)督檢查制度，實現(xiàn)檔案工作過程控制

通過監(jiān)督檢查和指導(dǎo)及時、深入地了解檔案工作。應(yīng)注意以下事項：第一，檔案管理要與促進(jìn)工程建設(shè)同步進(jìn)行，實現(xiàn)同步檢查監(jiān)督指導(dǎo)；第二，重點督查容易疏忽、工作條件差的部門和項目；第三是組織承包單位和建設(shè)監(jiān)理單位相互檢查、相互學(xué)習(xí)；第四是在監(jiān)督檢查工作中，要把完整準(zhǔn)確的檔案作為檔案質(zhì)量的關(guān)鍵；第五，檔案質(zhì)量檢查應(yīng)與工程質(zhì)量檢查評價、經(jīng)濟效益評價和人事績效評價相結(jié)合。

4.4 高度重視檔案驗收工作

根據(jù)國家重點建設(shè)項目檔案驗收的內(nèi)容和要求，對檔案驗收的各個環(huán)節(jié)要制定出具體的要求，形成有效的檔案驗收機制。在單位工程驗收、單項工程驗收、局部工程驗收、總體工程驗收依序進(jìn)行的過程中，要注意竣工圖紙和竣工決算的編制和質(zhì)量，對紙張規(guī)格統(tǒng)一制定驗收標(biāo)準(zhǔn)。在竣工驗收前，應(yīng)根據(jù)項目情況對檔案員和其他專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)?？⒐の募?yīng)由設(shè)計方、施工方和監(jiān)理方聯(lián)合編制，編制出質(zhì)量可靠、真實反映施工過程的竣工圖。

4.5 搞好工程檔案信息化建設(shè)

提高工程檔案利用水平的關(guān)鍵是工程檔案信息化。我們應(yīng)當(dāng)有自己的信息管理系統(tǒng)，我們不僅要重視同步歸檔，同時還要實現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，能夠適應(yīng)和滿足信息化條件下項目檔案的利用和檔案信息的遠(yuǎn)程查詢。從項目建設(shè)之初就對工程檔案信息化建設(shè)和項目整體信息化建設(shè)同步規(guī)劃和實施，實現(xiàn)了工程檔案的有序管理，將大大提高工程檔案管理的工作效率。例如，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中通報的日常項目進(jìn)度，檔案部門可以及時進(jìn)行同步的項目檔案的形成和收集，實現(xiàn)工作的精細(xì)化，提高工作效率。

5 結(jié)語

工程項目檔案管理是對工程建設(shè)管理過程中形成的各種形式的歷史記錄的管理，是各種檔案業(yè)務(wù)活動的總稱。其管理的對象是項目檔案，管理的主要內(nèi)容包括項目檔案的形成、收集、整理、歸檔、驗收、存儲、提供和使用等。建設(shè)項目檔案管理水平的高低直接影響著建設(shè)項目的發(fā)展，國家重點項目檔案管理水平的高低，制約著國家建設(shè)的發(fā)展。

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