李曉輝

（衡水市第三人民醫(yī)院 河北 衡水 053000）

1 引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域都滲透著信息技術(shù)的影子，極大改變了人們的生活方式。檔案管理作為政府、企業(yè)等社會(huì)各個(gè)部門的重要環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的管理方式下存在著諸多問題，比如安全性不高、查找檔案效率低下和搜索時(shí)間過長等，因此亟需加大引進(jìn)信息技術(shù)的步伐，改革原有的檔案管理方式，從而更好地滿足社會(huì)發(fā)展的需要。只有不斷吸收引進(jìn)新的技術(shù)方法，不斷進(jìn)行改革，才能在一定程度上提高檔案管理的效率、縮短查找時(shí)間和提升安全性等，進(jìn)而使各種資源和資料能夠得到合理利用。

2 信息化背景下檔案管理改革的意義

信息化大背景下進(jìn)行檔案管理改革隨著社會(huì)的發(fā)展十分重要，具體表現(xiàn)在如下四個(gè)方面。

2.1 加強(qiáng)信息資源的整合力度

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行單一的管理，具體的檔案信息資料由當(dāng)?shù)氐臋n案館或者是具體相應(yīng)的檔案館進(jìn)行管理，各個(gè)檔案館之間的聯(lián)系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會(huì)群眾的需求。由此出現(xiàn)了在現(xiàn)實(shí)生活中，經(jīng)常會(huì)遇到為了查找一個(gè)檔案需要進(jìn)行幾個(gè)地方奔波的現(xiàn)象。在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，通過進(jìn)行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個(gè)檔案管內(nèi)的信息資源進(jìn)行整合，以信息技術(shù)為平臺(tái)，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，進(jìn)而更好滿足廣大群眾的需求。

2.2 提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個(gè)需要細(xì)致認(rèn)真、進(jìn)行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進(jìn)行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進(jìn)行存放和整理的，這在一定程度上會(huì)導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術(shù)，可以簡化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們?cè)诓檎覚n案的時(shí)候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。

2.3 增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案管理最重要的一個(gè)要求就是檔案必須處于一個(gè)安全的環(huán)境中，更好地進(jìn)行保存和運(yùn)用。傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)物品存放長時(shí)間會(huì)受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致一定的破損，不利于更好地進(jìn)行保存。甚至在檔案進(jìn)行傳輸和搬運(yùn)的過程中會(huì)受到人為破壞，使得檔案處于 一個(gè)不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過引進(jìn)各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲(chǔ)時(shí)間問題和運(yùn)輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

2.4 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求

當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，人們的生活各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)滲透著信息技術(shù)的影子，極大促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展。我國社會(huì)大力加快互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐，使用網(wǎng)絡(luò)的普及率已經(jīng)超過人口半數(shù)，信息技術(shù)深刻影響著人們的生活方式。在檔案管理中，通過引入信息技術(shù)，讓社會(huì)上的人們可以更好地接觸互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的作用，積極運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)，從而更好地為自身發(fā)展而服務(wù)。

3 信息化背景下檔案管理改革路徑分析

信息技術(shù)深深影響著人們的生活方式，檔案管理改革在信息化大背景下顯得更為迫切，積極探索適宜的檔案管理改革路徑是當(dāng)前檔案管理者和相關(guān)學(xué)者比較重視的問題。筆者根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究，認(rèn)為可以從以下四個(gè)方面進(jìn)行探究。

3.1 提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

任何事情都離不開工作人員的努力，相應(yīng)的在檔案管理中，時(shí)時(shí)刻刻需要具體檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)。在信息化大背景下進(jìn)行檔案管理改革首先需要提高檔案管理人員的工作素質(zhì)，信息技術(shù)作為一門高新的技術(shù)，需要各個(gè)工作人員進(jìn)行相應(yīng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，包括錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行資料的查找和分析，從而提升自身的工作素質(zhì)。其次，還要加強(qiáng)工作責(zé)任感，有的檔案資料需要進(jìn)行相應(yīng)的保密，因此工作人員應(yīng)該加強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。最后，要正確對(duì)待檔案管理這個(gè)工作，樹立正確的工作意識(shí)。

3.2 制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)在初期應(yīng)用到檔案管理中會(huì)面臨著許多問題，主要是因?yàn)闆]有建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。在當(dāng)前檔案管理中，各個(gè)單位應(yīng)該明確自身的實(shí)際情況，了解信息化檔案管理的方式，建立完善的組織制度，制定具體的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，明確相應(yīng)的責(zé)任。加快建立數(shù)字化檔案管理方式，提升檔案管理工作的效率和確保檔案管理的安全。積極促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化管理，在檔案管理的過程中節(jié)約人力成本和管理成本，提升管理效能。最后，要根據(jù)各個(gè)職能進(jìn)行檔案管理工作細(xì)化，明確具體職責(zé)更好保障管理效果。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度

檔案管理是各個(gè)單位的主要工作內(nèi)容，在處理相應(yīng)的檔案過程中應(yīng)該加快轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度，樹立正確的檔案管理認(rèn)識(shí)。在現(xiàn)實(shí)生活中，各個(gè)部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變檔案管理的態(tài)度，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足。

3.4 結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧

在檔案管理中，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢能夠更好地滿足群眾對(duì)于檔案管理的要求，但是由于有些條件的限制，信息化的檔案管理不能取代傳統(tǒng)的檔案管理，需要合理借鑒傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，提升檔案管理的技巧。比如有些涉及機(jī)密的重要會(huì)議資料，文件資料不能通過數(shù)字化進(jìn)行保存，以防被黑客攻擊，利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料可以更好地保障其安全性。因此，在檔案管理上，要充分利用傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢，積極吸收現(xiàn)代信息化技術(shù)，提升檔案管理的技巧。

4 結(jié)語

信息化背景下進(jìn)行檔案管理改革是一項(xiàng)艱巨而重要的任務(wù)，需要各個(gè)部門進(jìn)行配合，從而更好地開展下去。通過本文對(duì)于信息化大背景下檔案管理的研究發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)在檔案管理中對(duì)于加強(qiáng)信息資源的整合力度、提高檔案管理的工作效率、增加檔案管理的安全系數(shù)和適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求具有重要的意義。筆者通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在信息化大背景下應(yīng)該通過制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理人員的工作素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度和結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧等方法來加強(qiáng)信息化檔案管理改革的建設(shè)。由此可見，檔案管理在信息化大背景下進(jìn)行改革是大勢所趨。

[1]許長春.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2017.

[2]李小平.基于互聯(lián)網(wǎng)竹信用檔案管理體系研究[C].四川大學(xué)，2004.