江翠芹

（山東省單縣衛(wèi)生和計劃生育局 山東 菏澤 274300）

1 引言

近年來，我國檔案數(shù)字化和信息化建設取得了長足的進步和發(fā)展，一些地方的人才市場管理中心都進行了信息化管理，建立了數(shù)字化檔案，最大限度的節(jié)約了工作場地空間，突破了紙質(zhì)化管理的時效弊端。但同時也應該看到，檔案管理還存在著一些不安全的因素，制約著檔案管理的長足健康發(fā)展。

2 檔案管理環(huán)境因素

過去幾年檔案的爆發(fā)式增長，由于管理檔案的條件有限，甚至有的地方都沒有專門存放檔案的地方，即使有存放檔案的地方也是周圍環(huán)境不合格，普遍存在著濕度過大、溫度不均、灰塵過多等環(huán)境因素，另外就是可能存在的鼠類等。檔案是否能有效長期保存的關鍵因素就是環(huán)境因素，環(huán)境不同，對檔案管理的影響也不同，在潮濕的環(huán)境下，

磁盤或磁帶的粘合劑可發(fā)生水解反應，

3 檔案管理人為因素

人是管理檔案活動的主體，是檔案管理的關鍵核心因素，這里的人為因素不僅是指管理人員還包括非管理人員，管理人員的因素主要包括工作不細心、不負責的工作態(tài)度，很容易在日?，嵥榈臋n案管理中造成的檔案混亂甚至是檔案破損和丟失，隨著數(shù)字化和信息化新時代的到來，隨著計算機和多媒體技術的高速發(fā)展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代，管理人員的基本能力有時并沒有隨之提高。非管理人員是指除管理人員之外的人員由于誤入誤操作、非法入侵甚至盜竊等造成的破壞性事件。

4 檔案管理信息安全

對于傳統(tǒng)檔案載體而言，檔案載體和檔案信息不可分離，只要保護好檔案也就基本保護好了檔案信息，但是隨著檔案信息化管理的進程不斷推進，檔案和檔案本身不再是以前那種關系了。檔案和信息可以分開，而且檔案信息可以輕易的被篡改、拷貝和刪除，且很難被發(fā)現(xiàn)。一是確保檔案管理信息安全。傳統(tǒng)檔案可以直接進行讀取和識別，檔案信息必須要借用一些終端如計算機、手機和平板電腦等設備進行讀取。但從實際發(fā)展過程來看，隨著計算機和多媒體技術的高速發(fā)展，讀取檔案信息的設備和軟件升級換代、更新淘汰的速度非?？欤灾脸霈F(xiàn)數(shù)字信息存儲載體完好，但信息讀取設備已不復生產(chǎn)的尷尬局面，使得檔案信息無從顯現(xiàn)。二是保障檔案信息不流失、不泄密，網(wǎng)絡安全是新時代所有行業(yè)都要面對的一個安全因素，對檔案管理也不例外，網(wǎng)絡的安全性直接影響到檔案信息的安全性。因此要保證檔案信息的不丟失、不泄密，除了進行傳統(tǒng)上的物理手段保護工作，最重要最核心就是保障檔案信息以及連接檔案管理信息的網(wǎng)絡安全。

對檔案進行信息化建設是新時代條件下檔案管理部門的基礎工作，是檔案管理工作有傳統(tǒng)人工管理向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)型的必走之路。為了確保檔案管理信息化建設之路順勢而為乘風而上，我認為要從以下幾個方面進行改進和提高。

5 改善存放環(huán)境

不管信息化建設進程如何推進，檔案管理的客體仍然是檔案實體本身，因此要做好檔案管理工作，首先要保護好檔案。如控制檔案室溫度和濕度，以防止檔案紙張發(fā)生氧化反應；定期打掃衛(wèi)生除去灰塵，保持檔案室的干凈整潔，讓檔案一直處在合適的溫濕度環(huán)境，并盡可能的保持恒定；經(jīng)常保持四壁、天花板、地面和柜架的清潔，定期除塵；進入庫房的裝具用品首先進行殺蟲處理，并在庫房中使用安全無害的防霉、防蟲藥品；對環(huán)境要求差異大的檔案實體還要考慮分別存放，如將磁帶遠離能產(chǎn)生磁場的電子設備或磁鐵，或使用磁性屏蔽材料的裝具進行保存。

6 提高工作人員水平

隨著檔案信息化建設的持續(xù)推進，對檔案管理人員的要求也越來越高，為了更好適應新時代檔案信息化管理的要求，管理人員要定期學習新知識、新技能，提升自己的業(yè)務能力和水平，同時單位要定期進行業(yè)務培訓，請專家學者進行培訓和授課，以了解當前檔案信息化建設的最新形勢和進展，找到自己的不足，努力提升加以提高；單位還可以定期組織業(yè)務比賽，鼓勵相關人員加強自身業(yè)務能力建設，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進行相應的獎勵，提高員工的積極性和創(chuàng)造性。同時還有完善單位相應的管理規(guī)范，制定出更為完善、有效的管理規(guī)范。

7 加強安全保護

沒有信息安全就沒有檔案安全。除了要做好檔案室安全防護、制度建設安全以及管理人員安全等傳統(tǒng)安全外，伴隨著檔案信息化建設網(wǎng)絡安全也顯得越來越重要。在對檔案信息化管理中，一定要進行備份，不管是軟件還是硬件都進行保存，但更有效的辦法是定期對用過時技術保存的檔案信息進行異質(zhì)備份，進行檔案信息的安全遷移，保證能通過現(xiàn)時通用的軟、硬件設備進行讀取利用。同時檔案管理人員一定要對電腦病毒提高警惕，一是新時代條件下各種病毒泛濫肆虐，因此一定要安裝殺毒軟件如卡巴斯基等，用于及時攔防病毒，安裝完軟件后及時進行全盤掃描，以后定期進行掃描并且及時更新補丁，確保電腦里無病毒無木馬。二是要及時使用防火墻，加強檔案管理使用的電腦等設備對病毒的防御能力，對不安全、來路不明的網(wǎng)絡禁止進行連接。

檔案工作者肩負著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，我相信隨著檔案安全保障能力的不斷提升，安防措施的不斷完善，檔案管理人員能力的不斷提升，保障檔案實體安全和信息安全措施不斷落實，新時代檔案管理事業(yè)一定會取得更大進步和長足發(fā)展。

[1]楊冬權.“在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話”，《檔案學研究》，2010年第3期.

[2]孫洪魯，劉虎.“數(shù)字化加工檔案原件與信息安全的管理”《中國檔案》，2010年第8期.